運用治理軟件實現預算治理的解決方案

隨着財務軟件在企事業單位的廣泛運用，很多企事業單位實現了從憑證處理、記賬、到報表輸出等基本會計業務的電算化。如何深化計算機在會計中的運用，特別是如何運用治理軟件實現預算治理，是當前財會職員所關心的題目。本文以蘇州新蘇綸紡織有限公司爲具體案例，分析了企業預算治理模式的基本思想，並提出瞭如何將企業預算治理模式與治理軟件相結合實現預算治理的解決方案。一、蘇州新蘇綸紡織有限公司預算治理模式分析企業要實現預算治理，首先根據企業現階段的發展水平和治理需求選擇其預算治理模式。蘇州新蘇綸紡織有限公司是一個傳統型的紡織企業，其市場相對穩定，企業處於穩步發展階段。在這一時期，採用擴大銷售的方法來進步企業的利潤不是非常有效，因此，進步企業利潤的重心就放在加強本錢用度的治理上。與企業的發展階段相適應，在進行預算治理時採用以本錢用度爲中心的預算治理模式，對企業的本錢用度進行事前、事中和事後治理，下面對新蘇級預算治理模式進行分析。要實現以本錢用度爲中心的預算治理模式，蘇州新蘇綸紡織有限公司設計瞭如下預算治理框架，其預算治理流程如圖1所示：（一）預算的編制蘇州新蘇綸紡織有限公司採用零基預算的方法，每月由各部分對其資金收支情況進行預算，總會計師和總經理確認預算公道以後，財務部分將全公司的預算進行彙總，形成企業的月份資金使用總預算。由於預算是建立在對企業業務情況的一定假設基礎上的，而企業的實際業務情況不一定內含在假設範圍，因此各部分有時需要根據業務發展態勢調整本月預算。出現這種情況時，要求追加用款的部分填寫“月度用款追加計劃申請表”，說明申請追加用款的理由及金額，總經理審批透過後，方可加進預算範圍內。（二）預算的執行和控制該公司對預算的執行情況採用雙制度進行記錄，即對每一筆支出，需要財務職員填制憑證，在總賬子系統中自動登記總賬和明細賬；同時，經手人必須填寫“申請領用支票及申請付款工作聯繫單”（此單設有申請人簽字、申請部分負責人簽字、公司主管副總審批、公司總經理審批欄），並在“限額用度使用手冊”上進行登記，控制本錢用度的發生。限額用度使用手冊類似於爲預算治理所設計的責任會計賬。（三）預算的考評月末對限額用度使用手冊進行彙總，得到資金用度使用匯總表，隨後將彙總表和預算進行比較，找出二者的差異，並進一步分析差異形成的原因。新蘇綸對各部分的用度支出在預算的基礎上進行了有效的控制，對整個企業的本錢用度確實起到了非常好的監控作用。而且事後的差異分析爲各部分的業績考覈提供了依據，企業的賞罰制度有了實施的基礎。二、計算機環境下實現預算治理的解決方案當企業選擇了一種預算治理模式，並設計了滿足企業治理需求的預算治理框架後，如何在計算機環境中應用治理軟件建立預算治理的解決方案呢？下面，我們討論該公司在計算機環境下應用“用友治理軟件”實現預算治理的解決方案。（一）利用治理軟件的功能構建滿足預算治理單制度流程蘇州新蘇綸紡織有限公司在預算治理的流程中採用雙制度，即對每一筆支出，需要財務職員填制憑證，在總賬子系統中自動登記總賬和明細賬；同時，經手人都必須填寫“申請領用支票及申請付款工作聯繫單”，並在“限額用度使用手冊”上進行登記，透過責任會計賬控制本錢用度的發生。這種方法固然存在着很多題目，如一筆用度支出後必須進行兩次記錄，增加了財務職員的工作量；所提供的雙重數據之間缺少直接聯繫甚至還可能導致兩種覈算之間的資訊衝突等。但是，在手工方式下這種模式是必不可少的。在計算機環境下，解決方案不能簡單模仿手工預算治理流程，而是應該結合治理軟件的功能，充分發揮計算機數據處理的上風，在設計新的解決方案的同時，保證企業預算治理目標的實現。首先，對於新蘇綸紡織有限公司預算治理的雙制度流程進行改造，將雙制度流程改爲單制度流程，如圖2所示：採用單制度流程，在期初（月初或年初）定義預算，日常發生的每一筆支出只需透過憑證錄進一次，計算機將按照預算治理的要求，按科目和部分回集和彙總實際發生額，並儲存在賬務數據檔案中。當需要預算考評時，計算機自動從賬務數據檔案中提取實際數，並與預算數進行比較，高速、正確天生各種預算治理分析表（如，部分預算分析表、項目預算分析表、科目預算分析表、本錢用度預算分析表、利潤預算分析表等）。這樣免往了大量的'重複工作，而且其產品本錢和責任本錢之間的聯繫增強，便於公道考覈預算執行主體的工作業績。因此，假如採用單制度流程進行預算治理，能以更低的預算治理本錢獲取更高的預算治理效益。（二）用預算治理的觀念設定科目爲了進行預算控制，需要對各部分差旅費、業務招待費等各種控制項目用相應的科目和部分進行反映和控制。因此，在治理軟件中需要進行預算治理科目的設定，如“差旅費”設定爲“部分覈算”，如下表所示：以便在各用度發生的同時，可以在總賬中按部分錄進其發生額；在進行數據處理時，可以按照部分進行回類彙總；在將數據轉化爲資訊輸出時，按部分、按科目將預算和實際發生額進行對比分析。（三）按預算治理觀念編制部分預算在科目設定完後，啓動“財務分析系統”編制預算。先選擇預算類型，預算類型分爲粗放預算和精細預算，所謂精細預算是指對某個部分或某個項目中的核算科目制定預算數；而所謂粗放預算就是將某個部分或某個項目裏需要進行預算控制的各科目按照已選定的控制方向，制訂一個部分或項目的總預算數，而並不對每個科目制訂預算數。企業可根據實際情況確定預算類型。下表選擇“精細預算”類型。確定預算類型以後可以在預算初始錄進各科目的部分預算金額（精細預算）或者各部分的總的預算金額（粗放預算）。編制部分預算數如下表所示。當各部分需要調整預算金額時，在“追加”欄中錄進調整金額即可。（四）按預算治理觀念處理日常業務和實時控制財務職員錄進反映各種經濟業務的單據時，假如涉及到與預算治理科目有關的業務，則系統提示需要錄進相應的部分；假如部分的實際發生額大於預算數，計算機彈出視窗警告不答應處理。據此可實現對預算項目的實時控制。（五）預算考評當治理者需要對企業的生產經營活動進行動態考評或綜合考評時，可以直接在“財務分析系統”中選擇“預算治理”，此時，計算機自動從賬務數據檔案中獲取預算執行實際數據並與預算數進行對比，按月、按季或按年輸出各種預算治理分析表。例如，希看得到部分預算分析表，以考覈各部分預算的完成情況，評價各部分的工作業績，此時選擇“預算治理”，其結果如下：總之，預算治理是一種行之有效的綜合治理方法，但只有在它與治理軟件相結合時，才能得以更有效地運用和推行，並以更優的本錢效益比實現對企業各部分的預算治理和對企業整個業務流程的控制。
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