各項檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。爲配合公司檔案管理工作並保證基建工程事業部檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，制定本制度是必需的。下面是小編爲你整理了檔案管理制度和流程，希望能幫助到您。
公司檔案存檔流程 篇1
第一條爲加強企業檔案工作，促進檔案工作爲企業各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）和有關法律、法規，制定本規定。
第二條本規定所稱的企業檔案，是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有儲存價值的各種形式的檔案材料。
第三條企業應遵守《檔案法》，依法管理本企業檔案，明確管理檔案的部門或人員，提高職工檔案意識，確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業檔案工作接受檔案行政管理部門的監督和指導。
中央管理的企業制定本企業檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業負責檔案工作的部門依法履行下列職責：
（一）貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定本企業檔案材料歸檔和檔案保管、利用、鑑定、銷燬、移交等有關規章制度；
（二）統籌規劃並負責本企業檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用工作；
（三）指導本企業各部門檔案材料的形成、積累、整理和歸檔工作；
（四）監督、指導本企業所屬機構（含境外機構）的檔案工作。
第六條企業檔案工作人員應當忠於職守，遵紀守法，具有相應的檔案專業知識和業務能力。
第七條企業各部門負責歸檔檔案材料的收集和整理，並定期交本企業檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的檔案材料應完整、準確、系統。檔案書寫和載體材料應能耐久儲存。檔案材料整理符合規範。歸檔的電子檔案，應有相應的紙質檔案材料一併歸檔儲存。
第九條企業根據有關規定，確定檔案保管期限，劃定檔案密級。
第十條企業採取有效措施對檔案進行安全保管，並切實加強對知識產權檔案和涉及商業祕密檔案的管理。
第十一條企業對保管期限已滿的檔案進行鑑定。對確無儲存價值的檔案登記造冊，按有關規定經企業法定代表人批准後進行監銷。
第十二條企業做好檔案統計工作。國有大中型企業應按檔案行政管理部門的要求填寫
有關報表。企業認真做好對國家和社會有儲存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業檔案現代化應與企業資訊化建設同步發展，不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業檔案部門應積極做好檔案的提供利用工作，努力開發檔案資訊資源，爲企業提供及時、有效的服務。
第十五條企業必須爲政府有關部門、司法部門依法執行公務提供真實、準確的檔案。
第十六條企業提供利用、公佈檔案，不得損害國家、社會和其他組織的利益，不得侵犯他人的合法權益。
第十七條國有企業資產與產權發生變動，應按《國有企業資產與產權變動檔案處置辦法》做好檔案的處置工作。
國有企業破產，破產清算組應妥善處置破產企業檔案；國有企業分立，檔案處置工作由分立後的企業協商辦理。
第十八條企業對在企業檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業應當建立檔案工作責任追究制度，對不按規定歸檔而造成檔案材料損失的，或對檔案進行塗改、抽換、僞造、盜竊、隱匿和擅自銷燬而造成檔案丟失或損壞的直接責任者，依法進行處理。
第二十條本規定由國家檔案局負責解釋。
公司檔案存檔流程 篇2
切合公司實際，根據不同的制度內容編寫相應的規範化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。本文是一篇辦公室員工規章制度，接下來讓我們一起看看吧！
第一章總則
一、爲了加強辦公室管理，明確公司內部管理職責，使內務管理工作更加標準化、制度化和規範化，結合實際情況，特制訂本制度。
二、本制度適用於公司所有成員並嚴格遵守各項規定。
三、切合公司實際，根據不同的制度內容編寫相應的規範化要求，力求使辦公室各項工作都有章可循、有法可依，保證公司的辦公事務有效開展。
四、辦公室人員應明確各項工作職責，簡化辦理流程，做到每週有計劃、每月有總結的工作目標。
第二章職責範圍
一、辦公室管理人員直接受行政人事主管領導，在直屬主管的領導下主持開展辦公室的各項工作。
二、負責辦公室相關規章制度的起草編寫、一般性文書的整理彙編、資料資訊收集編撰等文字工作。
三、負責公司文書管理、圖書管理、辦公用品管理、會議管理、清潔衛生管理等工作，保證各項事務有序開展。
四、協調各部門之間的行政關係，爲各部門工作開展提供相應的服務。
五、負責公司對內、對外公共關係的維護和改善，做好來客接待和公司的各項文化宣傳等工作。
六、收集各部門反饋資訊和外部資訊，上傳下達各種指令，及時做出整理，當好領導參謀。
七、協助其他部門工作，完成上級交代的其他工作，如：名片印製、收發傳真等。
第三章工作規範
一、辦公室工作規範包括儀容儀表規範、禮儀規範、言語規範、行爲規範，相關規定按照員工守則細則執行。
二、辦公室管理人員嚴格按照本制度中的要求規範開展工作。
第四章辦公室事務管理
一、文書管理制度
檔案是文書的重要組成部分，檔案是各部門根據自己的職責範圍所制發的具有執行效力的並設有特定版頭的文書。本制度中，檔案特指公司內外部發文檔案;而文書特指內部一般性傳閱資料。檔案是文書基礎上形成的，檔案是文書的延續。現把檔案、文書、檔案統歸於文書管理，並對文書管理制度做以下規定。
