摘要：內部控制審計是現代審計的基礎，採購與付款循環內部控制在生產經營活動中佔有重要地位。針對採購與付款循環可能存在的財務風險，審計人員應在瞭解被審計單位情況、對採購與付款循環業務控制測試的基礎上，採用科學適當的方法對其內部控制進行實質性程序。結合當前採購與付款循環審計中存在的問題，審計人員應進一步改進審計程序和方法，發表客觀、公允的審計意見。
關鍵詞：採購業務;內部控制;審計
一、內部控制的目標和基本要素
內部控制屬於管理範疇，是企業管理現代化的產物。只要存在經濟活動和經營管理，就需要有相應的內部控制，它貫穿於企業經濟活動的各個方面，對於促進國家各項政策、法規的貫徹落實、實現企業經營目標具有重要作用。內部控制既是被審計單位對其經濟活動進行組織、制約、考覈調節的工具，也是審計人員用以確定審計程序的重要依據。隨着內部控制的產生和發展，審計工作從詳細審計發展成爲以測評內部控制爲基礎的抽樣審計。在現代審計的發展過程中，對內部控制制度的重視與信賴，完善了審計職能，提高了審計效率。
二、企業採購與付款循環內部控制審計的意義
採購與付款循環業務是外部商品和勞務的購置和付款過程，是存貨流動的起點，是影響資產增加和現金支付的重要環節，該業務環節在企業生產經營活動中佔有重要地位，它主要涉及採購、驗收、儲存、會計等部門，具有與生產經營活動聯繫密切、業務發生頻繁和容易產生管理漏洞等特點。根據內部控制的基本原理，應該將各項職能活動指派給不同的部門或者職員來完成，以確保業務處理的正確可靠。因此，企業必須建立健全採購與付款循環的內部控制制度，防範和化解可能存在的財務風險，保證企業生產經營活動順利健康發展。採購與付款循環審計是財務報表審計的`重要組成部分。加強採購與付款循環內部控制的審計，能夠了解被審計單位情況，找出內部控制的薄弱環節，並能夠確定實質性測試的性質、時間和範圍，因此企業採購與付款循環內部控制的審計是實質性程序的基礎。
三、採購與付款循環主要內部控制和可能存在的風險
採購與付款循環的主要內部環節應該包括：
(1)倉庫或者資產使用部門根據需求，經過授權批准後提出請購。
(2)採購部門在收到請購單後，對經過批准的請購單發出訂購單。對於大額的、重要的採購項目，應採用招標競價的方式來確定供應商，以保證供貨的質量和及時性。
(3)驗收部門檢驗所接受貨物的數量和質量與訂貨單上的要求是否相符，編制一式多聯的驗收單。
(4)倉庫對於驗收合格的商品組織入庫，填寫入庫單，倉儲區應相對獨立，限制無關人員接近。
(5)倉庫驗收貨物後，應該覈對購貨單、驗收單和供貨發票的一致性，確認負債，編制付款憑單，送交會計部門，以編制有關記賬憑證、登記有關明細賬和總賬賬簿。
(6)會計部門在收到付款憑單後對有關單據的內容逐項進行覈對後編制記賬憑證，記賬憑證經過編制憑證以外的其他人員審覈後，由記賬人員據以登記應付賬款明細賬、預付賬款明細賬和存貨明細賬以及貨幣資金明細賬等。
(7)付款部門收到付款憑單後，認真核對付款憑單和附件，按照付款憑證上標明的付款日期支付貨款。
(8)月末時，應由供貨方向購貨方寄送賣方對賬單，雙方應及時對賬，發現不符要及時查找原因、及時處理。採購與付款循環業務可能存在的風險有：一是計劃外盲目採購或構建固定資產，造成資金的擠壓和低效使用;二是混淆收益性支出和資本性支出，擠佔生產成本行爲;三是透過多提少提折舊，調節費用，從而達到調節利潤的目的;四是利用固定資產清理截留轉移企業資金;五是爲降低資產負債率可能隱瞞應付賬款賬面餘額;六是應付賬款清理工作不及時，長期掛賬。
四、採購與付款循環內部控制制度的測試
