1、信頭 The heading
信頭就是指書信中發信人的地址和發信的日期等。
通常情況下，公司都會專門印製帶有信頭的信箋紙，包括髮信人的姓名，地址，電話，傳真等。當我們撰寫傳統信件時，直接使用這種信箋紙就可以。
2、編號(寫信人的名字縮寫)和日期 The sender name and the date
這部分內容是爲了方便今後查詢信件用的。
3、封內地址 The inside address
這裏就是指收信人的姓名和地址，一般寫在信箋的左上方。收信人名稱地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一併寫出。另外，如果不是完全公事化的書信往來，或者已經從公事的關係漸漸發展成爲帶有私人性質的友好信件往來，由於稱呼這一欄的內容已經說明了收信人的身份，所以可以不必填寫封內地址。
4、事由 The subject heading
事由也就是我們通常說的主題，可以直接寫明信件的`重點，讓人不必讀完全信才瞭解到信的內容。所以事由要寫得簡明扼要。
5、稱呼 The salutation
指對收信人的一種稱呼。
較常使用的有Dear Sirs, Dear Madam, Dear Mr. XX,。稱呼後面的標點，一般使用逗號。稱呼裏的第一個字母要大寫。
6、開頭語 The open sentences
開頭語沒有統一的格式，但習慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內容加以綜合敘述，使對方一目瞭然這是答覆哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，並表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節，要求簡單明瞭。
7、正文 The body of the letter
信的主體。一封信件的優劣，完全要看正文寫的好或壞。我們會在後面繼續討論寫作商務信函的一些技巧、規則。
8、結尾語 The complimentary close
結尾語一般用來總結文字所談的事項，提示對收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答覆詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結束後，另起一段寫結尾語。
9、結束語 The complimentary close
結束語是結束信函時的一種客套，應該與前面的稱呼相呼應。例如：“Sincerely,” “Best Regards, ”or “Yours Truly,”. 結束語寫在結尾語下隔一行，只有第一個字母大寫，後面加逗號。
10、簽名 The signatrue
寫在結束語的下面，簽上寫信人的名字。如果是傳統的信件，寫信人最好親筆簽上您的名字，因爲用印章的話，說明該信件並非本人親自過目，只是通函而已，不爲人重視。簽名的下面，最好寫上發信人的職位。
11、附件 Enclosure
如果信中有附件，應在左下角註明Encl. 或Enc.。
例如：
Encls: 2 Invoices
Enc.: 1 B/Lading