關鍵詞：祕書;素質;能力;專業
一、引言
隨着我國的改革開放向深度和廣度推進，商品經濟日益發達，資訊服務的市場擴大，對祕書的需求量也日益增大。可以猜測，到來世紀初，隨着產業化的現代結構的天生以及我國經濟的逐步發展，祕書工作將更受社會的重視。它已不僅僅是一種較進階的職業，而且會成爲吸引千萬勞動雄師的一門新興行業。企業祕書必須是思想品德上的“馬列者”,工作上的“老黃牛”,文字能力上的“作家”,綜合素質上的“智囊”,辦事上的“經紀人” ,思想上的“戰略家”。
二、祕書的能力構成
現代企業制度的建立 ,是現代經濟高速發展的必須 ,同時也對祕書工作提出更高的標準 ,與傳統意義的 “祕書” 相比 ,現代企業要求祕書更是 “全才” ,必須具有科學的預見和廣博的知識 ,集多能於一身 ,構建自身的能力結構 ,同時 ,還必須具有高尚的職業道德和良好的`心理素質。
1.具有較高的文化專業素質
企業文祕職員應具有廣博的基礎文化知識。（1）是社會科學基礎文化知識,如歷史、政治、思想史,社會發展史,哲學理論等。在世界經濟日趨一體化的今天,企業要生存發展,必然要進進世界市場參於競爭,這就要求文祕職員不僅要了解本國文化,而且要了解國外業務夥伴所屬國家的歷史變遷和民族文化形成。例如日本企業倡導的是儒家理論,誇大職員、公司是一家。而美國企業則更多地倡導開拓、奮鬥、競爭精神,誇大創新和自我實現。瞭解本國文化,瞭解不同國家的歷史,正確把握不同國家的特點,對於開展辦公室工作有很大幫助,在經濟聯繫日益國際化的今天,這一點更是突出;(2)是自然科學基礎文化知識。當代社會的工作與生活離不開自然科學知識,高科技含量的企業生產,以自然科學知識爲基礎。同時,現代辦公設備日益複雜化、高技術化,沒有一定的自然科學知識很難學習瞭解其原理和性能。總之,文祕職員沒有一定的自然科學知識,就很難學習把握辦公自動化的新技術,就不能爲企業內各部分提供高效率的服務。
2.具有較強的是表達能力
表達能力是文祕職員的重要能力之一。彙報工作、接待來客、協調溝通等都要透過表達。文祕職員應當正確、及時、簡潔、規範地表達工作情況,正確把握何時該說什麼,何時該寫什麼,說該怎麼說,寫該怎麼寫,只有在這些題目上把握適度,纔算是真正具備了較強的表達能力。表達能力靠什麼?在口頭表達中,要靠駕馭語言的能力,靠豐富的詞彙量,靈敏的思維,清楚的語言以及語氣、手勢、表情、體態等。在書面表達中,要靠正確的詞彙使用、嚴謹縝密的思維、得當的文章體式、清新流暢的語言表達等。書面表達的要求就是正確、規範、簡捷。隨着企業辦公自動化水平的進步,對辦公室職員的書面表達提出了更高的要求,文祕職員必須學會熟練地在計算機上進行文字處理。四是公關協調能力。透過文祕的公關協調工作使企業與企業之間,企業與公衆之間建立良好的合作關係,爲本企業提供其他企業的資訊,進步企業應變能力。協調就是協調本企業內部上下級、各職能部分之間的***關係,並透過我們的工作構建以“***”爲核心的企業文化,追求人與人之間的***,人與自然和社會的***,營造一個祥和、互助、奮發向上的企業氛圍。由此可見,文祕職員的公關協調能力至少應當包括溝通能力、協調能力、組織能力、輔助決策能力和應變能力。