企業辦公室祕書在企業內部處於中心樞紐位置，實現領導與下級各部門之間的協調，客戶與領導之間的溝通等。辦公室祕書是領導的重要助手，因此企業祕書要不斷較強的溝通協調工作能力，實現爲輔助企業領導高效完成工作，以促進企業經濟效益和社會效益的提升下面是文祕協調工作的要點，歡迎參考！
一、協調工作的概念及其特點
1、協調工作的概念：所謂協調是指人們爲實現一個共同的目的或完成某一項共同的任務而相互溝通，達到步調一致的一種行爲方式。任何領導機關，都必須對所屬的各個部門、各個單位、各方面工作經常進行協調，才能使領導機關的工作有序運轉。辦公室是同級領導機關的綜合協調部門。因此，做好協調工作是增強辦公室工作凝聚力、發揮辦公室參謀助手作用不可缺少的一種工作方法。
2、協調工作的特點：
①具有一定的行政約束力。辦公室的協調是受領導的委託，代表領導機關行使職能的一種行爲。比如，爲了部署某一項突擊性工作任務，辦公室受領導的委託召開有關部門或單位參加的協調會，交辦工作任務。這類的協調，不是協調哪個單位可完成或者可以不完成的工作，而是很明確地要求在一定的時間內必須完成某項工作任務。
②具有嚴格的程序性要求。協調工作不能隨心所欲，想當然的處理問題，而是按照領導的意見與要求進行辦理。協調處理問題必須有政策依據、法律依據、實事依據。
③具有較強的時效性特徵。有些突發性事件的協調處理，時效性很強，協調人員不能拖踏推諉，延誤時機。
二、協調工作的作用
第一，協調是保證認識統一、步調一致，政令暢通的需要。在改革開放和建設社會主義現代化的進程中，各種新情況、新矛盾、新問題不斷出現，社會各階層和廣大羣衆的思想空前活躍，社會分工越來越細，每個部門、每個單位所處位置和利益關係也不同，在理解和貫徹領導決策時，難免會出現一些認識上的分歧和行動上的不一致，這就需要透過協調來統一大家的思想，協調各方的行動，以保證決策的貫徹和政令的暢通。比如城市創建活動，涉及到城區的各個單位、各個行業、每個家庭和每一個人，對少數單位、少數個人來說，甚至直接影響其自身的利益。如常德市禁止佔道經營，撤除違章建築等等，就牽涉到個人的切身利益。當時，有些人認爲，這不符合老百姓的心願，不切合常德的實際。爲了協調大家的行動、統一市民的認識，市委市政府領導帶頭分片包乾，市直單位和社區負責人以及創建工作人員上街入戶做協調工作。最後，“四個城市一起創“均摘得了牌子，無不包含了協調的成果。可以說，在創建過程中，協調處理的矛盾之多，協調處理的難度之大，協調處理牽涉面之廣，都是前所未有的。創建成效也是顯著的，城市變美了，環境變優了，人們對創建的認識提高了。
第二，協調是使領導擺脫繁瑣事務，集中精力謀大事、抓大事的需要。黨政機關日常事務千頭萬緒，各方面的問題矛盾較多，如接待羣衆上訪、籌辦各類會議和組織各項活動等等，如果都事無鉅細地集中到領導那裏去解決，既不可能，也沒必要。像一些涉法涉訴、涉軍羣體上訪問題，上訪人員都要求與領導直接見面，這些上訪人員到市委機關來了以後怎麼辦？作爲辦公室負責接訪的人員，就要主動處理、主動協調。一方面，聽取上訪人員代表的意見與要求，耐心做好解釋和勸阻工作；另一方面，通知信訪等相關部門和單位派人共同處理，及時化解矛盾。
第三，協調是溝通感情，增強合力，密切黨羣幹羣關係，改進機關工作作風的需要。各級機關辦公室處於溝通上下、聯繫左右的樞紐地位，是保持機關正常運轉的”橋樑“和”紐帶“。透過各級機關辦公室的有效協調可以促進各部門之間、上下之間的瞭解，建立一種和諧有序的關係，從而變分歧爲共識，化消極爲積極，增強黨政組織的凝聚力和向心力，促進整體功能的發揮。
三、協調工作的主要內容
協調工作大致包括八個方面的內容，即政策協調、計劃制定工作中的協調、事務工作中的協調、會議協調、受理請示報告工作中的協調、公務活動協調、公文協調和關係協調。這裏，着重討論一下事務工作中的協調、會議協調、公務活動協調和關係協調等四個方面的協調問題。
第一，日常事務協調。日常事務協調主要是指各級辦公室在日常工作運轉中處理具體事務的協調。如處置突發性事件、接待上訪羣衆、接待上級領導和外地來客等方面的協調。處置突發性事件的協調工作是辦公室一項重要的協調工作。當辦公室人員接到發生突發性事件的情報後，應立即按程序報告有關領導，然後根據領導的批示，與有關部門或有關的區縣（市）及時進行銜接協調。像前幾年發生的9·1大案、學生羣體中毒事件等，辦公室主要是圍繞領導的決策做好銜接聯絡工作。處置突發性事件協調工作要注意把握三個重點：一是時效性。協調工作應快捷及時，切勿貽誤時機。二是程序性。辦公室人員接到突發性事件的情況報告後，不能自作主張，應逐級向有關領導報告，主管領導不在或一時找不到的，可以直接向機關主要領導報告。三是及時瞭解和掌握事態發展情況，爲領導決策提供參謀意見。如接待上級領導等重大接待活動的協調工作，包括擬定接待方案報領導審批、落實分解任務，即食宿、考察點及路線、安全保衛等。一次重大接待活動要涉及到中央、省委辦公廳和警衛部門，市本級的公安、接待、信訪、交通、衛生、供電、供水等部門，以及相關的區縣（市）等，做好這些相關部門和單位的協調工作，是確保順利完成接待任務的關鍵。接待活動協調工作要注意把握兩個重點：一是周到細緻；二是及時準確。接待活動協調工作有很多細微末節，也有很多藝術技巧，搞得好可以讓領導滿意；搞不好，可能使客人不高興。
