摘要:隨着物流企業中ERP系統的建立和使用,對於企業整體運營管理、經營情況覈算與審計工作賦予了更爲嚴格的標準和要求,本文旨在分析ERP系統的應用範圍與推廣的重要意義,指出了審計實現資訊化的基本特徵,最後提出了物流企業審計工作的改革之路。
關鍵詞:ERP系統;物流企業;內部審計
ERP系統做爲物流企業卓越的管理模式,秉承企業利益最大化的原則,一改傳統物流企業的物流、資金流、資訊流互相分離的問題,實現了資源的優化配置和效用,尤其對於審計工作來說,只有在審計目標、核心內容、審計程序、計算方法等方面不斷提升與優化,才能使其滿足不同層次的所需,順利適應外部全新管理環境的挑戰,完成物流企業內部審計的轉型之路。
一、ERP系統的應用範圍廣
ERP系統以提升企業的管理水平和實力,增強企業利潤率及競爭力爲目的,構造出統一標準的背景平臺,以完整的供應鏈業務流程爲依託,體現數據資訊的規範嚴謹化與定量化的特徵。該系統給予企業在經營宗旨、管理理念、戰術部署、外部環境分析到運營項目的分析、統籌規劃、操作、執行和績效考評等多角度全方位的變革,加之”互聯網+”背景下國家對於資訊技術的高度重視,日趨激烈的市場環境和競爭壓力之下,衆多物流企業將ERP系統的開發、研究和實施作爲工作的重點,更是贏得企業戰略制高點的有力武器,因此,系統在物流企業中得以廣泛的應用,取得階段性的、良好的發展勢頭。針對自身經營管理的特點規律與實際情況,物流企業有的選擇購進ERP軟件,而有的則利用資源優勢開發該軟件,本着用科技求發展的原則,ERP系統可以起到實現企業流程再造、凝聚核心競爭力,增強經營工作週轉效率的作用,使企業成爲同行業的佼佼者從而創造卓越的市場價值。
二、ERP系統是物流企業審計工作實現資訊化的基石
物流企業審計工作的資訊化、數字化構建主要依賴於ERP系統,而內部審計又是企業管理的重要環節和核心實踐,因此ERP系統的引入與推廣使用具有推動物流企業實現資訊化的顯著意義。1、基於ERP系統的廣泛使用,企業審計工作亟需實現資訊化。伴隨着審計業務的急劇增長和傳統手工操作的審計工作效率低下的矛盾,爲滿足企業對於審計工作的實際需求,過渡到在ERP系統下以資訊技術爲主線、數字平臺預算爲背景,多渠道、多途徑、複合業務和資訊系統的有效利用一改過去單一的財務監督方式,顯然更適合現代物流企業對於審計內容和資訊透明度的高度要求。2、ERP平臺的打造有利於物流企業審計工作的開展。ERP系統作爲一種現代的管理體系着眼點在於對業務流程的科學管理和嚴密控制,形成了物流、資金流、業務流等的有機結合,已然成爲管理規範嚴密、標準嚴格、應用廣泛的專業化數字管理系統。審計工作作爲現代企業制度的重要考覈因素得益於ERP系統的規範使用和科學衡量。3、會計電算化爲ERP系統的小分支給物流企業審計工作實。現資訊化的道路掃清障礙不論是以採購嶄新會計電算化軟件的形式出現,還是以與企業ERP系統配套作用的方式展現,會計電算化都作爲物流企業資訊化建設的中心和內核,無論受到外部環境影響下審計工作的轉型道路如何艱難多變,審計的工作量繁重、內容廣泛,企業的經營狀況審計工作、財務審計、投入產出審計和投資收益率審計等項目皆圍繞會計電算化的中心完成,會計電算化在奠定了審計工作資訊化基礎的同時也爲企業的資訊化發展指明瞭方向、掃清了前進道路上的障礙。4、ERP系統的建設爲審計工作的資訊化提供了保障。ERP系統作爲優秀的管理模式搭建了企業管理的有效平臺,在管理模式、資訊採集、整理分析和管理流程規範化等方面取得了突破性成果,爲系統化管理的思路前進和發展提供了有益的支援,給物流企業的審計工作提供了科學技術保障。
三、基於ERP系統的物流企業審計資訊化的主要特徵
1、ERP系統下物流企業的風險控制方法產生變革。在ERP系統實施之前,物流企業的審計制度是基於內部監督與財務真實數據計算流程發展,現在根據網絡資訊化、顧客需求層次化、軟件實踐應用型的實際要求進行了業務流程的重新組合,逐步形成管理控制和軟件系統相結合、人工與平臺軟件共同監督管理的複合型監控體系,ERP系統內部監控的核心體現在管理權限的安全設定和重點監控點的選取上,因此物流企業尤其要重視內部審計的變化形勢。2、物流企業內部審計的範疇擴大。ERP系統的採用使得傳統的以會計資料爲主要載體的企業覈算活動轉變成相關數據的有效自動傳遞,例如在運輸、採購、貨代和客戶服務等各種數據的緊密聯繫性要求更高。平臺的搭建和使用決定了物流企業的審計工作不單純是在財務資訊方面的審覈,還涵蓋相互關聯的許多模組,包括原始數據是否準確錄入和重點環節的監督管理情況也納入其中;在實際執行中物流企業還要仔細分析ERP系統的安全穩定執行;業務流程組合之後設計到物流企業的內部資源與外部資源,必然要受到競爭者的威脅和挑戰,因此擴大審計的範圍和權限是必要的發展方向。3、數字環境下的內部審計線索取證難度增長。