商務英語信函寫作
摘要：商務英語信函是國際貿易的重要通訊手段。它具有自身獨特的語言特點、寫作方法和技巧。本文透過敘述商務英語信函的寫作特點，總結了商務英語信函的寫作方法和技巧。
關鍵詞：商務英語信函;寫作特點;寫作方法和技巧
一、引言
隨着全球經濟的發展及我國對外貿易的不斷擴大，我國的經濟飛速發展。同時我國與世界各國的國際商務關係也進一步發展深化，商務英語在國際經濟貿易活動中的作用也日益突出。從雙方之間建立業務關係到一項交易成功，這期間的大量書面磋商工作都是透過商務英語信函來實現的，是買賣雙方進行磋商的重要手段和途徑。因此,如何最大限度地發揮商務英語信函的重要作用成了商業活動中的重要組成部分。作爲英語的一種特殊語體,商務英語信函具有其自身獨特的語言特點。本文透過敘述商務英語信函的寫作特點,爲商務英語信函寫作提供一些方法和技巧。
二、商務英語信函的寫作特點
1、用詞專業化
在國際商務活動中，從詢盤、發盤、還盤到接受，都離不開商務英語信函。它關係着買賣雙方之間的貿易合同是否成立。因此，它需要用專業的詞彙、句子、固定短語來書寫。尤其是涉及達到國際貿易術語、國際商務組織、支付方式、信用證的催證、審證和改證以及國際貨物的包裝、運輸、保險和索賠等的專有詞彙的表達。
2、內容簡明化
在進行信函寫作時，應開門見山，沒有必要寫太多繁瑣的客套話，這樣可能使對方認爲你阿諛奉承。選擇一些雖短但意義確切的詞語，可以給人留下良好的印象，並可省去對方逐字推敲詞義的麻煩和時間。例如，用“though”代替“despite the fact that”，用“if”代替“in the event that”，用“expedite”代替“speed up”等。商務英語信函的篇幅應以一張紙爲限，“短”爲宜，一個段落最好不超過10行，使句子表達更精煉，信函表意更明確，內容更簡明。
3、語言規範化
隨着我國對外貿易的日益頻繁，商務英語信函的.語言使用已越來越規範化。但目前在一些商務資料、往來信函中仍存在許多不規範的英語在被公式般地使用，如“at an early date”、“enclosed please find”“、reason is because”等等。有一個行之有效的方法可以解決這個問題，即向英語國家的客戶學習，研究對方發來的商務英語信函，琢磨其用詞造句，逐步改進自己的不足之處。除以上應注意的問題之外，還應稍加註意商務英語信函的語氣。因爲寫信的語氣表明了寫信的態度。禮貌及時地回覆對方的來信，會讓對方產生友善的反應，能營造一種尊重對方、尋求合作的氣氛，能夠使雙方在一個共同利益上達成共識，從而有助於我們在競爭中佔據一席之地。反之，命令、生硬、蠻橫的語氣會使信函達不到預期的目的。
三、商務英語信函寫作方法和技巧
1、用語應正式、規範，用詞嚴謹、準確
商務英語信函是一種公文性質的信函，其內容涉及商務活動的多個方面，目的在於建立業務關係並達成交易，因此商務英語信函首先要注意語言的正式、規範。商務英語信函大量使用書面語和專業詞彙。常使用書面語，如：with regard(關於)，deliver(傳送)，purchase(購買), request(要求)等。常使用專業詞彙，如：credit(信用證)，honor(承兌)，claim(索賠)，draft(匯票)等。 2、語言應清楚明確，不產生任何歧義和模糊
在經貿易往來中，交易雙方處於不同的國家和地區，由於語言文化和歷史背景的差異，交流的對象不同，極易產生誤解，而根據國際貿易慣例和法規，交易雙方往來的信函是交易的一部分，具有法律上的效力，因此要力求準確無誤。書寫商務英語信函，在詞彙選擇上，要更加靈活、更加專業。如：“關稅”用tariff而不是tax，“開始”用initiate而不是start，“熟悉”用acquaint而不是be familiar with等。