第二，會議協調。承辦會議是一個系統工程，它包括會前準備、會中服務、會後服務等工作。近年來，我們根據會議服務工作經驗，總結制定了大型會議服務規範，還創新地制定完善了會議服務規範40項。辦一個大型會議，不是一個部門或單位能夠完成的，需要幾個或若干個部門的協作與配合，這就有一個協調的問題。會議協調主要有哪些？我想應該包括以下幾點：一是會前準備工作的協調。包括對會議議題、會議規模、會議地點、會議資料、會議餐宿、會議交通等方面與有關部門的協調。如會議議題的協調，以市委常委會議議題協調爲例，通常有兩種情況，一種是根據書記或祕書長的意見收集議題，對議題進行綜合歸納，拿出初審意見報領導審定；第二種是對市委常委會研究時會議議題順序的協調，主要是根據領導的工作中心和工作部署，按照工作的輕重緩急排列順序，報請主持會議的領導審定。二是會議期間的協調。包括協調會議發言的`安排、參觀點和參觀路線、安全保衛、醫療保健、供水供電、音響空調等。比如市委召開的全市推進工業化城鎮化工作會議、全市推進社會主義新農村建設會議等。在日程安排中，會議前2天要進行參觀。會議參觀就涉及到各區縣（市）、市城區參觀點的選點、參觀路線、參觀車輛、參觀人員及乘車安排等事項。這些事項的安排落實涉及很多單位，就需要做很多的協調銜接工作。三是會後事項的協調。包括協調會議議定事項的落實、會議經費的申報和結算以及會務工作的總結。比如市委常委會議議定事項的落實，往往以紀要形式下發，市委督查室進行跟蹤督查，督查的過程實際上就是一個協調落實的過程。
【拓展】
文祕專業知識介紹
一個稱職的祕書，必須具有運籌能力、辦事能力、調查研究能力、組織協調能力、交際能力、文字表達能力和操作現代化辦公設備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現其它能力的基礎。可以這麼說，文字表達能力是祕書工作人員的基本功，是“看家”的本領。
那麼，怎樣纔能有效地提高文祕寫作的能力呢?具體說來，主要應注意以下幾點：
首先，要端正態度，培養興趣，自覺學好文祕寫作。
不管幹什麼事情，必須有正確的態度和濃厚的興趣，這樣纔有動力，才樂於去幹，並想方設法去把工作幹好。學習文祕寫作也是如此。寫作，是一種複雜、精細的精神生產，是一項十分嚴肅而艱苦的創造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業社會向資訊社會過渡中，有五件?最重要?的事情應該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會裏，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這裏所說的?讀寫技能?，首先就是足以應付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應用寫作能力。”與此同時，我們還要培養學習文祕寫作的濃厚興趣，變被動爲主動，變要我學爲我要學。愛因斯坦說過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，爲伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如飢似渴地去鑽研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恆，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。
其次，學習文祕寫作基礎知識，借鑑優秀作品。
寫作有沒有規律可循、方法可求呢?我們的回答是肯定的。古人說：“寫作無祕僱作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學的文祕寫作教材，就是前人文祕寫作經驗的科學總結，就是揭示文祕寫作的一般規律、引導人們掌握文祕寫作方法和技巧的理論。
