人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用的活動。主要是由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人經歷、學歷、社會關係、思想品德、業務能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄。下文對如何提高人事檔案管理在人力資源管理中的地位進行了研究。
【摘要】本文介紹了我國人力資源管理過程中利用人事檔案的現狀，並探析了人事檔案在人力資源管理中作用並如何提高其應用於人力資源管理的策略，爲規範我國人事檔案管理提供了可行方向。
【關鍵詞】人事檔案管理，人力資源管理，作用
一、前言
人事檔案是全面瞭解人才，合理使用人才的必要條件，而當今我國人力資源管理中人事檔案管理存在有管理不規範，資訊化程度不高，資訊更新不完全等問題。要提高人事檔案管理在人力資源管理中的地位需要設立相關的法律法規，規範人事檔案管理制度。
二、人力資源管理中利用人事檔案的現狀和困境
1人事檔案內容不全面
經濟改革打破了原有的“鐵飯碗”制度，加強了人才的流動，也使僱傭時間變短。在招募人才過程中，由於人事檔案的內容片面化主觀化，缺少反映一個人的工作能力，同事評價，培訓成果，考覈成績等方面的材料，給企業選擇合適的人才帶來了不便。
2人事檔案缺少時效性
人事檔案中的材料沒有及時更新，大多是對當事人長久以前工作的記錄，檔案內容停留在記流水帳水平上，通常來說，我國的人事檔案以五年爲一個週期進行整理，對於已經放入人事檔案的材料不會再重新覈對，添加的材料大多是些考覈成績單，工資表等例行性的東西，缺乏真正反映當事人近期工作生活情況的材料，人力資源管理部門無法根據這些不能及時更新的人事檔案爲公司選拔和任用人才。
3人事檔案管理資訊化程度不高
計算機管理也被引用到現代人力資源管理中，計算機在對於人事檔案管理可以起到收集資訊，記錄資訊和檢索等功能。雖然有些單位已經嘗試着使用計算機管理人事檔案，但在軟件設計與開發過程中，大多是程序開發人員設計，沒有和專業人事檔案管理者進行有效溝通，因此人事檔案管理功能沒有達到很好地實現。計算機原有的方便，迅速，簡潔等特點也沒有完全展現出來，反而因爲程序設計不嚴謹產生了資訊難以輸入，歸類混亂和搜尋出現錯誤等各種各樣的問題，原有的電子檔案也不能得到很好地利用。因此，資訊化程度不高和資訊化方向的錯誤對於我國人事檔案管理造成了很大的不便，使其難以發揮在人力資源管理中的作用。
4人事檔案管理工作執行效率低
人事檔案收集歸檔過程非常緩慢，沒能結合新技術收集檔案，不能跟上現代人力資源管理的資訊化水平。同時管理人員在編輯總結檔案過程中，由於缺乏外部資訊溝通，而現有的檔案彙編資料基本上來自於內部的資料，遠遠落後於現代人力資源管理的發展形勢。很多檔案管理人員平時沒有主動詢問，主動服務的想法，往往到檔案要使用時纔開始彙編工作，更有甚者，纔開始檔案補寫工作，這大大地滯後了人事檔案的編輯工作。因此人事檔案不能及時的更新反映出當事人的動態，利用效率沒能得到有效的提高。而當要使用人事檔案時，由於資訊化程度低，現在一般使用手工查閱資料，因此查找和調閱人事檔案都要花費很長的時間，阻礙了人事檔案原有的功能的實現。
三、人事檔案管理在人力資源管理中的作用
1促進人力資源開發
