商務信函書信是日常生活中常用的文體，下面小編收集了關於商務英文信函格式寄範文大全，歡迎閱讀!
篇一 : 商務邀請函的格式
1、商務信函信端(Heading)
信端即信頭，一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括髮信人或單位的電話號碼、電報掛號、電傳、傳真和郵政編碼等。西方國家中有些信端甚至還有單位負責人的姓名、職務和職稱等。 信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時發出，便於覆信和查閱。用一般的信紙寫信時，信端應寫在信紙的右上角，若字數較多，可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字數較少，可適當多向右移一些，使整個信端的重心落在右上角。
商務信函信端的寫法主要有並列式和斜列式兩種。從目前情況來看，前者更爲常用。採用並列式時，每行開頭要左對齊;採用斜列式時，每行開頭逐次向右移二三個字母的距離。例如：
(1)並列式
16 Fuxing Street
HaidianDistrict
Beijing
Post Code:100035People’s Republic ofChina
Tel:63211234
Aug. 20,2004
(2)斜列式(Indented Form)
16 Fuxing Street
Haidian District
Beijing
Post Code: 100035
People’s Republic of China
Tel: 63211234
Aug. 20, 2004
寫信端時，先寫發信人的地址，地點的名稱按由小到大的順序排列，然後是其它項目和發信日期。具體次序是：第一行寫門牌號和街名;第二行寫區名、市(縣)名、省(州、邦)名，往國外寄的信，還要寫上國家的名稱;國家名稱的前面加上郵政編碼，其後可寫上電話號碼，最後一行寫發信日期。如果寫信人的地址是機關單位的名稱，則將其作爲第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號碼和街名，則第一行可寫上所在班級或專業組的名稱;第二行寫系、科、室名稱;第三行寫學校名稱;第四行寫市(縣)、省(州)名稱;然後再寫郵政編碼、國名、電話號碼、發信日期等項。
如果使用標點符號，則在每行末尾加逗號，最後一行的末尾加句號。但當前的信件中行末大都不加標點符號，但在每行之內該用標點符號的地方，仍要用標點。特別要注意的是，門牌號碼和街名之間要加逗號。月份和日期之間不可用逗號。在西方國家，城市名稱之後往往寫有字母或數字(如 New York, 103)，表示城市的郵政編碼。
關於發信日期的寫法，應注意以下幾點：
①年份應完全寫出，不能簡寫。
②月份要用英文名稱，不要用數字代替。
③月份名稱多用公認的縮寫式。但 May, June, July, 因爲較短，不可縮寫。
④寫日期時，可用基數詞1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序數詞 lst,2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數詞，簡單明瞭。
日期可有下列幾種寫法：
① Oct. 20,2004
② 10 May.,2004
③ 3rd June,2004
④ Sept.16th, 2004
其中，①最爲通用。
2、商務信函信內地址(Inside Address,Introductory Address)
信內地址收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開始寫，低於寫信人地址和發信日期一二行，也分並列式和斜列式兩種，但應與信端的書寫格式保持一致。其次序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，佔一二行，然後寫地址，可佔二至四行，例如：
①並列式
Ms. JoannaKerry
Peking University
HaidianDistrict, 100871
Beijing
China
②斜列式
Ms. JoannaKerry
Peking University
HaidianDistrict,100871
Beijing
China
3.商務信函稱呼(Salutation)
對收信人的稱呼應自成一行，寫在低於信內地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開始寫，每個詞的開頭字母要大寫，至於末尾處的符號，英國人用逗號，但美國和加拿大英語 則多用冒號。稱呼用語可視寫信人與收信人的關係而定。給外國人寫英文信時，稱呼用語要注意以下幾點：
①對沒有頭銜的男性一般稱呼 Mr. 。Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如對的稱呼，應該是：Mr.或 Mr. White, 不可是：Mr. Phil。若稱呼多個男性，則在姓名前用 Mr. 的複數形式 Messrs. 。對一般以人名爲名稱的公司和企業常用這種稱呼，例如：k and Brothers 布萊克兄弟公司。
②對女性一般稱呼Mrs.， Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此詞可以單獨使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs. 沒有複數形式。若稱呼多個女性，則在姓名前用 Mme. 的複數形式 Mmes. 而對以女子名字爲名稱的公司、企業可用 Mesdames 稱呼。 Miss 多用於未婚女子，此詞可縮寫爲 Ms ，用於姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用於名字之前。
③對收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如 Professor (縮寫爲 Prof.)，Doctor (縮寫爲 Dr.)， General (縮寫爲 Gen.) 。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. (Phil)White等。
④對外公函中對收信人的稱呼，可用 Gentlemen (而不是 Gentleman)，Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear， 後面也不能帶姓名。用 Sirs 時，前面常用 Dear 一詞，但也可單獨用 Sir。若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨使用 Madam 或其複數 Mesdames。
⑤對外國進階官員的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等，可用(Dear)Sir， (Dear)Mr. Chairman，(Dear)Mr. Premier， (My dear)Mr. Ambassador，Your Excellency (複數爲 Excellencies)。
⑥對君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以 Sir 稱呼，對女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 稱呼。有時也用 Your Majesty 稱呼以表示。客氣和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其複數爲 Your Majesties。
⑦對王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用(Dear)Sir 或(Dear)Madam 但在正式尊稱時，一般用Your Highness (複數爲Highnesses)。
收信人稱呼
先生(男人)Mr./Esq.