(一)瞭解和記錄採購與付款循環業務內部控制。審計人員採用查閱被審計單位管理制度和相關檔案、口頭詢問或現場調查等程序，瞭解被審計單位採購與付款循環業務的內部控制，運用編寫內部控制說明、設計調查表法和繪製流程圖等方式，確定內部控制的關鍵控制點及控制目標。審計人員以內部控制的健全性和有效性爲目標，確定每一個具體目標的有效控制和薄弱環節，並對每一個控制目標的控制風險做出初步評估，同時制定對哪些控制實施符合性測試的計劃，以進一步開展交易和餘額的實質性測試程序。
(二)採購與付款循環業務內部控制的符合性測試。
(1)檢查企業有關崗位責任制度等檔案，檢查購貨與付款循環的業務分工是否合理，並實地檢視業務分工的執行情況;
(2)從採購部門的業務檔案中抽取購貨合同或訂貨單，查明是否附有請購單或其他授權批准的檔案;
(3)檢查大宗商品是否透過招標方式選擇供貨商，並檢查執行情況;
(4)覈對採購合同上確定的價格、付款日期與財會部門覈准的支付條件是否一致;
(5)檢查合同是否經過有關部門審查，覈對賣方發票上所購物品的數量、規格、品種與合同是否一致;
(6)抽驗部分付款憑單，檢查其是否附有請購單、訂購單、驗收單，付款憑單和驗收單是否連續編號;
(7)覈對採購合同、賣方發票、驗收單和入庫單是否一致;
(8)檢查企業月末對賬制度的執行情況，以及對不符情況的處理程序;
(9)檢查企業內部審計制度的執行情況，是否定期進行採購與付款業務的審計並出具審計報告。根據上述測試所取得的證據，審計人員重新評估控制風險水平，根據重新評估的結果，確定哪些業務環節存在重大錯報風險，需要實施詳細的審計程序;哪些屬於健全的部分，可以減少審計程序。透過對購貨業務內部控制的測試和評價，就可以確定實質性測試擬信賴的程度。
五、採購與付款循環業務內部控制的審計內容
採購與付款循環業務內部控制的審計內容主要包括：
(1)物資採購計劃是否爲單位所需要購買的物資、設備，採購計劃是否具有合理性，採購資金的來源及到位情況。
(2)物資採購方式和程序是否合理、規範。審查物資採購項目招投標範圍、方式、程序和檔案，投標的條件和招標紀律等，評標、定標的合理性、合法性和真實性;審查供貨方的資格、條件是否符合要求。
(3)物資採購合同的合法性和有效性。採購項目是否符合立項審批，物資採購合同的要件是否齊全，採購物品是否符合國家或者行業的產品技術標準，產品的交貨單位、交貨方式、運輸方式、到貨地點、交貨期限、驗收方法以及結算及付款方式等條款，在合同中是否予以明確規定。是否明確了當事人雙方或一方有違約行爲時，責任承擔的方式和標準。
(4)物資採購驗收入庫環節完好性和正確性。查驗交貨產品是否和合同規定或樣品的規格、型號、質量、技術參數、價格相同、入庫數量和質量與合同訂購數量和質量相吻合。
(5)物資採購的貨款結算是否合規、正確。檢查物資驗收、入庫手續是否齊全，產品單價、結算方式是否與合同相符，發票構成要素是否齊全，金額計算是否正確。
(6)物資設備採購的使用效率是否充分，是否達到預期目標。設備使用是否有詳細具體的執行記錄;物資設備的使用效能、效果是否符合採購立項的要求，使用效益如何，是否達到預期的目標;使用部門是否健全和完善相關管理制度，實施規範管理。
六、當前採購與付款循環業務審計中存在的問題
(一)管理當局內部控制意識不強。單位沒有高度重視內部控制制度建設，未能及時開展內部控制業務培訓，未能及時全面掌握國家有關財經法規、資產和債務、基本建設、經濟合同管理、會計覈算等各項規定以及單位相關的內部制度，對經濟活動的重要環節未開展定期和不定期檢查，缺乏內部監督機制，雖然在外部和內部審計中發現了本單位存在的財務風險，但未按要求進行整改;或者制度不健全或執行不力;有的單位缺乏崗位責任制和議事決策機制，經濟活動的決策、執行、監督有效分離機制不健全，內部控制關鍵崗位人員輪崗制度沒有得到有效實施。