要提高文祕寫作能力，還應有意識地選讀一些範文，以作借鑑。魯迅說過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說明着?應該怎樣寫?。只是讀者很不容易看出，也就不能領悟。我們也應認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文;借鑑只是從中汲取營養，經消化後成爲自己的東西;而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。
最後，要勇於實踐，堅持多練習、多修改。
寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足於多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學若練，堅持不懈，纔會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領。 作爲文祕人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文祕寫作能力的一個重要環節。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規律，也是寫文章責任心強的一種表現。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收穫。作爲稱職的祕書人員，要有高度的責任感，，養成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽取領導和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反覆推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。
文祕必須掌握的電腦技巧
一、紅頭檔案的製作及標準
1、進行頁面設定
選擇“檔案”——“頁面設定”選擇“頁邊距”附籤，上：3.7釐米 下：3.5釐米 左：2.8釐米 右：2.6釐米。選擇“版式”附籤，將“頁眉和頁腳”設定成“奇偶頁不同”,在該選項前打“√”。選擇“文檔網格”附籤，“字型設定”，“中文字型”設定爲“仿宋”;“字號”設定成“三號”，單擊“確定”按鈕，選中“指定行網格和字元網格”;將“每行”設定成“28”個字元;“每頁”設定成“22”行。然後單擊“確定”按鈕，這樣就將版心設定成了以三號字爲標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。
2、插入頁號
選擇“插入”——“頁碼”，“位置”設定爲“頁面底端(頁腳)”，“對齊方式”設定爲“外側”。然後單擊“格式”按鈕，“數字格式”設定爲全形的顯示格式，單擊“確定”按鈕，再次單擊“確定”按鈕完成頁碼設定。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全形方式的短線;並將頁碼字號設定成“四號”;字型任意;奇數頁的頁碼設定成右空一個漢字，偶數頁的頁碼設定成左空一個漢字。
3、發文機關標識製作
選擇“插入”——“文字方塊”——“橫排”選單項，鼠標將會變成“┼”，在Word 20xx版面上單擊鼠標左鍵，出現一個文字方塊，在該文字方塊內輸入發文機關標識，輸入完成後，選中該文字方塊，單擊鼠標右鍵——“設定文字方塊格式”，在這裏來設定紅頭的屬性。
選擇“顏色和線條”附籤，“顏色”設定成“無填充顏色”。選擇“大小”附籤，“高度”設定成“2cm”;寬度設定成“15.5cm”。注：用戶可根據實際情況調節尺寸。選擇“版式”附籤，單擊“進階”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設定成“居中”，“度量依據”設定成“頁面”;垂直對齊： “絕對位置”設定成“頁邊距”， “下側”設定成“2.5cm”——平行文標準，“8.0cm”——上行文標準，注：用戶可根據實際情況調節尺寸。然後單擊“確定”。
選擇“文字方塊”附籤，左、右、上、下都設定成“0cm”，單擊“確定”完成。文字方塊屬性全部設定完成，單擊“確定”按鈕。選中文字方塊內的全部文字，將顏色設定成“紅色”，字型設定成“小標宋簡體”，字號根據文字方塊的大小設定成相應字號，但要儘量充滿該文字方塊，這樣，寬爲155mm、高爲20mm、距上25mm的紅頭製作完成。
4、紅線製作