夫人(已婚)Mrs.
小姐(未婚)Miss
夫人、小姐統稱Ms.
夫婦倆人rs.
兩位或兩位以上男子Messrs
兩位或兩位以上女子(已婚)Mesdames
兩位或兩位以上小姐(未婚)Misses
常見的頭銜(漢英對照)如下：
教授Professor
博士Doctor(Dr.,Ph.D.)
醫學博士MedicalDoctor(M.D.)
總統或校長President
主席或董事長Chairman
副主席或副董事長ViceChairman
副總統或副校長VicePresident
首相PrimeMinister
總理Premier
省長或州長Governor
市長Mayor
參議員Senator
大使Ambassador
祕書長SecretaryGeneral
一祕FirstSecretary
二祕SecondSecretary
院長Director,Dean
副院長ViceDirector
系主任Dean,Head,Chair
館長ChiefLibrarian,Curator
閣下Excellency
神甫Father
4.商務信函信的正文(Body of the Letter)
信的正文每段第一行應往右縮進約四五個字母。在寫事務性信件時，正文一般開門見山，內容簡單明瞭，條理清楚。在寫私人信件時，信寫好之後若有什麼遺漏，可用 P. S.表示補敘。
5.商務信函結束語(Complimentary Close)
結束語是寫信人表示自己對收信人的一種謙稱，只佔一行，低於正文一二行，從信紙的中間或偏右的地方開始寫。第一個詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號。結束語視寫信人與收信人的關係而定例如寫給機關、團體或不相識的人的信，一般用：
Yours (very)truly, Yours (very) faithfully,Yours (very) sincerely， 等等。
寫給上級和長者的信一般可用：
Yours (very)respectfully, Yours (very) obediently, Yours gratefully, Yours appreciatively,Your obedient servant, 等等。
寫給同志或同事的信一般可用：
Fraternallyyours, Comradely yours，等等。
寫給熟人或朋友的信可用：
Yours, Everyours, Yours affectionately, As ever, Yours sincerely Yours devotedly, (Most)Fondly yours, Yours excitedly, Intimately yours，等等。
寫給親屬或摯友的信一般用：
Yours, Everyours, Yours as ever, As ever, Yours affectionately, Lovingly yours, (Much)Love, With Love,Lovingly, Your loving son, Your most affectionate, Your devotedfriend, Devotedly, 等等，意即：“您的”、“永遠是您的”、“您的親愛的”、“您的愛子(孩子、姐妹、侄、侄女、祖母)”、“您的摯友”等。
寫給摯友的信有時也可用：
Yourshurriedly, Yours hastily, Yours in haste, 等等。
寫信給摯友，表示歉意時，可用：
Contritelyyours, Regretfully yours, Yours in (with) regret, Yours in (with) deep remorse 等。
在歐洲一些國家裏，多把Yours放在 sincerely等詞的前面。在美國和加拿大等國，則多用，把 yours 放在 Sincerely 等詞之後。Yours 一詞有時也可省略。
6.簽名(Signature)
信末的簽名一般低於結束語一二行，從信紙中間偏右的地方開始寫。若寫信人是女性，與收信人又不相識，則一般在署名前用括號註上 Miss, Mrs.或 Ms.，以便對方回信時知道如何稱呼。有的還有署名後寫上自己的職稱、職務或頭銜
7.附件(Enclosure)
信件若有附件，應在左下角註明 Encl. 或 Enc.。若附件不止一個，則應寫出2(或3，4，5等)Encls.，例如：
Enc: Resume
Encls:GradeCertificate
8.再啓(Postscript, 縮寫爲 P. S.)