(二)採購的組織管理機構不健全。採購機構組成不穩定，職責界定不清晰，因此不能很好地協調處理採購需求、預算、計劃與執行等方面的關係，難以承擔採購管理的責任。部分單位分散對外採購，不能形成整體和批量採購優勢，造成採購資金的浪費和流失。
(三)物資採購價格管理人員專業素質不高。大多數物資管理部門雖然設立了採購物資價格管理崗位，配備了專兼職物資採購價格管理人員，但所配備人員的專業素質和數量不能達到管理的要求，對供應商提供的一些技術含量較高、金額較大的設備物資的定價是否合理無法作出判斷。(四)採購合同或協議不規範。採購合同或協議條款權責不清，審批程序不當，或不符合國家相關規定及貿易政策，導致經濟糾紛和經濟損失。
(五)部分業務供貨在先，採購價格備案在後。物資採購的實際操作程序爲：通知供貨→驗收→議價→簽訂合同→付款，而且物資驗收這項工作在工程竣工階段時才能得到籤認，這種做法使得采購制度未能發揮事前控制作用。
(六)定價方法簡單。物資採購價格管理人員不論價格是否合理均要與供貨商“砍價”，這種定價方法認定價格依據不充分，供應商摸準砍價規律後，會採取高定價策略，這些會直接帶來物資採購價格偏高的問題。
七、改進採購與付款循環業務內部控制審計的策略
(一)提高物資採購審計人員隊伍素質。這是提高審計工作質量和效率的關鍵。採購業務在生產經營過程中舉足輕重,要求採購審計人員必須具有較高的政治覺悟、良好的專業素質和業務工作技能，能夠掌握需求分析、採購計劃制定、採購洽商、採購合同履行、供應商管理、採購資訊管理等工作內容。
(二)推行物資採購集中管理體制。分散採購是大量滋生舞弊的體制性原因。集中管理是由企業物資供應部門實行業務歸口，統一管理採購業務的制度。大量企業採購管理實踐證明，企業實施集中採購，可以有效發揮規模優勢,不僅可以形成經濟採購批量、增強議價能力，還能夠獲得價格折扣，從而降低採購成本,減少儲備資金佔用，提高性價比。因此集中採購是堵塞採購過程中各種漏洞的體制性保證。
(三)重視物資採購預算管理控制的審計。採購計劃應納入採購預算管理，經相關負責人審批後，作爲企業經營指令嚴格執行。一是審查採購預算部門和權責劃分，按照對稱資訊的原則，即誰需要誰申請，制定採購預算方案;明確採購預算的審批權，確保採購預算的合理性;二是審查採購資金管理的控制，主要審計資金使用計劃表、資金來源預算，監控採購資金使用過程;三是審查採購預算人員計劃，包括預算資訊調查人員、資金管理人員、預算編制人員、活動實施人員計劃等。
(四)加強對採購方式的審查。物資採購方式可根據具體情況採取公開招標、商業談判、詢價等，以獲得合理的採購價格。審計人員應運用經驗、知識來具體分析判斷被審計單位採購方式選擇是否得當，是否節約資金，減少了人力和物力消耗。
(五)審查供應商管理情況。首先，審查供應商評估和准入制度，是否是在對供應商信譽度評價的基礎上，合理確定的供應商清單，並按規定的權限和程序審覈批准後，確定供應商網絡。其次，審查採購部門是否按照公開、公正和競爭的原則，擇優確定供應商，在切實防範舞弊風險的基礎上，與供應商簽訂質量保證協議。第三，審查供應商管理資訊系統和供應商確認制度，被審計單位是否對供應商的資信和經營狀況考覈評價後，對供應商進行合理選擇和調整，並在供應商管理系統中作出相應記錄。
(六)評價物資採購績效。建立涵蓋物資採購數量、質量、時間、價格和採購效率績效指標體系，對於儲存費用指標、實際價格與標準成本的差額、採購計劃完成率等指標計算分析;以採購業務的歷史績效標準、預算或標準績效標準、行業平均績效標準以及目標績效標準爲參考，對於採購部門和採購人員個人的採購業績進行評估，透過分析評價，找出採購業務存在的問題和差距，提出改進的意見和建議。
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