一、會計電算化的含義
“會計電算化”是電子計算機在會計工作中應用的簡稱。“會計電算化”的這個“化”字型現了一個循序漸進的演變過程,即從非電算化逐步過渡到電算化;從初級電算化過渡到進階電算化這樣一個長期而艱鉅的演變過程,而非一蹴而就。準確把握這個過程應從以下兩個方面進行理解。
1.漸進性: 會計電算化的內容應包括實現如下幾個轉變過程:
(1)從單項應用向綜合財務處理轉變;
(2)從財務會計電算化向將財務會計和成本與管理會計有機結合後的電算化轉變;
(3)從會計管理資訊系統向會計決策支援系統轉變。與此同時,對會計數據的管理應從數據庫管理向數據倉庫管理方向發展。
2.動態性:在會計電算化的過程中,要將會計學和計算機科學相互結合和交叉並推動會計學科的發展。
因此,會計電算化是一個變化的過程、發展的過程和創新的過程。因此,不僅會計電算化的過程是變化的,而且對傳統會計也不能看成是靜止的。這裏我們應該明確會計電算化是一個過程而不是目標。
二、會計電算化的目標
會計電算化工作的目標,應該是應用企業財務會計原理和成本與管理會計方法以及計算機技術,對傳統手工會計的處理方法、流程及對會計數據的收集、存儲、處理、傳輸和報告方式進行改造後而建立起的電算化會計資訊系統。要建立一個新的電算化會計資訊系統,目前急需澄清對會計電算化工作的誤解,糾正在認識上和實踐中出現的偏差。
首先,在認識上要明確“會計電算化”是指一個過程,而不是目標。但是,到目前爲止從理論界到企業都把“會計電算化”看成是目標。因此,開發的會計電算化系統完全是模仿手工處理過程,對傳統會計不敢改革。所以,開發出來的系統完全是一個模擬手工處理的電算化仿真系統。這樣的系統對會計管理職能和控制職能的實現與手工處理沒有本質的變化,只是對覈算職能的實現有明顯的改善。顯然這不是會計電算化的初衷。
其次,要糾正把計算機看成純工具的片面認識。大家知道,紙張、文字及書寫的發明創造了會計的複式簿記,推動了原始會計向傳統會計的發展①。今天,我們有理由相信,計算機及現代資訊技術的誕生已經爲傳統會計的革命準備了充分的條件。因爲傳統會計的程序和規則是以手工資訊處理爲技術基礎而誕生的產物,沒有考慮也不可能考慮以計算機爲核心的現代資訊技術特徵。所以,我們有理由相信這些程序和規則與現代資訊技術的發展具有不適應性②。解決這一問題的根本癥結在於改造傳統會計本身,而不是簡單的替換處理工具。要改造傳統會計本身就要有革命的胸懷和氣魄來正視我們正面臨的新技術革命的挑戰。我們認爲,21世紀的會計應該是適應現代企業制度需要的電算化會計資訊系統(簡稱電算化會計)。
這裏所說的“電算化會計系統”與傳統會計又有什麼不同呢?我們認爲新的電算化會計應具備如下特徵:
(1)資訊系統的特徵
所謂資訊系統就是指從數據的收集、存儲、處理到傳輸使用的整體。電算化會計系統是指對會計數據的.收集、存儲、處理與報告使用會計資訊的管理資訊系統。該資訊系統可分爲三個不同層次結構,分別爲不同管理層服務。會計數據處理系統結構(ADPS)爲操作層服務;會計管理資訊系統結構(AMIS)爲中層管理服務:會計決策支援系統結構(ADSS)爲高層服務③。同時,會計管理資訊系統又是企業管理資訊系統的一個重要子系統。
(2)數據集中存放和管理的特徵“電算化會計”改變傳統會計數據重複記錄分散存放而帶來的弊端,採用先進的數據庫及數據倉庫技術,實現了數據分類集中存放,既保證了數據的可靠性,又可從此完全取消各種會計明細分類賬和對賬操作,實現數據共享。
(3)人機交互作用的特徵
“電算化會計”可理解爲一個由人、計算機、數據及程序組成的系統。因爲它不僅具有核算的功能還具有管理和控制的功能,所以,它離不開人的交互作用,尤其是預測和輔助決策的功能必須在管理人員的控制下完成。因此,電算化會計系統不應該是一個“儍瓜型”的仿真系統,而應該是一個人機交互作用的“智能型”的管理資訊系統。
“電算化會計”是會計學進入資訊時代的發展,它是會計學、電腦與資訊技術、企業管理及經濟計量學等學科相互交叉結合後產生的綜合性學科。從某種意義上說,“電算化會計”是爲了滿足現代企業制度的需要,應用現代科技與方法對傳統會計進行改造和整合後產生的能適應資訊化社會要求的新型應用型學科。
