摘要：現階段煤炭企業實現了自動化辦公的目標，透過使用自動化辦公系統，能夠快速找到所需要的檔案，方便管理和存儲大量的檔案，節約了辦公成本，構建了內部學習系統，增強了煤炭企業之間的交流和資訊共享，快速輸送各種檔案，從而提高了辦公效率。
關鍵詞：煤炭企業論文
前言
當前，煤炭企業使用自動化辦公系統，改變以往的辦公方式，使辦公流程自動化，方便整理和儲存檔案，將大量檔案統一批量處理，分別存檔在表格中，妥善保管重要檔案，減輕了人工管理檔案的負擔，使辦公流程呈現自動化的趨勢，避免出現檔案丟失的現象，推動各種管理工作順利進行，充分體現自動化辦公的先進性，從而加快煤炭企業的經濟發展速度。
一、煤炭企業辦公自動化的含義
所謂煤炭企業辦公自動化是指使用資訊技術、網絡平臺、辦公軟件構建完整的辦公自動化系統，方便儲存大量的檔案，運用先進的辦公系統，快速完成管理任務，促使辦公管理模式具有自動化的特點，優化了以往辦公方式。多個部門應用辦公自動化系統，相互協同共同辦公，相互輔助共同努力完成管理任務，並學會靈活使用辦公自動化軟件，隨時檢視有無待處理的事項，清楚各個部門的辦事動態，全面掌握應管理的事項，自動化管理系統會及時提醒管理人員和辦公室人員，促使各個部門和領導人員明確應處理的事件，體現出辦公自動化系統具有先進便捷的特點，加強了各個部門之間溝通和協作，管理人員只需操作一個頁面，就可以完成查找資訊和儲存檔案，高效完成管理任務，快速處理未完成的事情，清楚煤炭企業營銷情況以及所取得經濟收益，使煤炭企業的日常辦公更方便，有效提高辦公效率。
二、以往的煤炭企辦公管理模式中存在的問題
1.查找辦公檔案太慢，耗費較長的時間
在以往的煤炭企業管理中所使用辦公方式比較落後，難以快速查找到辦公檔案，需耗費較長的時間，由於檔案的種類有很多，在查找的過程中，不能快速區分檔案，浪費很長時間才能找出檔案，加之對辦公檔案沒有儲存妥當，致使一些重要檔案丟失，或是不知道儲存在什麼地方，一旦重要機密被泄漏，就會影響煤炭企業的發展，甚至會降低煤炭企業的經濟效益，造成難以挽回的經濟損失。同時，辦公室人員沒有確定好檔案的屬性，對於大量的檔案沒有采用合理的保管方法，管理流程不規範化，對檔案管理和儲存不符合規定，所運用的管理模式沒有先進性，需要耗費大量的人力才能完成管理檔案的任務，給查找檔案帶來了困難，不能快速查找到所需要的檔案，致使煤炭企業檔案和賬目比較混亂，直接影響煤炭企業的發展速度，降低了檔案管理的效率。另外，很多檔案是紙質的，一旦儲存不當就會出現數據丟失的現象，使員工需要耗費很長時間去查找檔案，針對不同的檔案沒有進行整理和歸檔，這是檔案查找困難的主要原因，從而無法構建完善的辦公系統。
2.無法實現資源和資訊的共享
一些煤炭企業沒有積極引進先進的自動化辦公系統，沒有做好與時俱進，無法實現資源和資訊共享，不能與其他企業及時的溝通和交流，大多數煤炭企業位置比較偏遠，如果沒有做到與時俱進，不改變傳統的辦公方式，難以加快發展速度，致使辦公效率低下，不利於開展多種經營活動，不能取得最佳的經濟效益，無法提高煤炭企業的經濟效益。煤炭企業所使用辦公方式比較落後，辦公基礎設施陳舊，不能自動管理檔案，辦公人員不會使用計算機，對互聯網不瞭解，不能快速整理檔案，各個煤炭企業之間無法貢獻資源，資訊傳遞比較慢，嚴重影響辦公進度，導致各種辦公事務處理的比較緩慢，耽誤了煤炭企業開展營銷活動，致使經濟效益不高。另外，各個煤炭企業之間獨自忙於辦公，認爲沒有便利的共享方式，覺得傳輸資訊方式太麻煩，沒有做出共享資源和資訊的舉動，以至於大量有效的資訊和珍貴資源無法共享，沒有機會分享管理經驗，缺少交流和溝通，制約了煤炭企業的發展[1]。
3.辦公檔案容易丟失，浪費大量的紙張
