小企業會計電算化系統實施探討

[摘　要]在我國當前市場經濟環境下，領導重視是小企業實施會計電算化系統的關鍵。小企業實施會計電算化有3種模式可以選擇，分別是構建會計電算化模式、在線租用模式、代理記賬模式，小企業要選擇與自身條件相適應的會計電算化模式。配備較高素質的會計電算化人才能最大限度地保證會計電算化系統實施成功，選擇公道的軟硬件系統能最大程度地發揮會計電算化的作用。 　　[關鍵詞]小企業；會計電算化；會計電算化模式　　本文所指小企業，是指按照國家經濟貿易委員會、原國家發展計劃委員會、財政部、國家統計局2003年制定的《中小企業標準暫行規定》（國經貿中小企[2003]143號）中界定的小企業爲標準，此處不再贅述。　　小企業是我國經濟建設的一支重要氣力，在促進國民經濟健康快速發展、保持社會安定團結、豐富人民羣衆　　一、領導重視　　領導重視與否是小企業能否實施會計電算化的關鍵。在我國社會主義市場經濟體制下，國家宏觀調控與治理的重點是大中型企業，小企業處於從屬地位，其生產經營活動基本上是由市場調節，領導具有很大的經營自主權；大量的小企業屬於私營企業，在企業生產經營活動的方方面面，基本上是領導一言堂，領導具有說一不二的權力；小企業的經營資金一般都比較緊張；小企業經濟業務較少，手工會計環境沒有對企業經營治理產生太大沖擊。在這種情況下，領導對會計電算化工作的認可與否，直接影響企業能否實施會計電算化。筆者以爲，要促進小企業實施會計電算化，首先要讓領導從思想上重視起來，熟悉到實施會計電算化給企業帶來的方方面面的好處，徹底轉變其思想，使其成爲實施會計電算化系統的動力而非阻力。進步領導重視程度可以採取組織講習班的形式實現。企業主管部分可以會同財政部分、軟件公司組織面向企業治理層的講習班，先容實施會計電算化對企業的重要影響，結合成功企業的案例分析，使企業領導明白會計電算化並不僅僅是會計工作的現代化，更是企業生產、經營、治理工作的現代化，是資訊手段的現代化，透過會計電算化，能夠實現財務業務一體化治理，最大限度提升企業的.治理水平和市場競爭力。在全球經濟一體化、市場競爭非常激烈的今天，落後和封閉就意味着惡性循環，意味着被淘汰。　　二、選擇合適的會計電算化模式　　小企業規模跨度大，生產經營特點千差萬別，經濟實力大相徑庭。小企業在實施電算化的時候，要根據本企業自身的實際情況，選擇合適的電算化模式。目前有3種模式可供小企業選擇：一是企業自己構建會計電算化系統模式，二是在線租用財務軟件模式，三是代理記賬模式。　　（一）構建會計電算化系統模式　　構建會計電算化系統，是指企業購買實施會計電算化所需的各種軟、硬件系統，建立健全會計電算化各項治理制度，組織實施職員培訓，自己負責會計電算化系統日常執行、系統維護等工作。該種模式要求企業有較充足的資金，對實施會計電算化有正確熟悉，能夠正確構建計算機軟硬件系統，有健全的會計電算化內部治理制度，更重要的是要求企業具備較高水平的會計電算化治理人才，能夠解決會計電算化系統日常執行中出現的各種題目，能夠進行電算化系統分析，充分利用會計電算化系統幫助企業猜測、決策。這種模式的優點是能夠充分滿足企業需要、數據安全可靠。缺點是資金投進較高，要求具有較高水平的財會職員以及健全的企業治理制度。構建會計電算化系統模式對小企業的綜合要求是比較高的，因此該模式一般適用於規模較大、業務類型比較複雜、治理制度健全，會計電算化知識儲備較多的小企業，而對於規模較小、業務種類較少，財會職員電算化知識較匱乏的小企業，則不適用於該種模式。　　（二）在線租用財務軟件模式　　在線租用財務軟件模式，是指用戶透過網絡租用財務軟件，直接在網絡上執行軟件來完成會計覈算以及其他財務治理工作，這種應用軟件服務模式被稱爲在線租用財務軟件方式，也叫ASP（Application Service Provider，應用服務供給商）模式。