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項目組織知識詳解

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所謂組織,就是爲了使系統達到它的特定的目標,使全體參加者經分工與協作以及設定不同層次的權力和責任制度而構成的一種人的組合體。那麼項目組織又是怎麼樣的呢?一起來了解一下!

項目組織知識詳解

一、組織的基本原理

1.組織的概念

組織有兩種含義。第一種含義是指組織機構,即按一定的領導體制、部門設定、層次劃分、職責分工等構成的有機整體,其目的是處理人和人、人和事、人和物的關係;第二種含義是指組織行爲,即透過一定權力和影響力,爲達到一定目標,對所需要資源進行合理配置,目的是處理人和人、人和事、人和物關係的行爲。

2.項目管理組織的職能

項目管理組織職能是項目管理的基本職能,項目管理組織具有以下幾個職能:

(1)計劃。即爲實現所設定的目標而制定出所要做的事情的安排,並對資源進行配置。

(2)組織。即爲實現所設定目標,必須建立必要的權力機構、組織層次和組織體系,並規定職責範圍和協作關係。

(3)控制。即採用一定方法、手段使組織按一定的目標和要求執行。

(4)指揮。即上級對下級領導、監督和激勵。

(5)協調。使各層次各體系之間步調一致,共同實現所設定的目標。

管理層次不宜過多,否則是一種浪費,也會使資訊傳遞慢、指令走樣、協調困難

3.組織構成因素

組織構成由管理層次、管理跨度、管理部門、管理職責四大因素組成。各因素密切相關、相互制約。在組織結構設計時,必須考慮各因素間的平衡銜接。

(1)合理的管理層次。管理層次是指從最高管理者到實際工作人員的等級層次的數量。管理層次通常分爲決策層、協調層和執行層、操作層。決策層的任務是確定管理組織的目標和大政方針,它必須精幹、高效;協調層主要行使參謀、諮詢職能,其人員應有較高的業務工作能力,透過執行層直接調動和組織人力、財力、物力等具體活動內容,其人員應有實幹精神並能堅決貫徹管理指令;操作層是從事操作和完成具體任務的,其人員應有熟練的作業技能。

(2)合理的管理跨度。管理跨度是指一名上級管理人員所直接管理的下級人數。

管理跨度大小取決於需要協調的工作量。

管理跨度的大小彈性較大,影響因素很多。它受管理人員性格、才能、個人精力、授權程度以及被管理者的素質等影響很大。此外,還與職能的難易程度、工作地點遠近、工作的相似程度、工作制度和程序等客觀因素有關。

(3)合理劃分部門。組織中各部門的合理劃分對發揮組織效應是十分重要的。部門的劃分要根據組織目標與工作內容確定,形成既有相互分工又有相互配合的組織系統。

(4)合理確定職能。組織設計中確定各部門的職能,應使縱向的領導、檢查、指揮靈活,達到指令傳遞快、資訊反饋及時。要使橫向各部門之間相互聯繫、協調一致,使各部門能夠有職有責、盡職盡責

4組織組織活動的基本原理

(1)要素有用性原理

一個組織系統中的基本要素有人力、財力、物力、資訊、時間等,這些要素在組織活動過程中都是有用的。項目管理人員合理安排和使用,充分發揮各要素的作用,盡最大可能提高各要素的有用率。

(2).動態相關性原理

系統內部各要素之間相互聯繫,又相互制約,這種相互作用推動組織活動的進步與發展。充分發揮組織系統內部各要素之間的作用,是提高組織管理效應的有效途徑

(3).主觀能動性原理

組織管理者要把人的主觀能動性發揮出來。如果能夠充分發揮人的主觀能動性,就會取得很好的管理效果。

(4).規律效應性原理

組織管理者在管理過程中,要掌握規律,按規律辦事,以達到預期的目標,取得良好的效應。

二、建立項目組織的步驟

1.確定組織目標

項目目標是項目組織設立的前提,應根據確定的項目目標,明確劃分分解目標,列出所要進行的工作的內容。

2.確定項目工作內容

根據項目目標和規定任務,明確列出項目工作內容,並進行分類歸併及組合是一項重要組織工作。對各項工作進行歸併及組合並考慮項目的規模、性質、工程複雜程度以及單位自身技術業務水平、人員數量、組織管理水平等。

如進行實施階段全過程項目管理,工作劃分可按設計階段和施工階段分別歸併和組合。

3.組織結構設計

(1)確定組織結構形式。

(2)合理確定管理層次。管理組織結構中一般應有三個層次:一是決策層;由項目經理和其助手組成,要根據工程項目的活動特點與內容進行科學化、程序化決策;二是中間控制層(協調層和執行層)。由專業工程師和子項目工程師組成,具體負責規劃的落實,目標控制及合同實施管理,屬承上啓下管理層次;三是作業層(操作層)。由現場人員組成,負責具體的操作工作。

4.配置工作崗位及人員

5.制定崗位職責標準與考覈要求

6.制定工作流程與考覈標準

三、項目管理的組織機構形式

項目組織形式應根據工程項目的特點、工程項目的承包模式、業主委託的任務以及單位自身情況而確定。常用的組織形式有以下幾種:

1.直線制組織

直線制組織中項目經理直接進行單線垂直領導,人員相對穩定,接受任務快,資訊傳遞簡單迅速,人事關係容易協調。這種組織形式的主要優點是機構簡單、權力集中、命令統一、職責分明、決策迅速、隸屬關係明確。缺點是實行沒有職能機構的“個人管理”,這就要求決策者懂得各種業務,懂得多種知識技能,成爲“全能”式人物。缺點是專業分工差,橫向聯繫困難。該組織適用於中小型項目。

2.職能制項目組織

職能制項目組織,是項目經理下設的一些職能機構,分別從職能角度對基層進行業務管理,這些職能機構可以在項目經理授權範圍內,就其主要管理的業務範圍,向下下達命令和指示。此種形式適用於項目地理位置上相對集中的項目。

職能制項目組織機構的主要優點是強調管理業務的專業化,注意發揮各類專家在項目管理中的作用。由於管理人員工作單一,易於提高工作質量,同時可以減輕領導者的負擔。但是這種機構沒有處理好管理層次和管理部門之間的關係,形成多頭領導,下級執行者接受多人指令,容易造成職責不清。

3.矩陣式項目組織

矩陣式組織是將項目組織機構與職能部門按矩陣方式組成的機構組織。矩陣中每個成員都受項目經理和職能部門的雙重領導,項目經理、職能部門經理對項目成員都有權控制和使用。職能部門負責人在安排人員時,要保證項目的職能服務,根據項目不同的職能需要配置人員。該組織適用於大型複雜的項目,或多個同時進行的項目。

矩陣式組織機構形式的優點是根據工程任務的實際情況靈活地組建與之相適應的管理機構,具有較大的機動性和靈活性。它體現了集權與分權的最優組合,有利於調動各種人員的積極性。但是矩陣式組織機構經常變動,穩定性差,業務人員工作調動頻繁。組織中任何人都受兩個領導指揮,會造成矛盾,產生扯皮。

四、工程項目組織的管理模式

1.總分包模式

業主將全部工作發包給一家資質條件程任務符合要求的承包單位,由該單位再發包給不同的專業分包單位,業主只與總包單位發生直接關係。

採用總分包模式的特點:

(1)有利於項目的組織管理。由於業主只與總承包人簽訂合同,合同結構簡單,有利於合同的管理。

(2)有利於控制工程造價。由於總包合同價格可以較早確定,業主可以承擔較少風險。

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