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IT環境下財務會計流程的再造

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IT環境下財務會計流程的再造
財務流程是指財務會計部分爲實現財務會計目標而進行的一系列活動。它包含數據的採集、加工、存儲和輸出,是連接業務流程和治理流程的橋樑。因此,財務會計流程的設計思想、數據採集效率、加工的正確性和有效性,將直接到治理活動的質量和效率。


一、傳統財務會計流程的缺陷


1.傳統財務會計流程是建立在傳統分工論基礎上的的會計模型,數據間聯繫和控制相對疏鬆。傳統會計的鼻祖——帕喬利思想的核心是分類系統,也稱爲會計科目表。它使用會計科目表把資產、負債和所有者權益的財務度量結果分類彙總,並將彙總的數據提交給用戶。隨着企業組織規模的不斷擴大,業務也隨之複雜,爲了有效地完成財會工作,會計按照亞當·斯密的勞動分工論,將財務會計流程細分爲工資覈算、原材料覈算、固定資產覈算、財務覈算等相對獨立的工作。儘管在IT技術得到廣泛的今天,企業財會職員也積極採用資訊技術,但也只是簡單地模仿和照搬手工會計流程,固然也利用了現代資訊技術,建立了很多獨立的子系統,如材料覈算系統、賬務處理系統等。但這只是實現了財務會計的流程自動化,實質只是操縱手段的改變,並沒有改變傳統資訊系統結構的本質。其結果一方面是各子系統或模組之間彼此分隔,另一方面有些軟件在開發時沒有同一規劃,而是採用單項開發,再透過轉賬憑證的方式傳遞各種資訊,無法形成一個有機的整體。各子系統是缺乏會計數據傳輸的實時性、一致性和系統性的資訊孤島。各覈算子系統所提供的數據與資訊,只能滿足財務會計部分的需要,而不能滿足與之相關的其他職能部分的需要。


2.傳統財務會計流程導致會計資訊系統與企業其他業務系統的相對獨立,無法使“大會計資訊系統”的思想延伸到企業業務流轉的全過程,會計資訊不能滿足治理的需要。由於傳統的會計體系結構、思想和技術的制約,在一項業務活動中,會計收集數據的依據是判定該數據是否影響組織的財務報表,也就是隻採集符合會計事項定義的數據集,只對企業業務事件數據的一個子集加以採集,即資金流。而對於業務活動過程中伴隨的物流和資訊流,卻不予考慮。這一部分的資訊則由相關業務職員來採集。這就使得與同一業務活動相關的數據被分別儲存在會計職員和非會計職員手中。由於傳統會計體系只關注整個業務流程的一小部分,不僅忽略了大量的治理資訊,同時有可能使會計資訊系統與其他業務系統數據不一致或重複。


現代企業會計的兩個重要領域是財務會計和治理會計。財務會計一般也稱爲對外會計,它要求有嚴格的'會計流程、記賬、賬簿和報表格式。一方面,各種賬簿的區別在於對同一數據的彙總方式和彙總程度不同,同一數據以不同形式存放在不同的賬簿中,導致數據冗餘,同時也不能直觀地反映一項經濟業務的原貌;另一方面,對於資訊使用者來說,更誇大未來,誇大數據的相關性和靈活性,更多地關注非貨幣數據,因此資訊使用者單憑會計賬簿和財務報表上所提供的貨幣數據,希看從多層次、多視角上分析企業的財務狀況和經營成果時,資訊就明顯不足。


3.傳統財務會計流程無法實現企業實時監控的需要。由於一項業務活動中的資金流和物流資訊是在業務發生後由不同的職員在不同的時間採集的,傳統的會計資訊系統反映的資金流資訊往往滯後於物流資訊。將滯後的原始會計數據經過傳統的會計流程的處理,會計賬簿和財務報表的餘額已不是閱讀時點的數據,企業無法對經營活動進行實時控制,也無法應對多、變、快的市場競爭。因此,需要建立一個高度集成的資訊系統來實現財務業務一體化,實現財務數據與業務數據同時採集,才能滿足資訊使用者的需要,進步企業的競爭力。


二、業務流程再造分析


業務流程再造,是指以作業爲中心,擺脫傳統組織分工理論的束縛,進步顧客導向、組織變通、員工授權及正確地運用資訊技術,達到適應快速變化的環境的目的。業務流程再造主要包括三個環節:業務流程的分析與診斷、業務流程的再設計、業務流程重組的實施。業務流程重組的主要方法有:公道利用資訊技術,合併相關工作或工作組,工作流程的各個步驟按其順序進行,模糊或跨越組織界限。IT技術使時間、空間和間隔的限制不復存在,因此,可以使嚴格劃分的組織界限模糊,甚至跨越組織界限,建立擴展的企業業務。