在採用ERP系統後,原始的紙質單據、報表資訊轉化爲僅有電腦才能夠識別的數字編碼,多種項目被數字的表達方式所代替呈現出更加隱祕以及高科技資訊化的特徵,系統的可更改性和功能複合性也使得傳統的一數據資訊爲審計基礎的工作程序出現改變,數據的統計給審計工作提供便利的同時也對於資訊安全性和加密性提出了更高的要求,這對於物流企業的內部審計工作大大增加了取證的難度。4、企業內部審計工作因ERP系統的採用而風險激增。(1)受人爲因素的影響我國企業的審計人員以從事財務工作者居多,往往存在重視財務管理審計、輕視運營過程中的審計工作的現象,職業技能與業務素質尚待提高,個別操作人員利用職務之便在錄入數據資訊時錯填、漏填、推遲輸入的時間、擾亂輸入步驟和程序等惡意破壞審計工作的行爲,給內部審計製造困難與風險。(2)互聯網環境與數據安全的風險激增在進行ERP系統設計時,某些企業由於測試的不確定性與技術水平的桎梏導致系統存在缺陷,而互聯網環境的公開透明與資訊的自由流動使得系統風險大大增加,進而嚴重影響審計工作的公平有序展開,例如網絡電腦高手的對後臺背景的攻擊,電腦病毒破壞系統程序與數據庫等嚴重侵害了企業的利益與審計工作的透明度。在數據傳輸時僅僅透過二進制識別,所以一旦出現數據傳遞的失誤就會影響審計結果的準確性。另外磁介質做爲起到存儲資訊與數據的載體會受到溫度、壓力等外界情況的影響,一旦受損嚴重就會導致資訊數據的丟失,因此必須重視數據資訊存儲和處理的各個環節,以免給變革中的審計工作徒增風險和壓力。
四、基於ERP系統的物流企業審計工作的改革
ERP系統爲企業引入全新的管理方式也爲審計工作帶來困難挑戰,具有兩面性的特點,只有滿足各個階層的不同需求才能打造物流企業現代化的管理運營模式。1、基於ERP系統的審計理念變革。審計人員要熟知財務方面的法律法規,具備嫺熟的會計覈算、審計和管理儲備知識,更能夠駕馭先進的ERP系統和數據處理、數據資訊存儲等基本常識,能夠將現代化的資訊數據處理技術融入到審計工作中去,樹立ERP系統與現代企業審計工作相結合的理念,內部控制、風險控制與內部審計融爲一體的理念,ERP系統分析、實施評價與審計工作相互配合的理念,積極調動員工的積極性和主動性,向着未來高透明度和流程簡約化的目標前進。2、基於ERP系統的審計內容的變革。首先加強對於原始數據錄入準確性的抽查,定期對系統中的原始數據進行復核以保證源頭的準確無誤;其次要對ERP系統進行安全性評估,掌握業務流程的循環、現代化資訊存儲方式引起的安全性考覈,嚴格把控內部監督質量體系的完善,針對審計結果無異議的情況下加強對於業務流程的監管方面,測量審計工作的效率與評價體系。3、基於ERP系統的`審計方法的變革。優先使用ERP系統輸出數據資訊並形成考覈所需的資料,透過對比數據資料的完整精確性來提升審計工作的有效性。探索互聯網線上審計、遠程遙控審計、連續審計分享數據資源,將傳統人工審計的方法和現代網絡系統實現融合,保證審計質量與審計時效性的統一。重點關注當業務流程發生變化時和競爭環境、管理方式變革時,企業的控制機制是否有效,從而爲審計體系提供核心保障。在審覈方法中運用計算機系統控制與審計人員的雙重標準判定審計質量和績效結果,調動人員業務素質提升的同時實現技術更新完善的目的。ERP系統的有效執行離不開相關工作人員對於建設項目的全面參與,透過對於系統執行前的調查分析、建設中的追蹤、業務流程的重構、測試期間的嚴密監督管理、核心業務的重點關注,詳細記錄系統項目的設計實施與後續服務,可以透過實地考察調研完成ERP項目的可行性分析和實施企業內部控制監管的效能。4、基於ERP系統的審計程序的變革。ERP系統參與下的審計程序可以進一步簡化,例如原來的程序中先進行企業基本情況和內部控制的調查分析,然後再透過測試和評價總結出審計報告,現在實施ERP控制後的流程構造清晰簡約、管理簡單有效,可以對內部控制進行評價和了解業務流程是否變更即可;在提交審計報告時,也可以對分析好的數據結果彙總成表格即可,透過分析報表代替大量冗長的原始數據資料而達到簡化審計過程的目標。5、基於ERP系統的評價體系的變革。由於審計的內容、形式、方式與側重點不同,所以我們更加依賴於審計質量與審計效果評價體系的建立,基於ERP系統的數據分析功能內容豐富與資訊量比較大,對於評價指標的公平性和準確性起着重要的意義。本着利益最大化與成本最小化的原則導向,物流企業的審計工作根據所需由審計監督控制機制提供基本保障,也保證了審計工作的持續有效的進行。ERP系統實施之後的審計工作質量事關企業的未來走勢與發展,其評價體系也因改革後的指標、評定和數據收集整理等工作方法產生改變,審計內容涵蓋範圍增加導致評價體系較之過去更加嚴格和繁雜,只有立足於需求和成本效益完善審計的質量控制與質量監督體系,持續性關注工作效率並進一步防範和降低審計風險,階梯性的提升審計工作的質量。
總之,伴隨着ERP系統建立和使用,傳統單一的企業審計模式遠遠跟不上數字資訊的腳步,企業亟需以提供增值服務、滿足不同層次要求爲中心,對審計工作的諸多方面進行深化改革,進而拉動企業的競爭能力與自身價值的飛躍。
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