摘 要: 學院辦公室是一個綜合性的辦事機構,是領導的參謀和助手。辦公室工作執行領導決定,爲領導提供決策依據,起着聯繫上下、溝通左右的紐帶作用。辦公室工作的性質要求從業人員具備良好的個人素質和品行。本文就如何提高學院辦公室人員的基本素質提出一些思考。
關鍵詞: 學院辦公室人員 辦公室工作 基本素質
學院辦公室的職能是參與政務、管理事務和做好服務。辦公室工作的內容非常繁雜、瑣碎,有些突發性工作經常是時間緊、任務重、要求高,但報酬卻很少。辦公室人員如果沒有強烈的責任感、事業心,缺乏良好的個人素質,很難把各項工作做得完美。我結合實際情況,就如何提高學院辦公室人員的基本素質談幾點認識。
一、培養敬業意識,增強集體觀念
素質是指人完成某類活動所必須具備的基本條件,敬業是指待人處事的態度,也是一種遇事執着的精神。敬業精神是一種高度的責任感和崇高的職業道德。責任感簡要地說就是把份內的事做好,是一種內在的道德要求,它是個人對社會或他人所承擔的道德責任,也是基本的道德準則和規範的體現,更是一種有意識的表達和自覺的.體現。做好辦公室工作首先要培養敬業愛崗的精神和良好的職業道德。
敬業精神和進取精神,是一種積極的品行,是一個人進步、向上的內在動力。只有具備強烈的進取精神,才能在主觀上主動承擔各項工作,並盡力把它做好。渴求進步,積極進取,獻身事業,在職業上獲得良好的社會評價,得到他人的尊重。因此,辦公室工作人員必須有良好的敬業精神,安心、熱愛本職工作,並把本崗位工作當作自己的事業來做。只有這樣,才能積極奉獻,任勞任怨,幹一行,專一行,盡職盡責做好工作。
學院辦公室工作的服務範圍比較廣,工作量大,涉及到教職員工和學生的教學、科研、學科建設等方方面面的工作,任何一個環節出了差錯,都有可能影響到整個學院的工作。因此,在安排工作、考慮問題時,必須有全局觀念和協作意識。辦公室在安排具體工作時,要注重條理性和靈活性相結合,對於難以把握的事務要留有空間,提前準備。辦公室要與各科室相互配合、相互協作、相互支援。同事之間也要配合默契,講協作,講團結,集體利益高於個人利益,絕不能相互之間挖牆角,遇到困難時更要相互幫助、密切配合協作,積極想辦法解決問題。
辦公室人員因工作上的需要,有時或經常與領導幹部接觸或交往,在向領導彙報工作或完成領導交辦任務的過程中,有單獨和領導接觸的機會,這就需要辦公室人員有着良好的個人素質和道德規範,給領導提供客觀的、公正的資訊和資料,便於領導正確地分析問題和解決問題。在與多位領導相處時,一定要以事業爲重,從實際工作出發,盡力維護領導班子的團結和威信,不能單從感情出發,看人行事,不能有靠近誰、疏遠誰的思想和行爲。絕不能把帶有個人傾向的資訊傳遞給領導,以免影響領導分析研究和判斷決策,最終把工作搞亂、搞砸。
辦公室處於各種人情世故和各種矛盾的交匯處,每天來來往往的人很多,各種閒言碎語也不少。這就要求辦公室人員要講正氣、講原則、有頭腦,一切工作從大局考慮。不利於團結、不利於工作的話,不要講,更不能傳,以免引起誤解,造成負面影響,使同事之間的關係變得緊張複雜,最終影響工作。
辦公室人員還要有吃得了苦和吃得了虧的心理準備,要理性面對各種利益和誘惑,絕不能打着領導的旗號謀取私利,對於該得到的可以得到,但不一定都要得到;不該得到的決不能去撈,要爲構造和諧社會樹立良好的風氣。在處理問題時,要有冷靜的頭腦、謙誠的風度,對一些棘手的事情要有耐心,不能以煩對火,不要把事情弄僵。對於某些特殊工作的處理,還應注意語言藝術,運用應變能力,透過語言藝術來表達應變能力,儘可能做到既能辦成事,又不違反規章制度和原則規定。