3、內容應簡潔明瞭，但又不失禮節
商務英語信函應簡潔明瞭，避免使用過多的累讚語，但是簡潔不是簡短，要把信函所涉及的內容說清楚。在簡潔和禮貌相沖突時，要選擇禮貌，而不是一味地簡潔。人們在長期使用商務英語信函時，逐步形成了許多約定俗成的專業術語，恰當地把這些術語應用在商務英語信函的書寫中，不但能使信函內容簡潔明瞭，又給對方留下良好的印象，有利於促進友誼，最終促成交易。在簡潔方面，常用一些縮略語。
例如：
①常見的價格術語：FOB(Free On Board 離岸價);FCA(Free Carrier 貨交承運人);
②常見的貨幣單位：RMB(Ren Min Bi 人民幣)，U.S.D.(U.S. Dollar 美元); ③常見的支付方式：D/A(Document Against Acceptance 承兌交單)，D/A(Document Against Payment 付款交單);
④其它常見的縮略語：AGM(Annual General Meeting 年度股東大會)，AOB(Any Other Business 任何其他事項)，ASAP(as soon as possible 儘快)，B/L(Bill of Lading 提單)，CEO(Chief Executive Officer 首席執行官)。 諸如此類的例子還有很多，這裏就不一一列舉了。
4、在商務英語信函寫作中用語應委婉、禮貌
商務英語信函是貿易雙方間的文字交談，禮貌可以帶來友誼，可以達成交易，可以帶來利潤，它能營造一種尊重對方、尋求合作的氣氛，使對方樂意與我們合作，願意與我們達成協議，從而有助於我們在競爭中佔據一席之地。在商務英語信函中的用語上，應體現出自己的文雅、婉轉、儘量少直接說“不”字，儘管有時候會遭到對方的拒絕，但一定要注意語氣委婉，做到中性用詞，儘量做到既表達了自己的意願，又不傷害對方的顏面，不破壞長期友好的貿易伙伴關係。 例如：
We shall be grateful ( thankful/obliged ) if you would… 如能„„將不勝感激。
We are appreciated your early reply. 如能早復，不勝感激。
Your letter expressing the hope of entering into business connection with us has been received with thanks. 你方表達願與我方建立業務關係的來函收悉，謝謝。
委婉的表達方式給對方一種被尊敬的感覺，有利於交易的達成，即使達不成交易也不會失去雙方的良好形象，爲以後的交易打下堅實的基礎。
“禮貌”除了體現在商務英語信函的用詞恰當得體上，還體現在回覆信函的及時性，以及在商務英語信函的書寫中要處處從對方的角度去考慮問題上。
四、結語
商務英語信函是國際商務活動中的一種重要交流方式。我們在寫商務英語信函時，一定要牢記把握商務英語信函的特點，遵循商務英語信函的寫作原則，使用寫作方法和技巧，這樣才能更好地寫出一手漂亮的信函，從而達到雙方交流的目的，促進交易的達成。
參考文獻：
[1]鄭衛.禮貌與商務英語信函中禮貌的表現[J].雲夢學刊.第23卷第3期，2002
[2]蔡芳.淺談商務英語信函寫作[J].湖南冶金職業技術學院學報，2006.3
[3]章安平.外貿業務理論與實務[M].北京：中國商務出版社，2007
[4]張迪，張愛華.實用英語教你寫商務信函[J].北京：北京航空航天大學出版社，2003.12
[5]劉佳萍.外貿英語函電[M].北京：北京師範大學音像出版社，2008.4
[6]鄧道宣.縮略語在經貿英語中的運用[J].商業研究，2006.10
[7]楊偉紅.淺析商務英語的詞彙特點[J].內蒙古農業大學學報(社會科學版).第12卷第3期，2010.1