三、會計電算化的發展
在明確了“會計電算化”的目標是對傳統會計進行改造以後建立的一個新的電算化會計資訊系統之後,當前我國會計電算化工作應該特別注意處理好三個關係。
1.正確處理財務會計電算化與管理會計電算化的關係④
目前,我國會計電算化還處於會計覈算電算化的水平,或者說,現在僅僅實現了財務會計的電算化。財務會計電算化還不是完整意義的會計電算化。因爲,企業會計包括財務會計和成本與管理會計兩大分支。所以,完整意義的會計電算化應該是財務會計和管理會計的全面電算化。我們不能因爲目前管理會計在企業應用還不普及或者有困難而停止不前。我們認爲,管理會計在企業推廣困難的原因儘管很多,但重要原因之一是其規範性和可操作性不如財務會計以及財務會計與成本管理會計的分離。因此,管理會計軟件商品化通用化比較困難,只能有針對性地開發研究。但是,管理會計電算化是以財務會計電算化爲基礎的,因爲它們的數據同源,財務會計電算化能爲管理會計電算化提供所需的財會資訊。因此,企業應在實現財務會計電算化的基礎上不失時機地推進管理會計電算化,解決管理會計手工操作難的問題,這裏應特別強調會計電算化不是簡單的財務會計電算化加管理會計電算化,而應該是財務會計與管理會計結合後的電算化,這樣才能促進管理會計在企業中的推廣應用,真正實現會計的核算職能、管理職能和控制職能。
2.正確處理會計電算化與企業管理資訊系統之間的關係
企業管理資訊系統(MIS)是一個爲企業管理決策服務的人、機系統。它透過對企業內部和外部的數據進行處理獲取資訊,控制企業的行爲;利用已知的數據和模型對未來作出預測;從企業全局出發,對管理決策提供參考資訊。企業管理資訊系統按管理職能一般劃分爲會計管理、人事管理、市場營銷、計劃管理、生產管理、庫存管理、技術管理等子系統。各子系統擔負着不同的任務,起着不同的作用。其中會計管理子系統(即電算化會計子系統)是最重要的子系統,處於核心地位。這是因爲會計管理子系統與企業管理資訊系統之間存在如下關係:
(1)電算化會計子系統是開發企業管理資訊系統的基礎。
因爲會計資訊全面反映了企業銷、 供、產日常生產經營流程的各個環節,完整地反映了企業管理的全過程。沒有哪個子系統的管理資訊像會計資訊那樣自始至終貫穿於企業的管理活動之中,幾乎與其他所有子系統都有數據聯繫。因此,企業管理現代化一般都從會計電算化開始,在此基礎上再逐步擴大功能,最終實現企業管理資訊系統,
(2)促使會計電算化向更高層次發展是建立企業管理資訊系統的前提。
我國會計電算化的當務之急是加強會計電算化發展方向的引導,促進會計電算化從覈算型向管理型過渡;重視會計電算化軟件開發和二次開發;引導會計電算化由單機向網絡化和客戶/服務器方向發展。只有這樣,企業管理資訊系統才具備開發的良好基礎。
(3)企業管理資訊系統是會計電算化發展的系統目標和客觀生存環境。
脫離企業管理這個系統目標,會計電算化的研究就會迷失方向,無所適從。會計電算化的研究應站在整個企業管理資訊系統的立場上,從整個企業的角度發揮計算機在管理中的應用,努力實現“管理一體化”。或者說,會計電算化與企業管理資訊系統的目標是一致的。會計電算化只有充分參與企業管理資訊系統的工作纔有生命力。因爲企業管理資訊系統爲會計電算化提供研究課題,並不斷豐富會計電算化的內容從而推動會計電算化的發展。
正確處理好會計電算化和企業管理資訊系統的關係,實現會計電算化和企業管理資訊系統的共同目標,要求我們把會計電算化系統作爲企業MIS的一個子系統來開發,開發時又要充分考慮到它是企業MIS的一個獨立的起核心作用的子系統。
3.正確處理好會計電算化與審計的關係
會計電算化是對傳統手工會計進行了改造和革新後產生的,它將在企業現代化管/文祕站－中國最強免費！/理中扮演重要角色。會計電算化資訊系統的誕生不僅給傳統會計帶來革新而且也給傳統審計帶來巨大沖擊。主要表現在:
