祕書既是院系行政管理層的參謀和助手，又是院系行政管理層與師生員工之間的橋樑和紐帶。尤其是爲院系行政祕書，不僅要貫徹學校層面的精神，還要高效地執行好院系行政管理層的各項決策指令，溝通上下，協調左右，聯絡內外，處理日常行政事務。本文圍繞如何做好高校行政祕書工作這個問題，對高校行政祕書的工作職責、工作特點及應具備的業務素質進行探討。
一、高校系部辦公室行政祕書的工作職責
1、文書工作
系對內、對外文稿的草擬，如年度(學期)工作計劃、工作總結、通知、檔案、申請報告等;院級有關通知的下達;會議記錄與會議紀要的整理;公文傳送和資訊資料的儲存;管理類材料的歸檔，教職工工檔案資料的登記、審覈和保管，等等。
2、科研工作
協助院科技部門及系領導及時下達有關通知，組織做好相關科研項目的申報、彙總、考覈等工作。
3、人事工作
協助院人事部門及系領導做好教職工的聘任、考勤、考覈、獎懲、職稱評定等工作。
4、資訊工作
在平時工作中注重各類資訊的蒐集和整理，及時做好資訊宣傳報道工作。
5、日常行政工作
負責日常行政事務的處理，印章的使用與管理，辦公用品的採購、保管，固定資產的管理，辦公設備的維護，會務的籌備和安排，對外接待，工會等工作。處理突發事件、緊急事件並及時向院系行政管理層請示彙報。
二、高校系部行政祕書的工作特點
1、輔助性
高校系部行政祕書既是院系行政管理層的參謀和助手，又是院系行政管理層與師生員工之間的橋樑和紐帶。尤其是系部行政祕書，不僅要貫徹學校層面的精神，還要高效地執行好系部行政管理層的各項決策指令，幫助領導完成其交代的任務和工作，溝通上下，協調左右，聯絡內外，處理日常行政事務。輔助性是祕書工作的基本性質。
2、服務性
行政祕書是根據高校行政工作的需要而確定的，爲院系行政管理層服務，爲師生員工服務，爲高校發展服務。祕書工作紛繁複雜，但透過上面基本職責的理解，我們可以清楚地看到祕書的角色行爲是建立在爲領導服務、爲基層服務之上，因此“服務性”成了祕書活動的主旋律。
3、多面性
祕書工作千頭萬緒，涉及面廣，範圍和內容極其豐富。就其工作內容而言，文書處理、文稿起草、公務接待、收集資訊、會務組織、人事、後勤等都屬祕書的職責範圍。
4、時效性
系部辦公室的工作繁雜而且有很強的時效性，行政祕書的工作平凡、枯燥、重複性強，除了忙不完的日常事務外，還要完成領導和教師臨時交辦的各項工作，遇上緊急情況，犧牲休息時間加班加點工作更是家常便飯。行政祕書要提高效率，講究時效。
三、高校院系行政祕書應具備的業務素質
1、政治素質
(1)加強學習，提高自身政治修養。
要樹立堅定正確的政治方向，不斷提高政策水平，學習、貫徹黨的各項方針、政策，加強黨性修養;要了解和掌握學校的各種政策，深刻理解院領導的決策意圖和學校的重要工作部署，把工作做到實處。
(2)嚴於律己，具有務實的工作作風。
行政祕書要具有較高的遵守紀律的自覺性。由於祕書人員貼近領導，輔助領導工作，因此必須高度自覺地嚴格要求和約束自己;要具有良好的精神風貌和思想境界，熱愛工作，努力鑽研業務，工作務實，作風正派、爲人正直、忠於職守、無私奉獻。
2、能力素質
(1)愛崗敬業，樂於奉獻。