再啓部分用於補敘正文中遺漏的.話，一般應儘量少用，正式的函件中更應避免使用。
9.私人和公務信函--注意事項
首先，寫信者應設身處地想到對方，尊重對方的風俗習慣。
其次，英文信應該行文流暢、言簡意賅，避免冗長。這就是說，寫信者應用盡可能少的文字表達其必須傳遞的資訊，而且寫信者應將其所需傳遞的資訊表達清楚，以免對方產生誤解。書信交往，同樣需要以禮待人。因而在寫信過程中，要避免傷害對方感情，措辭上多選用些禮貌婉轉詞語。
最後，除了避免語法、拼寫、標點錯誤外，信中所引用的史料、數據等也應準確無誤.私人和公務信函--常用句式。常用的起首語有：
1)Thank you for your letter datedDec.22,1969.
2)Many thanksfor your letter of Sept.5，1997.
3)A thousandthanks for your kind letter of June 5,1997.
4)Your kindletter of November 22th arrived this morning.
5)Yourletter which arrived this morning gave me great comfort.
6)In replyto your letter dated 4th July,I want to say…
7)Thank youvery much for your letter of August 2 and the gift you sent me on ChristmasEve.
8)What atreat to receive your kind letter of May 5th!
9)It isalways a thrill to see your nice handwriting.
10)First ofall I must thank you for your kind assistance and high attention to me .
11)Withgreat delight I learn from your letter of this Sunday that …
12)I wish to apply for teaching position you are offering.
13)I am too excited and delightedat your good news.
14)I am veryobliged to you for your warm congratulations.…
15)I am verymuch pleased to inform you that my visit to your country has been approved.
常用的結束語有：
1)Awaiting your good news,
2)Lookingforward to your early reply,
3)Hoping tohear from you soon,
4)We awaityour good news.
5)I hope tohear from you very soon.
6)We lookforward to your reply at your earliest convenience.
7)I lookforward to our next meeting there in Los Angeles.
8)Your earlyreply will be highly appreciated.
9)Any otherparticulars wanted we shall be pleased to send you.
10)The helpyou give me is sincerely valued.
11)I hopeeverything will be well with you .
12)Pleaselet us know if you want more information.
13)I hopeyou always enjoy yourself.
14)I wishyou very success in the coming year.
15)Pleaseremember me to your family.
16)With bestregards to your family.
17)All thebest.
18)With loveand good wishes.
篇二 : 商務邀請函的格式
尊敬的 先生/女士：
您好!
我們很榮幸地邀請您參加將於5月15-16日在北京21世紀飯店舉辦的“第28屆聯合國糧食及農業組織亞太地區大會非政府組織磋商會議”。本次會議的主題是：從議程到行動——繼“非政府組織糧食主權論壇”之後。此次磋商會議由聯合國糧農組織(FAO)和國際糧食主權計劃委員會亞洲分會(IPC-Asia)主辦，中國國際民間組織合作促進會協辦。屆時，來自亞太地區80多個民間組織的100餘名代表將參加會議。本次會議宣言將在5月17-21日召開的27屆聯合國糧食及農業組織亞太地區大會上宣讀。
[)本次會議的主要議題包括：
1.亞太地區糧食和農業領域的非政府組織如何在地區和國家層面執行“全球行動議程/公民社會戰略”。
2.亞太地區糧食和農業領域的非政府組織如何根據目前形勢確定今後行動的參與者。
3.參會機構起草非政府組織建議書提交給第27屆聯合國糧食及農業組織亞太地區會議，繼續呼籲維護農民的利益。
真誠地期待着您的積極支援與參與!
國際計劃委員會亞洲分會代表 中國xxxxxxx
英文格式的邀請函三:
July 29, 2005
XXX, CEO
XXX, VP Sales
XXXXXXXX Corporation
(Address)
It’s our great honor to invite you to visit XXX Company located at (address) in August, 2003. This visit will provide an opportunity for you to make a better understanding of our marketing issues, and to communicate our future business cooperation in detail.
XXX Company, as one of your distributors in China, has been great progressing in promoting and selling your products. We believe this visit will be of great benefit to our future business cooperation.
Please use this invitation letter to apply for your VISA to China.
We are all looking forward to seeing you soon, and should you have any questions, please feel free to inform me.
Yours truly,
XXX
Vice President Sales