現如今煤炭企業所使用的辦公方式，需要打印很多的紙張，將重要的檔案複印出來，再進行裝訂，統一放在檔案袋中保管，管理辦公檔案的流程比較複雜，辦公檔案很容易丟失，浪費大量的紙張，造成嚴重的浪費，致使辦公效率不高。在辦公的過程中多使用的紙張比較多，增加了辦公成本，需要的辦公費用比較多，在管理整理和管理檔案時，所用到大量的辦公人員，一旦一個環節出錯，就會導致檔案丟失或是缺少，如果一些重要檔案被隨意盜用，進而影響煤炭企業的經濟效益，不利於煤炭企業的穩定發展。同時，不斷增加的辦公費用，給煤炭企業帶來了負擔，不注重使用自動化的辦公系統，逐漸增加了資源的消耗量，浪費了大量的紙張，致使煤炭企業在發展的過程中所需的運作成本比較多[2]。
4.辦公效率不高，直接影響經濟效益
目前，很多煤炭企業仍然使用傳統的辦公方式，辦公流程比較複雜，沒有形成規範化的管理模式，所設計的辦公系統比較落後，致使辦公人員的辦公效率不高，很容易忘記沒有處理的事情，對處理完的事項沒有進行詳細的記錄，導致日後難以查到辦公內容，不能提供有價值的參考數據。主要原因在於辦公流程缺少自動化，不能顯示出待辦的事項，難以隨時記錄下辦公過程，最終形成了惡性循環，降低了辦公效率，直接影響煤炭企業經濟效益。另外，辦公方式比較單一，經常出差的辦公人員不能及時與其他部門溝通辦公事項，不能實現在線交流，很容易延誤待辦事情，對一些需要緊急處理的事項，沒有快速做好決定，難以順利完成大量的辦公任務，無法提高辦公效率，不能爲煤炭企業做出更多的貢獻，使煤炭企業無法取得更多的經濟效益，始終處於緩慢發展的趨勢[3]。
三、煤炭企業辦公自動化
1.有效提高辦公效率和經濟效益
要想解決以往辦公過程中存在的問題，煤炭企業要積極引進先進的自動化辦公系統，提前制定好辦公計劃，快速整理好大量的檔案，避免出現檔案丟失的情況，系統會自動提醒辦公人員處理待辦事件。辦公人員藉助自動化系統相互交流辦公方案，提出自己的想法和見解，加強辦公人員之間交流，及時解決存在的各種問題，促使辦公人員相互合作完成辦公任務，高效完成大量辦公事項，並在短時間內處理緊急事件，推動煤炭企業順利開展各種營銷活動，進而贏得更多的經濟效益，使煤炭企業的有充足的資金運作，加快了煤炭企業的發展速度。由此可見，應用辦公自動化系統的重要性，完全取代了傳統的辦公方式，構建了自動的管理模式，即使辦公人員出差到外地，透過使用自動化軟件就可以知道煤炭企業的運作情況，與其他辦公人員在線交談管理事項，彌補了傳統的辦公方式的不足。同時，隨時可以查找到所需的材料和檔案，將諸多的檔案統一輸入到自動化系統中，方便管理重要檔案，不需要複印的方式管理檔案，節省了紙張成本，減少了複雜的管理流程，使管理檔案更便捷，有效提高了辦公效率，促使煤炭企業取得更多的經濟效益[3]。
2.實現辦公流程的自動化
煤炭企業應用辦公自動化系統，取代了傳統的辦公方式，實現了辦公流程的自動化，辦公人員透過使用辦公自動化軟件，就可以自動傳輸資訊，快速整理出檔案，在短時間內將檔案歸類，統一製作成報表，將檔案設計爲電子版，以便於日後查找，體現出辦公流程的自動化、先進化，減少了以往復雜的辦公流程，無需在打印檔案，將重要檔案轉換爲電子版，改變了以往的辦公流程，使辦公方式更便捷更快速，取得爲理想的辦公效率。辦公人員使用計算機就可以接收和管理檔案，隨時隨地辦公和整理檔案，縮短了辦公時間，使檔案傳輸上傳和接收的速度有所提高，減輕了辦公人員的工作負擔，節省檔案流轉所需的資金，促使煤炭企業有更多資金開展其他業務，進而贏取更多經濟效益，同時，也實現了辦公自動化的目標。
3.方便管理各種檔案，節約了辦公成本
以往煤炭企業的辦公過程中，很多時候需要用到大量的紙張，造成了嚴重了浪費，而應用自動化辦公系統，更方便管理各種檔案，不需要打印檔案，節約了辦公成本，成爲一種自動化的管理方式，結合計算機一同使用，促使辦公人員更好地辦公，在電腦上就可以進行辦公，根據不同的檔案製作不同表格進行管理，再也不用擔心檔案出現損壞的情況，將大量的檔案統一儲存在電腦中，可以輸入諸多資訊，使辦公方式自動化，工作人員透過操作電腦就可以找到所需的檔案，不需要浪費很多時間，既節約了辦公成本，也提高了辦公效率。因此，煤炭企業應注重使用辦公自動化系統，有效降低了紙張的使用率，節省了很多開銷，使煤炭企業有更的資金運作，進而創造出更多的收益，實現了節約辦公成本的目的，做到妥善保管重要檔案，不再使用打印的方式整理檔案，進而快速整理檔案，從而提高管理檔案的效率。