(一)檔案管理制度
第一條管理要點
1、爲使檔案管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用。
2、檔案管理的範圍包括：上級下發檔案、公司各類制度檔案、外部傳真檔案、政策指導類檔案、各類合同檔案等。
3、制度類檔案按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及檔案性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等資訊;措辭規範，表達無歧義。
4、根據檔案屬性、類別，對所有檔案進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。
第二條制度規範
1、檔案的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。
2、公司上報下發正式檔案的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式檔案。
3、公司對內公開檔案由行政人事部負責起草和審覈，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的檔案由各部門負責起草，行政人事部負責審覈，審覈無誤後行政辦公室打印，打印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。
4、凡寄至公司的檔案、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、機密檔案由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性檔案進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、各部門因工作需要可借閱一般性檔案，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的檔案，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。
7、辦公室管理人員對檔案借閱情況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。
8、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。
9、根據存檔時間及存檔的必要性對檔案進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照檔案管理制度進行處理。
第三條檔案管理流程設計
1、內部檔案管理流程：起草檔案→審查編號→審批、簽發→打印檔案→下發檔案→檔案存檔
2、外部檔案管理流程：外部收文→檔案整理→檔案存檔→清退→檔案存檔→檔案銷燬
3、借閱流程：提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→檔案存檔→檔案銷燬
公司檔案存檔流程 篇3
爲了加強檔案管理，規範公司檔案的收集、歸檔程序和方法，確保公司檔案的完整性、準確性和系統性。提供符合公司需求和保證管理體系有效執行的證據。包括：公司過去和現在各級部門及員工從事業務、經營、企業管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業有儲存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠捲、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。
一、檔案資料的日常管理：
1、電子類合同或其他需要保管的電子檔案，應當及時存放於檔案室指定電腦硬盤內或製作專門光盤進行編號儲存。
2、檔案、合同資料要登記詳細資訊，並編制《檔案(合同)管理記錄目錄》，以便檢索利用。
3、檔案資料、合同要科學排列，按編號順序存放於檔案盒內，並加以標識，整齊擺放在檔案/檔案櫃中。
二、檔案資料的歸檔範圍
1、公司對外發出的公文，如給政府的請示報告類公文等;
2、公司收到的公文，如政府職能部門發來的與本公司有關的條例、規定、命令、決定、決議、指示、計劃、覈准檔案、證書等檔案;
3、本公司與其他單位來往的文書及權益文書和照片、錄音、錄像等;
4、公司領導的批示、指示等;
5、重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等;
6、反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等;
7、公司的.各種工作計劃、計劃考覈/總結、報告、統計報表及簡報;
8、本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協議書等檔案正本及過程材料;
9、本公司幹部任免的檔案材料、員工獎勵、處分、考覈的檔案材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的檔案材料等人事檔案資料;
10、本公司發佈的各類廣告、宣傳材料;
11、本公司的`歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等;
12、外出公務活動(如學習、考察、調查研究、參加會議等)所獲得或形成的檔案資料;
13、財務檔案資料;
14、各種實物檔案;
15、其他具有利用和儲存價值的檔案資料。
例如：
