預付賬款是指按照購貨合同或勞務合同的規定,預先支付給供貨方或提供勞務方的款項。在日常覈算中,有的企業由於主觀、客觀方面的原因錯用該科目或利用該科目隱瞞利潤、推遲納稅等,了企業財務資訊的真實性。
一、“預付賬款”在日常覈算中誤用的形式及原因
一是企業購置機器設備、廠房的預付款或預付在建工程款等誤記入“預付賬款”。在實際覈算中,對企業購置機器設備、廠房的預付款或預付在建工程款,許多財務人員不知道應該將其列支在“預付賬款”還是“在建工程”或“工程物資”科目。他們認爲只要是預付的各種款項,均應在“預付賬款”科目列支,對“預付賬款”科目含義存在誤解。《企業會計制度》規定,預付賬款科目覈算企業按照購貨合同的規定而預先支付給供應單位的款項。該科目屬於流動資產類科目,用來覈算購入存貨時形成的預付款。而上述的採購機器設備、廠房的預付款項或預付在建工程款屬於固定資產類覈算的對象,應當根據其性質用“工程物資”或“在建工程”科目覈算。
二是職工借支而預付的材料款誤記入“其他應收款”科目。在會計實務中,企業採購部門人員借支去採購材料等貨物時需要先付款,財務部門只持有采購人員的借條,發票和供貨企業的收據在當月收不到,會計人員在做賬時往往誤用“其他應收款”科目覈算預付材料款。一般情況下,和主營業務無關的業務都可以用“其他應收款”覈算,而“預付賬款”一般覈算和主營業務有關的項目,如採購材料等。所以職工借支預付的材料款應記入“預付賬款”而不是“其他應收款”科目。
三是資產負債表中的預付賬款項目填列不正確。會計期末,財務人員在編制資產負債表時,往往容易將應付賬款和預付賬款合併,如將“預付賬款”總分類帳戶的期末餘額直接填列在資產負債表的“預付賬款”項目中,這樣計算不一定正確,因爲總分類帳戶等於所屬各個明細分類帳戶餘額之和,而預付賬款總分類賬中可能含有應付賬款明細賬金額。
四是將房地產開發企業預付工程款和預付的土地使用權款誤記入“在建工程”。在房地產開發企業日常覈算中,個別財務人員沒有考慮到房地產開發企業的特殊性,將預付工程款和預付的土地使用權款誤記入“在建工程”科目或“工程物資”科目。對於房地產開發企業來說,其開發項目屬於存貨,其預付工程款和預付的土地使用權款應該使用“預付賬款”和“開發成本”兩個科目進行覈算,而不是記入“在建工程”或“工程物資”。
五是“預付賬款”長期掛賬影響損益和稅收。企業按購貨合同預付貨款後,由於有的供貨單位不開發票,有的供貨單位可能倒閉或撤消,有的未倒閉但時間達兩年以上不可能開發票,財務人員不對這筆業務進行賬務處理,致使預付賬款長期掛賬,影響當期損益。在這種情況下正確的`處理是:如有確鑿證據表明其不符合預付賬款性質,或者因供貨單位破產、撤消等原因已無望再收到所購貨物的,應將原計人預付賬款的金額轉入其他應收款,並計提相應的壞賬準備。
二、加強企業預付賬款管理的措施
以上列舉了預付賬款在企業實際覈算中可能發生錯誤的幾種形式,爲了使企業提供的財務資訊更加真實、可靠,規範預付賬款的使用,必須對企業的預付賬款加強管理。具體措施如下:
一是建立健全預付賬款的相關制度。(1)建立健全預付賬款管理責任制度。財務部門工程管理人員負責預付賬款中的設備管理工作,材料覈算人員負責預付賬款中的材料借款管理工作,供應部門負責預付賬款的清查催收工作。透過加強對預付賬款的管理,加速資金週轉,提高資金使用效益。(2)建立預付賬款的控制制度。發生預付款項時必須簽訂合同,合同經各有關部門會籤後,上交一份財務部備查。同時爲了節約貨幣資金的支出,供應部門應按照經部門主任、總會計師審批後的購貨合同的規定,辦理預付賬款支付手續,嚴格控制各種預付款項的額度。未簽訂購貨合同的業務不得發生預付賬款,外委工程不準發生預付賬款。(3)建立預付賬款臺賬管理制度。財務部門應與客戶協商,要求客戶建立預付賬款臺賬,詳細反映各客戶預付賬款的增減變動、餘額、發生時間、對方負責人、經辦人、對方的經營狀況、預付賬款的清理情況、清收負責人和經辦人等資訊。對各種預付款項,應按照購貨協議或合同的規定,按單位或個人名稱、債務單位、個人或供應單位名稱設定有關的明細賬並詳細記載。同時將購貨合同、簽證單和臺賬一同保管,形成完整的檔案。(4)建立健全預付賬款清理責任制度。按照供貨合同或提供勞務合同的協議,指定專人做好結算和催收工作,制定工作計劃,按期定額回收,防止可能的意外和損失發生。供應部門經辦人要按購貨合同規定的時間組織交貨,驗收入庫,並在7日內報銷。如超過報銷期限,每天按預付金額的千分之三收取經辦人資金佔用費。財務部門對所發生的預付賬款如有確鑿證據表明其不符合預付賬款的性質,或因供貨單位破產、撤消等原因已無望再收回所購貨物的,應將其轉入其他應收款。(5)建立財務人員培訓制度。財務人員要不斷接受繼續,熟練系統地掌握會計知識和預付賬款的運用,不做錯賬。(6)建立單位負責人的責任制度。單位負責人應對本單位採購與預付款內部控制的建立健全和有效實施以及採購與預付款業務的真實性、合法性負責。(7)建立預付賬款和定金的授權標準制度,加強預付賬款和定金的管理。