首先將“視圖”——“工具欄”——“繪圖”選中，單擊“繪圖”工具條的直線工具，鼠標會變成“十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平線，然後選中直線單擊鼠標右鍵，選擇“設定自選圖形格式”，紅線的屬性在這裏進行設定。選擇“顏色和線條”附籤，“顏色”設定爲“紅色”;“虛實”設定爲“實線”;“粗線”設定爲“2.25磅”。選擇“大小”附籤，“寬度”設定爲“15.5cm”。選擇“版式”附籤，單擊“進階”按鈕，水平對齊：“對齊方式”設定成“
中”，“度量依據”設定成“頁面”，垂直對齊：“絕對位置”設定成“頁邊距”，“下側”設定成“7cm” ——平行文標準，“13.5cm”——上行文標準，注：用戶可根據實際情況進行調節。單擊確定。
5、文號製作
平行文文號：文號——三號仿宋、居中顯示。
上行文文號：文號——三號仿宋字型、左空一個字的距離;簽發人——三號仿宋字型;簽發人姓名——三號楷體、右空一個字的距離。 注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇“插入”——“符號”——“符號”附籤，找到六角符號後，將遊標置於準備插入的地方，單擊“插入”按鈕即可。
6、主題詞製作
選擇“表格”——“插入”——“表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵——表格屬性——“表格”附籤，“對齊方式”設定爲“居中”;然後單擊“邊框和底紋”按鈕，在“預覽”視窗中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內容：主題詞用三號黑體;主題詞詞目用三號小標宋;抄送、抄送單位、印發單位及印發日期用三號仿宋。
7、儲存成模板檔案
單擊“檔案”——“儲存”，“儲存類型”：選擇“文檔模板(*)”;“檔案名”：給模板命名;“儲存位置”：模板所在路徑(一般不做，默認即可)。 至此，模板製作完成。以後所有屬於此種類型的公文都可以調用該模板，直接進行公文正文的排版。 要對該模板進行修改，可以調出相應模板，方法是：選擇“檔案”——“開啟”，找到相應的模板路徑，若模板儲存時按系統默認設定的，然後單擊“開啟”按鈕調出模板即可進行修改。
二、公文正文排版
1.依據模板建立新公文：
選擇“檔案”——“新建”——“常用”附籤，選中所需模板，單擊確定，調出模板。
2.製作公文正文內容：
正文內容根據用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字複製進來，但必須遵循以下國家標準：
標 題——二號小標宋字型，居中顯示; 主送機關——三號仿宋字型，頂格，冒號使用全形方式;
正 文——三號仿宋字型;
成文日期——三號仿宋字型，右空四個字的距離，“○”和六角符號的輸入方法一致，不能使用“字母O”或“數字0”代替。
文號、簽發人、主題詞——按照模板定義的字型填寫完整。最後，將紅頭、紅線、文號、簽發人、標題、主送機關、正文、成文日期、主題詞的相互位置調整好。
三、用Word製作電子公章
1、圖章輪廓
選擇“插入→圖片→自選圖形”，在“繪圖”工具欄中選擇橢圓，按下Sfift鍵在文檔中拖出一個圓，設定爲“無填充色”，線條寬度爲2磅，顏色爲紅色，“疊放次序”爲“最底層”。
2、編輯文字
在文檔中插入藝術字，選擇環形藝術字，輸入內容後設定字型、字號，然後用藝術字周圍的8個拖拉按鈕把文字拖成圓形，並放在已經畫好的圓內，可以用Ctrl鍵和方向鍵幫助移動到準確的位置。並把藝術字設定成紅色。
3、插入五角星
在“自選圖形→星與旗幟”中選中五角星，然後在文檔中畫出一個大小適合的五角星，並設定成紅色，移動到圓中合適的位置，然後選中圓、藝術字、五角星，單擊鼠標右鍵，選擇“組合”，一個公章就製作出來了，要用時複製一個到目標處，是不是很正規啊!
工作職責
一、教學祕書工作職責：
1、協助院領導抓好教學常規工作的安排，檢查與總結工作。
2、及時向院領導傳達上級部門安排的各項任務及上報院的有關情況。
3、協助院領導處理好日常的教學事務工作，並及時進行請示與彙報。
4、負責收集撰寫整理，管理各種教學資訊和教學檔案。
5、負責教學檔案的建立與管理工作，作到分門別類，有條理。
6、作好各種檔案的收發，登記與管理工作。
二、生活祕書工作職責
1、協助院領導抓好教學辦公用品的供應與發放工作，監督辦公費用的使用情況。
2、協助院領導、班主任抓好勞動衛生工作。
3、負責院辦公室必須設施如教室、辦公室門窗、桌、椅、照明設施、黑板等的維修和電話管理工作。爲保證正常的教學秩序作好物質保證。
4、負責全院教職工的考勤與學生考勤的彙總工作。
5、協助院工會作好全院教職工的福利工作。
6、協助院長用好院基金的使用管理工作，所有經費的支付與回收工作。
7、作好教職工的生活服務工作如準備好開水、洗手水、內務整理等。
8、作好院資料室的收發與報刊雜誌的徵訂工作。