人事檔案的.有效管理可以最大程度的發揮人力資源的作用，爲企業尋找到適合自己的員工。避免了人才的埋沒，讓不同性格的人都能在適合自己的崗位上發揮自己的效用。因此，人事檔案的使用能夠實現人力資源的最有效配比。真實可靠的人事檔案在人力資源部門分配崗位的時候能夠促進人力資源部門合理分配，將每個員工分配到合適的崗位上去，並且能夠加強公司每個部門之間的聯繫，實現人力的最優化發展。
2爲考覈提供重要的依據
人事考覈已經成爲企業現代化管理常使用手段之一。而人事檔案在此過程中起到了很大的參照作用，爲企業的績效評估，員工考覈等提供了依據。關係到員工日後的職業發展道路和薪酬水平。在績效考覈過程中，人力資源管理部門要充分利用人事檔案，分析員工的各方面能力作爲績效考覈的重要參考。並將考覈依據重新加入人事檔案中，形成一個良性循環，保證企業決策和評估的公平性以及科學性。
四、提高人事檔案管理在人力資源管理中作用的策略
1增強人事檔案的真實性。
真實性是人事檔案最基本的要求。人事檔案管理工作應定期對於人事檔案進行檢查、覈對基本資訊，拋棄虛假誇大內容，增加存檔資訊等工作。將個人非隱私資訊整理分類，建立企業人員數據中心。這些數據庫應聘請專業人士管理，以便資訊更新有效及時。對於企業的核心人員，如總經理、核心技術人員等應更爲全面地收集其檔案資訊。傳統的檔案資訊均爲文字記錄形式，資訊少且單一，現代的人事檔案管理工作要充分使用多樣化資訊儲存方式，比如在檔案中添加音像資料等。這樣，可以增加儲存資訊內容，形成完備而有效的資訊處理系統，提高人事檔案整體使用水平。
2實現人事檔案材料收集材料規範化
人事檔案的完善需要及時收集和補充檔案材料，因此收集材料過程是否規範將直接影響人事檔案的質量高低，對將要入庫檔案材料，從描述是否準確有無誇大，觀點是否鮮明等方面進行一一鑑定，對於不符合此類要求的材料要及時退回，經過改正後再歸檔，對於超出歸檔範圍的材料，及時退給公司，做到“零丟失，零積壓”，建立人事檔案管理資訊系統，使工作人員再計算機幫助下不接觸人事檔案而查閱檔案原件，這大大提高了查閱效率，也有利於人事檔案的儲存和防止丟失。
3加強人事檔案的時效性。
人事檔案應根據現狀的改變，不斷把最新個人經歷的材料補充到人事檔案中去，提高人事檔案資訊的時效性。加強人事檔案的動態性管理，經常對原有的人事檔案進行重整，刪除無價值的內容和不準確資訊，補充新的資訊，使人事檔案的資訊得到及時更新，方便人力資源管理部門全方位的瞭解人才資訊，包括過去記錄和現狀。
4完善檢索工具，建立人事檔案目錄中心
現狀人事檔案檢索工具種類單一、功能缺失、檢索效率地，傳統的檔案利用方式已滿足不了檔案資訊儲存的需要，爲了滿足檔案數量急劇增加和現代社會對檔案利用頻繁的需求，我們應該對檔案利用儲存方法進行改革，建立檔案數據庫並根據數據庫建立檔案檢索和目錄。檢索工具應該簡單而便於使用，符合人事檔案使用的習慣，正確的揭示檔案的內容和形式特徵。
5人事檔案管理方式和服務方式向開放性轉變
社會的現代化減弱了人事檔案政治化，神祕化的程度，與此同時，資訊技術的更新改變了人事檔案管理和查閱方式。可以採用現代化技術資訊手段管理人事檔案，採用網絡化資訊化管理和服務方式，加強人力資源部門與外界的人才相互交流，由原來的固步自封變爲開放式的交流模式。隨着知識經濟的發展，人力資源對於企業發展的優勢將日益明顯，人才的流動更加頻繁和人才質量逐步提高。而政治體制的改革與深化，人才將成爲一種不再神祕的資源，人事檔案社會化開發式管理模式將成爲一種普遍使用管理模式。
五、結束語
透過對新時期下我國人事檔案管理的進一步規範，提高人事檔案管理的效率，建立資訊化的人事檔案管理方式，將人事檔案管理部門轉變爲主動公開服務部門，人事檔案對於人力資源管理的意義將進一步加大。將有效促進我國人才的流動選拔等制度發展完善。