4.增強了煤炭企業之間的溝通和共享
如今煤炭企業要注重引進自動化辦公系統，創新了傳統的辦公方式，使管理模式和辦公方式更便捷，構建了自動化的管理系統，隨時看到煤炭企業的經營情況和經濟效益，能夠快速找到所需的檔案，無需浪費時間去查找。另外，各個煤炭企業透過使用自動化辦公系統，能夠增強煤炭企業之間的溝通和共享，相互交流管理經驗，及時傳遞更有價值的資訊，實現資訊和資源共享，做到相互幫助共同發展，充分說明運用辦公自動化系統是十分重要的.，使煤炭企業隨時與其他企業溝通，全面掌握各個地區的煤炭的差異，瞭解到其他煤炭企業的運營模式，加強資訊的共享，使資訊傳遞的便捷，透過辦公自動化系統自動完成資訊傳輸任務，在短時間內可以實現資訊共享，煤炭企業之間可以擴區域合作，在共同的努力之下收穫更多的經濟效益。因此，應用辦公自動化系統已經成爲一種必然趨勢，增強了多個煤炭企業的溝通和交流，將價值的資源進行共享，爲彼此創造了合作的機會，也提供了交流的機會，從而推動各個煤炭企業快速發展。
5.構建內部學習的平臺
煤炭企業應用辦公自動化系統，構建了完善的內部學習的平臺，辦公人員和管理人員透過內部學習的平臺，發佈一些有價值的資訊，相互交流和溝通，增強工作人員之間的互動，促使煤炭企業內部更和諧，實時瞭解到煤炭企業的運作動態和經濟效益。也可以藉助內部學習的平臺，多學習一些自動化辦公的知識，靈活使用先進的資訊技術和網絡技術，更好地管理各種事務，使管理模式趨於自動化、規範化、科學化，有利於提高煤炭企業的管理水平。因此，構建內部學習的平臺是非常重要的，只有應用辦公自動化系統的前提下，纔能有效進行資訊技術的學習，加強工作人員的凝聚力，使各個部門掌握自動化辦公知識，學會靈活運用辦公自動化系統和軟件，推動管理工作順利開展，爲煤炭企業做出更多的貢獻。並且，認真學習內部學習的平臺發佈的知識，促使每個工作人員都能充分發揮出辦公自動化的功能，從而不斷提高煤炭企業的管理水平。
6.規範了辦公管理模式現階段煤炭企業應用自動化辦公系統，規範了辦公管理模式，推動管理工作順利進行，管理人員使用先進的自動化管理軟件，可以與其他部門相互協作共同管理各種事項，高效完成管理任務，有效提高管理效率。因此，運用辦公自動化系統是非常重要的，使管理流程簡單化、規範化、自動化，減少了以往復雜的管理程序，充分發揮自動化辦公系統的優勢和作用，實施自動化管理目標，使管理工作更到位，管理人員可以透過視頻商量管理策略，在短時間內做出管理決策，避免出現延誤事件的情況，及時處理各種問題。與此同時，可以系統地管理各種檔案，將檔案製作成電子版，統一保管在相應的檔案夾中，使辦公管理具有先進水平，規範了管理流程，改變了以往的管理模式，促使管理人員輕鬆做好本職工作，靈活應用辦公自動化軟件，更好地管理日常事務，清楚未處理的事情，減輕了管理人員的工作負擔，管理各種事項的方式呈現出自動化的特點，將不同的辦公檔案快速整理和劃分處理，以便於日後查找和使用，使管理檔案的效率有所提高，以免出現檔案損壞或是丟失的情況，辦公人員和管理人員透過運用辦公自動化系統的實用功能，爲煤炭企業做出更多的貢獻，並規範了管理模式，從而有效提高煤炭企業的經濟效益。
四、結語
綜上所述，煤炭企業在管理模式中應用自動化辦公系統，減少了人力管理的負擔，更好地管理各種檔案，使管理模式具有規範化和自動化的特點，實現辦公流程的自動化，有效提高了辦公效率，彌補傳統辦公方式的不足，有利於推動管理工作順利進行，同時，煤炭企業可以運用辦公自動化軟件，增強與其他企業的交流和共享，從而推動煤炭企業可持續發展。
參考文獻：
[1]高斌.煤炭企業辦公自動化的應用淺析[J].山東化工,2016,45(22):109-110.
[2]趙彥佳.煤炭企業辦公自動化系統的功能[J].科技與企業,2015(19):5-6.