1)工程部：前期檔案、施工檔案、竣工檔案、竣工圖和聲像材料(亦即內業資料、竣工資料、設備說明書等);其中前期檔案由工程部負責收集，竣工圖由施工單位負責編制;文書如外送檔案、外來檔案、有關人員出差帶回來的檔案等;
2)客服部：合同評審記錄、房屋租賃合同、協議、廣告宣傳資料、客戶資料、市場調研資料、外送檔案、外來檔案等;客戶投訴記錄、處理方案、落實反饋記錄、客戶滿意度調查及分析記錄等
3)管理部及辦公室：聯絡函、活動計劃、外送檔案、外來檔案等。
三、檔案資料的歸檔要求
1、歸檔的檔案資料必須完整、真實、準確，如請示和批覆、複印本和正式稿和附件等必須齊全。
2、一般資料按一份原件歸檔，重要檔案和高使用率檔案可以根據需要，按二份原件存檔。經辦部門根據實際需要留存複印件或影印本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經總經理批准後妥善儲存，辦公室以影印本歸檔。
3、聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。
4、子檔案應有相應的紙質檔案、資料一併歸檔儲存，並做好電子檔案存儲設備資訊的備份工作。
5、各種實物檔案(獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等)必須原件歸檔，並保持其完好無損。
四、檔案資料的歸檔時間
1、即時歸檔下列檔案(含電子、聲像資料等)應在傳閱、辦理結束或取得後即時歸檔：
1)公司規定的密級檔案;
2)重要檔案，如政府批文、覈准檔案、證照等;
3)合同、協議書等正本及過程資料;
4)公司幹部任免的檔案材料以及關於職工獎勵、處分、考覈的檔案材料;
5)其他認爲需要即時歸檔的資料。
2、定期歸檔
1)部門應在每月底前整理歸檔當月檔案，編制檔案清單交辦公室;
2)部門每年3月底前歸檔上年度檔案與資料，並移交公司辦公室;
3、電子聲像檔案的歸檔
1)重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。
2)一般電子聲像檔案歸檔應定期完成，一般每三個月一次上傳數據。
3)每年3月底前必須向辦公室移交上一年度的所有歸檔電子檔案數據集，辦公室覈實後刻錄成光盤並將數據上傳到公司的雲端保管。
五、檔案保管
1、檔案編號
1)檔案按類別應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質爲原則，並且要有一定範疇，不能籠統含糊。
2)檔案分類各級名稱經確定後，應參照《檔案分類編號規定》，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
3)檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。
4)檔案分類及編號的增補、修訂等由辦公室結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。
5)建立《檔案目錄》存於案卷盒內，便於查閱。
六、檔案管理人員職責
1、按照有關規定做好檔案材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔範圍、要求，將檔案材料按時歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠於職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
4、檔案借閱的最長期限爲兩週;對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。
5、必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時彙報，追求責任。
6、不準拆卷及任意抽、換卷內檔案或剪貼塗改其字句等;不得任意摘抄或複製案卷內容，如確有需要，必須經領導批准才能摘抄或複製。
7、必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
8、不準轉借，必須專人專用。
9、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
10、工作人員應當遵紀守法、忠於職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
七、檔案保密要求
1、檔案管理員和借閱檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。
2、檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。
3、有密級檔案只許在檔案室查閱，不許帶離辦公室。有密級檔案複製時，需經項目經理或副總以上領導批准。
4、有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經部門總監或副總以上領導批准。
5、外來參觀人員，統一由負責接待人答覆問題和辦理所需材料。
6、檔案管理員丟失或擅自提供泄露機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。
八、檔案借閱、借出制度
1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批准。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批准。
5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或複印、不得拆封、損污檔案，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。