(1)會計電算化後,傳統審計線索變化了而且計算過程也不直觀了。 因爲電算化會計的手工明細賬、日記賬不存在了,記賬憑證數據存儲在磁性介質上。財務處理過程在計算機內自動完成,肉眼可見的審計線索大大減少,過去對證賬、賬賬覈對的辦法現在不方便了,這無疑給審計工作者帶來了困難。
(2)會計電算化後,過去的內部管理制度也不適用了。 靠人爲的分工來監督很困難。因爲電算化系統除憑證輸入目前需要由人工完成外,其餘處理全由計算機完成,人工干預越來越少,而且數據的輸入、存儲和修改都不留痕跡。所以,手工會計使用的內部控制方法失去了作用。這一點是對審計人員提出的嚴重挑戰。
(3)電算化會計系統本身的故障也會給審計工作帶來困難。 例如,不可預計的環境災害、硬件設備或軟件的失靈、人爲無意的差錯和有意的舞弊等都可能給系統造成無法估計的危害。
因此,會計電算化能給企業帶來巨大效益的同時,也存在可能帶來巨大的風險。爲了儘可能減少風險,尤其是打擊計算機舞弊,我們再不能重犯發達國家過去先研究電算化會計再研究電算化審計而造成巨大損失的錯誤。我們應該在研究開發電算化會計資訊系統的同時重視研究電算化審計的工作,使二者相互配合相互促進。爲此,當前在研究電算化會計系統時,要注意研究現代審計的要求,使會計軟件儘可能滿足審計的要求,以減少系統的風險。
現代審計活動一般分爲查詢審覈、證實存在和系統分析三個階段⑤。在查詢審覈階段,電算化會計應能爲審計提供新的查詢線索。因此,電算化會計軟件應提供關於“憑證-總賬-報表”三者之間的雙向查詢功能。在證實存在階段,電算化會計系統應提供多種會計覈算方法處理過程供用戶和審計員選擇,並編寫一套審計測試預留通道。系統分析階段是現代審計重要的過程。系統分析過程的重點是加強電算化會計系統的內部控制。
美國註冊會計師協會在第3號《審計準則公告》 中將電算化會計系統的內部控制分爲一般控制和應用控制兩類。一般控制是指對會計電算化過程的組織、電算化會計系統的研製開發及應用環境等方面進行的控制。而應用控制是爲適應各種會計處理的特殊要求而建立的能預防、檢測和更正錯誤、處理舞弊行爲的控制措施。因此,應用控制與會計軟件開發密切相關,應特別引起重視。
應用控制一般分爲初始化與維護控制、輸入控制、處理控制和輸出控制。
(1)初始化與維護控制
初始化工作主要指爲保證系統正常執行而進行的準備工作。如設定系統初始時間、明細科目、口令、餘額初始化及各種參數和檔案的設定等。 初始化工作是後續工作的基礎, 因此會計軟件必須重視初始化工作的控制。維護工作主要指對系統數據的備份和恢復。它是保證系統安全正確執行的重要措施。
(2)輸入控制
輸入控制是應用控制的重點。輸入控制就是在保證原始數據真實、準確的前提下,採取措施保證會計數據在編碼、填制記賬憑證及輸入過程中能及時發現可能出現的差錯並糾正。輸入控制的措施除了要不斷加強操作人員的責任心和提高技術水平外,還要採取如下控制方法: 1) 建立科目對照檢查; 2) 借、貸平衡檢查;3) 邏輯性檢查;4) 人工檢查。
(3)處理控制
處理控制的目的是保證處理步驟的正確性、可靠性和適應性。因此, 電算化會計系統應具備處理過程的時序控制。例如,成本覈算的時序控制及打印報表前的過賬和結賬時序控制等。由於審計人員不能觀察到有關數據的處理過程,所以,對處理控制應特別關注。
(4)輸出控制
輸出控制的目的是保證輸出資訊的準確、 可靠。輸出控制必須做到的措施有打印日誌控制、 打印預覽控制、打印時間及序號控制等。
總之,要使我國的會計電算化工作能夠健康的發展,我們還必須從理論上和實踐上進行認真的探討。我們認爲,21世紀的會計應該是一個以資訊技術爲中心的嶄新會計,而不是一個修修補補的會計。我們應該抓住對會計電算化的討論來促進傳統會計的革新。
註釋:
①② 薛雲奎:《手工會計的技術特徵及其對電算化會計的侷限》,載《會計研究》1997年第11期。
③李守明: 《試析企業財務決策支援系統》,載《武漢大學學報》1997年第5期。
④李守明: 《試析會計決策支援系統》,載《會計研究》1996年第12期。
⑤邱 寒: 《會計軟件設計如何適應現代審計的要求》,載《會計研究》1998年第4期。