論文關鍵詞：祕書工作 知識結構 自我調節
論文摘要：伴隨知識經濟時代的到來，國內外企業對祕書的要求越來越高。本文論述了祕書如何更新知識結構，全面提升自身的職業能力，來滿足當代經濟發展的職業需要。
祕書的正式定義爲“專門從事辦公室程序工作、協助領導處理政務及日常事務，併爲領導決策及實施服務的人員”。祕書在日常工作中經常要與單位各個部門和人員打交道，對單位的日常工作和整體狀況要有比較全面的瞭解。另外祕書職業也是一個單位的視窗，和其他公司的主管部門、大客戶都有聯繫，在工作中頻繁與外界接觸。尤其隨着現代社會的不斷髮展，在新的知識經濟時代到來之際，祕書職業更能鍛鍊人，培養人。祕書工作再也不是傳統觀念中簡單的電話接線員、接待員，以及收收發發、抄抄寫寫的文員，工作涵蓋面更廣，要求更高更嚴，掌握簡單的祕書知識已難以滿足工作的需要。21世紀是知識經濟的時代，新的時代要求祕書工作制度化、專業化、現代化，擔任祕書的人員應不斷充實自己，提高自己，應該時刻保持拾遺補缺、不斷更新、不斷優化自己的知識結構。
一、應具備一定的資訊素養
資訊素養(Information Literacy)的本質是全球資訊化需要人們具備的一種基本能力，即能夠判斷什麼時候需要資訊，如何去獲取資訊，如何去評價和有效利用所需的資訊。在現代社會，祕書人員具備較高的資訊素養十分重要。祕書應該能夠熟練地使用各種資訊工具，充分利用網絡、媒體接收來自不同渠道的檔案資料，根據自己的工作內容有效地收集各種公共決策資訊，並對收集的資訊進行歸納、分類、鑑別、遴選、分析綜合、抽象概括和表達，在多渠道多方位收集資訊的交互作用的基礎上，迸發創造思維的火花，產生新資訊的生長點，從而掌握並創造新資訊，達到收集資訊的終極目的。只有這樣，才能夠做好領導的參謀，及時爲領導提供各種有用有效的資訊資料，幫助領導不斷充實完善工作資訊和對決策進行輔助取捨，起到一定的補充提醒作用。
二、應具備較強的辦公自動化能力
辦公自動化（Office Automation）是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式，是當前新技術革命中一個技術應用領域，屬於資訊化社會的產物。它是集人、機器（設備）、資訊資源三者爲一體，構成了服務於各種目標的人機資訊處理系統。辦公自動化已經成爲企業界的共識。衆多企業認識到儘快進行辦公自動化建設，並佔據領先地位，將有助於保持競爭優勢，使企業的發展形成良性循環。祕書作爲辦公室的重要角色，辦公自動化能力是最重要的，尤其是知識經濟時代，有人提出已經進入了無紙化辦公，因此熟悉電腦操作和辦公自動化設備是祕書最基本的素質之一。祕書辦公自動化能力包括熟練使用計算機處理各種文字數據等材料，如Word文字的編輯和使用，Excel表格軟件的進階應用，PPT的製作和使用。當然僅僅使用計算機、傳真機、複印機等設備還不夠，還需要掌握一些多媒體的使用技能，以及網絡資訊傳輸、網絡安全、網絡銀行、網絡會議等多種應用技能。這樣的祕書才能跟上時代的節拍，才能爲科學管理和決策服務，達到提高行政效率的目的。
三、具備良好的現代公關工作能力
祕書工作作爲單位的一個對外視窗，在對外交流過程中，要求具有良好的公關意識，更加出色地完成祕書工作的各項任務。因此現代祕書要時刻保持塑造組織形象的意識，保障各種資訊暢通的意識，樹立服務公衆的意識，顯示真誠互惠的`合作意識。祕書具有公關知識十分重要，這包括要掌握公共關係基本理論知識，公共關係實務知識，相關學科的知識。公共關係是一門新興的學科，有較強的綜合性和多學科交叉性，同傳播學、市場學、心理學、社會學、廣告學、資訊學等相關學科有着密切的聯繫。因此祕書人員應根據工作需要，對這些學科進行廣泛涉獵。只有掌握了豐富的相關學科知識，才能站在一個綜合、系統的高度，以更加開闊的視野去分析、策劃和開展公共關係工作。
在具體工作中還要時刻注意樹立單位良好形象的意識，因爲祕書經常出現在重大的、關鍵的場合，客觀上承擔了公共關係的職責。還要具有廣結良緣的意識，知識經濟時代的企業，必須與股東、員工、社區、競爭者、消費者、原料供應商、經銷商、代銷商、甚至是金融機構、新聞媒體等多種人羣、多個部門打交道。一個廣結良緣的單位和個人，能夠代表或者協助領導部門真誠地和他們友好相處，與各類單位建立並保持良好關係，爲單位結交到越來越多的朋友，在工作中才能得到內外公衆的合作。這些能力雖然從書本上難以系統全面地學到，但是祕書應該在實踐中慢慢積累，提高自己的公關能力。
四、企業管理及法律法規知識
企業作爲市場競爭的主體，受到外部市場壓力以及內在市場動力的影響，面臨諸多的風險和變數，爲了避免更大的風險，就應該未雨綢繆，防範化解。作爲企業的重要員工，祕書更應該掌握一定的法律知識，如果沒有較高法律政策方面的知識修養，往往給工作帶來不利，甚至還會造成嚴重後果。因此，企業祕書作爲企業的樞紐級人員，法律知識是必備的基礎知識，他們必須做到知法、懂法、守法、護法，才能成爲企業名副其實的“參謀助手”。當然，法律政策體系規模龐大，祕書人員可結合工作需要，先掌握一般的法學和政策理論基礎，然後有針對性地學習有關的法律政策知識。首先要熟悉、瞭解與本企業有關的法律、法規，確保企業的生產經營活動在法律允許的範圍內；其次要熟悉並瞭解現行法律、政策在本企業是否已經用足，以協助領導在法律允許的範圍內拓寬生產領域和經營渠道，搞活經營活動；再次，還要密切注意本企業的權益是否受到非法侵害，運用法律武器保護企業。另外，涉外法律知識在現代企業進行對外經濟貿易活動中也越來越重要，簽訂涉外經濟合同更應具有嚴格的法律規定。現代企業祕書必須熟練掌握涉外法律知識，既要了解我國的法律，也要掌握國際上相關國家的有關法律規定。與此同時，還要掌握國際上隨時變化着的情況，如中國加入WTO後，祕書還要掌握WTO法等一些法律知識。
五、掌握與工作相關的其他知識
現在祕書工作內容越來越豐富，而且因單位性質不同，除一些基礎工作外，祕書工作也不盡相同。這就要求不同單位的祕書人員，從自身工作實際出發，有針對性地選擇學習一些與自己工作息息相關的知識，更新自己的知識結構。就事業單位而言，首先要掌握一定的保密知識。現在隨着網絡的發展，給大家工作帶來方便快捷的同時，也帶來了一定的泄密隱患，所以學習一定的網絡保密知識，提高自己的保密意識，在工作中嚴格遵守各項保密規定，在保護國家祕密的同時，也保護好自己。另外，掌握一定的涉外知識，隨着中國加入世貿組織，國際溝通的日益頻繁，也爲單位走出去提供了更多更好的機會和渠道，祕書人員懂得一些涉外知識也是適應這一潮流的需要。