要有愛崗敬業、樂於奉獻的職業操守，不斷增強服務意識。熱愛教育事業，熱愛本職工作，要對自己的職業充滿興趣。一方面，無論是否在職責範圍內，均能熱情服務，要堅持有訪必接、有疑必答、有難必幫的服務原則。對職責範圍內的各種事項，要積極主動地接待師生，根據工作實際，儘量縮短辦理時間，提高工作效率;對於來訪、來電、來信的過程中遇到不在自身職責範圍內的事宜，要按照首問責任制的要求將事項導辦到相關承辦人手中，遇到承辦人不在崗的情況，則應代爲接收，負責轉辦。另一方面，在服務的過程中要堅持謙虛謹慎、平等待人的原則。在工作中要做到對上尊重支援，對下熱情耐心;認真聽取各方意見，虛心接受表揚，誠心接受批評，做到有則改之，無則加勉。此外，還要有奉獻精神，高校系部辦公室工作的特殊性，要求辦公室人員必須具有以奉獻爲核心、以敬業爲特徵的忠於職守的職業操守。必須增強服務意識，心裏始終裝着服務，一切圍繞服務開展工作，不怕吃苦，不怕吃虧，愛崗敬業，具有全心全意爲教職工和學生服務的熱情和奉獻精神。
(2)加強自己的業務素質，提高文化素質。
除了相應崗位所必備的專業知識外，還應努力掌握現代管理學、教育學、心理學、辦公室軟件應用等知識、技能。文化素質的提高將帶動工作中業務能力、辦事能力、寫作能力的提高。行政祕書必須熟知各種行政文書、專用文書，掌握必要的行政詞彙和交際辭令，具有一般的書面表達能力和寫作技巧，具備一定的理論修養、政策水平、業務知識、科學的思維方法，以及理解領導意圖和獲取資訊的能力;還要增強業務能力，提高業務素質，提供優質政務服務。
(3)自省能力。
常常自省的人，容易開發智能和增長才幹。祕書人員是腦力勞動者，多數情況下要靠發揮聰明才智完成各種任務，這就要勤學善思，不斷反思自己的言行，使智能和才幹在不斷地總結中增長起來。
3、心理素質
(1)調節心理活動，保持心理平衡。
高校行政祕書作爲“內管家”，要看着全局，想着工作，熱愛集體，關心羣衆，時時處處不忘自己的職責。我們既要接觸領導、同事、教師、學生和社會中各類人士，處理好各種關係，又要解決日常工作中“柴米油鹽醬醋茶”之類的各種瑣事，心理活動容易受外界影響，產生波動。因此，行政祕書必須善於調節和控制心理活動，保持心理平衡，這樣才能做好祕書工作。
(2)遇事冷靜沉着，有耐心。
辦公室工作千頭萬緒，從檔案起草和會議通知等日常工作到與教務、學生政治輔導員的配合，到與系領導和與院辦、黨辦、人事處、科技處、後勤處、工會等職能部門之間的協調聯絡、上下溝通，幾乎包羅萬象。工作範圍幾乎涉及院系各項工作的各個方面，在處理工作事項、完成工作任務同時也意味着要與不同的教師和學生接觸，這要求祕書人員從大量瑣碎的工作中整理出頭緒，統籌安排，培養自己的細心和耐心，有條不紊地安排工作。注意輕重緩急，不能“眉毛鬍子一把抓”，也不能“東一榔頭西一棒”，更不能“撿了芝麻，丟了西瓜”。要堅定勇敢，不懼挑戰，經受得住挫折。
(3)保持良好的工作心態。
雖然行政祕書的服務性職能決定了其工作的被動性，但要做好行政祕書工作，就必須發揮自己的主動性。院系行政祕書要立足於學院發展的實際，保持良好的工作心態，發揚吃苦耐勞的精神，積極應對各項工作的挑戰;要樂觀地看待工作，善於在被動中尋求主動，變被動爲主動。對領導臨時交辦的任務、應急事件和突發事件等非確定性工作，要有靈活的應變能力，做到積極應對，忙而不亂，同時還要積極適應領導的工作思路，想領導之所想，急工作之所需。強化主動服務意識，充分發揮主觀能動性，把問題想在前面，把工作做在前頭，主動做好超前服務。要積極發揮樞紐作用，增強工作的能動性。
行政祕書的辦公室工作紛繁複雜，但是事無鉅細，細節決定成敗，行政管理崗位的人員應當重視自身的工作，具有超前的服務意識，樹立科學發展觀，解放思想，刻苦學習，勤奮敬業，認真履行高校院系行政祕書的工作職責，把握好自己的工作特點，不斷錘鍊業務素質，切實提高工作質量和工作效率，積極適應高校發展的需要，更好地服務於院系行政管理層與廣大師生員工。