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中小企業如何實現會計電算化

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中小企業如何實現會計電算化
治理創新是中小的重要條件。工作是治理的重要組成部分,必須充分利用機技術和資訊技術改進企業的會計覈算、財務治理機制和手段,透過提供正確、可靠、及時、充分的財會資訊以充分挖掘企業的內部資源、進步企業現代化治理水平。企業建立計算機會計資訊系統的基本目的,一是進步企業會計覈算的效率和質量,滿足企業內外有關的治理部分對會計資訊的需要;二是透過建立計算機會計資訊系統進步企業的經濟效益和效益。因此中小企業建立計算機會計資訊系統的決策也主要圍繞這兩個方面來確定。

企業的規模不同、行業不同、經營的不同,建立計算機會計資訊系統的模式也就不同。企業如何建立自己的計算機會計資訊系統必須根據企業的具體情況來決定。就我國中小型企業的實際情況,建立企業計算機會計資訊系統通常有如下幾種模式:

一、購買商品化軟件構建企業會計資訊系統

(一)大多數沒有太多特殊業務處理要求的中小企業,通常從賬務處理進手,以完成會計覈算爲初始目的,建立自己的計算機會計資訊系統。這是由於財會軟件中賬務和報表系統的發展最爲成熟,通用性也最好,目前在國內普遍開展的會計電算化低級培訓也是以把握這兩個子系統的使用爲基本目的,有較好的使用基礎。由於財會軟件種類較多、各種軟件的功能構成也不完全相同,因此企業在選擇軟件時應考慮自己企業的特點。例如企業不大,但往來業務較多的單位,在選擇賬務系統時應重點選擇往來處理功能較強,最好具有往來覈銷、賬齡分析和超期報警等功能的賬務系統軟件。以便充分利用這些軟件的往來治理功能,對企業的往來業務進行較爲嚴格的治理,而不需要另外購買購、銷、存系統以節約經費;固定資產未幾,特別是固定資產的增減變化很少的企業,也可以在賬務系統中進行處理,而不必單獨購買固定資產治理系統;對於不需要單獨設立人事部分的企業,可以選擇具有簡單人事治理功能的工資軟件,以便解決人事資訊的治理需要。大量已經使用計算機進行業務處理或公文處理的中小企業,建立這樣的計算機會計資訊系統所花用度未幾,只要聘請有經驗的技術職員,根據本企業會計處理的需要,完玉成部初始設定(包括期末的自動結轉、所有報表的結構等設定),並對現有職員進行必要的低級培訓或使用兼職職員,即可進行規範的會計覈算業務的處理,並得到合乎要求的會計報表,從而大大節約企業的工資支出。

(二)中小企業中各種專業商店如各種零配件商店、服裝專賣店等有明顯的業務處理特點。這些企業的業務一般比較單純、固定資產較少、賬務處理也比較簡單。這些企業的最大困難往往是對品種繁多的庫存商品進行嚴格而靈活的治理,以減少庫存,進步企業經濟效益。對於這類企業不應強求一開始就建立完整的會計資訊系統。建立計算機會計系統的重點應放在建立一個較理想的進、銷、存治理系統。條件較差的企業可以首先建立庫存商品治理系統,用計算機處理庫存商品明細賬,以減少會計職員的手工勞動並完善企業的庫存治理。有條件的企業可以建立一個包括貿易收款機和微機的POS(銷售點實時治理)系統,用以進行包括經營銷售、存貨盤點、採購定貨的治理和財務分析工作。POS系統的工作可以分成前臺和後臺,也就是將收款機和微機聯網,前臺收款機收集銷售資訊,後臺微機進行數據存儲、處理和分析工作。這樣的系統可以及時提供商品銷售情況、銷售職員工作業績、庫存商品資料和相應的統計分析資訊,從而爲企業治理職員確定公道庫存、進貨數目。工作職員獎勵提供依據。目前已有不少軟件公司推出這類商品軟件,從而爲企業建立計算機系統提供了方便條件。這樣的系統使用初期可以單獨使用,賬務處理可以由手工進行或由計算機系統另外進行。進一步的發展是與賬務系統聯網,從而形成完整的企業治理資訊系統。

對於貿易連鎖店,只要增加必要的遠程通訊功能(使用WIMDOS中提供的撥號上網功能即可實現簡單的遠程通訊),即可方便地形成連鎖店的計算機配送貨資訊系統。這種模式是這類企業建立計算機會計資訊系統的一種較爲現實和理想的模式。