在這種模式下用戶不購買安裝複雜的計算機軟、硬件系統，只需一臺能夠上網的計算機，調用租用的該站點上的財務軟件，就能進行填制憑證、記賬等各項財務工作。我國ASP模式開展較晚，據2000年12月19日《上海證券報》的不完全統計，採用在線租用財務軟件模式註冊的中小企業有3000多家，處於剛剛起步階段。2005年初，深圳電信推出基於ASP模式的“藍色魅力”商務平臺，在深圳企業界掀起了一股資訊化***。短短3個多月時間便有l萬多家企業申請使用，各類業務達3萬多個。估計2005年內可能覆蓋4萬家企業，2006使用該平臺的企業將達12萬家。　　在線租用財務軟件模式的優點：一是節約資金投進。如租用財務治理模組，月租金一般在100元左右，進銷存模組的租金一般在每月300元左右。二是降低了企業治理標準。在ASP模式下，軟、硬件系統的日常執行和維護升級等工作都由ASP服務商負責，這樣用戶就避免了大量的會計電算化系統的治理工作。三是透過網絡接進服務，突破地域限制，真正實現客戶的移動辦公夢想。　　該模式的缺點：一是財務資訊的安全性可能較差。企業財務資訊是以電子數據的形式儲存在ASP服務平臺上，由ASP服務商同一負責安全保管，可能會產生資訊泄密的情況。二是網絡響應速度可能較慢。在ASP模式下，很多用戶透過撥號方式訪問ASP服務平臺，過多的用戶同時登入系統可能會使服務器響應速度較慢而造成網絡阻塞，導致資訊處理速度較慢，影響企業的業務處理進度。不過隨着網絡的發展和寬帶接進本錢的降低，這個缺點可能會很快克服。從適用範圍來講，任何類型、規模的企業都可以採用ASP模式，但透過幾種模式的比較，筆者更傾向於規模較小，資金實力較差，業務類型比較單一，會計電算化知識儲備較少的小企業採用。　　（三）代理記賬模式　　代理記賬模式，是指小企業自己不進行會計電算化業務處理，而將相關工作交給有代理記賬權限的代理機構完成，小企業定期支付代理用度。經濟業務發生後，企業將原始憑證交給代理機構，由代理機構在會計電算化系統上進行業務處理，產生電子數據。代理機構負責系統的安全執行和維護升級等工作，由代理機構負責財務資訊的備份、檔案治理等工作。小企業可以根據自己的需要在代理機構的系統上查詢財務資訊，甚至由代理機構負責進行財務分析等。 　　該模式優點：一是節約資金投進。在代理記賬模式下，小企業和代理機構簽訂代理合同，小企業只需根據合同規定支付代理用度，一般一個月300～1000元。二是降低企業治理標準。在代理記賬模式下，會計電算化系統的執行、維護等工作由代理商負責，企業在此方面不需制定任何治理制度。企業的納稅申報等工作均由代理機構負責，如發生延遲納稅而罰款等事項，可由代理機構承擔，小企業可以將精力完全放在業務經營治理上。三是業務處理規範。代理機構經過財政部分審批，業務處理能夠按照會計制度規定規範進行，能夠最大限度地避免小企業由於財會職員素質較低而產生的會計資訊失真現象，有利於企業利用財務資訊加強企業治理，進行猜測決策。　　該模式的缺點：一是財務資訊的安全性可能較差。和採用ASP模式相似，企業的財務資訊存放在代理機構的會計電算化系統上，資訊的安全性可能較差。另外，小企業對電算化業務的處理知識知之甚少，也不便於監視代理機構的業務處理。二是資訊使用不太靈活。小企業的會計業務處理交由代理機構完成，代理機構在規定的時間內完成記賬工作，相對於企業自己記賬而言，記賬週期是比較長的；另外代理機構有規定的工作時間，工作時間之內查詢業務比較方便，但工作時間之外則有些不太方便。代理記賬模式適用於規模很小的貿易、服務業企業，抑或規模較小的各種類型初創公司，這類企業業務比較簡單，經濟技術實力較弱，職員素質不能滿足會計電算化需要，短時間內不能改變會計電算化工作現狀。