【摘要】建立檢索系統是地方文獻數據庫的重要內容，檢索系統的好壞直接影響數據庫的整體質量，根據地方文獻本身及其用戶羣的特點，本着方便讀者、有效利用地方文獻數據庫的原則，筆者提出了建立“學科分類檢索子系統”、“地名歸類檢索子系統”、“著述形式檢索子系統”等具體構想。
地方文獻是指有關本地方的一切資料，表現爲不同時期、各種記載形式的文獻如：圖書、雜誌、報紙、圖片、影片、畫片、拓本、表格、傳單、票據、文告、手稿、簿籍等。[1]可見，地方文獻不僅涉及內容廣泛、時間序列較長；而且具有資料來源複雜、貯存方式多樣等特點，建立地方文獻數據庫就是要將這些不同來源、不同途徑、存於不同介質的原始數據歸於同一庫中供用戶綜合使用。爲方便用戶的快速查找、有效利用地方文獻數據庫檢索系統必須能給用戶提供多條檢索途徑。根據地方文獻本身及其用戶羣的特點，筆者認爲地方文獻數據庫應建立特定的檢索系統，該系統除具備常規的篇名、作者、機構、關鍵詞等專項檢索功能外，還應建立以下三種檢索子系統。
l 學科分類檢索子系統
地方文獻數據庫應屬於專題文獻數據庫，但因其文獻內容廣泛而豐富，涉及政治、經濟、法律、軍事、文化、文學、歷史、地理、人口等多學科範疇，故又具有綜合性數據庫的特點。
分類是人類認識、區別衆多事物的基本邏輯思維方法。開啟一個學科綜合的數據庫，廣大讀者最常用的方法就是依學科分類來檢索文獻。不同的用戶一般都有自身的研究領域而且對該領域的文獻最敏感、知識分類也最熟悉。爲使用戶能快速瞭解自身學科範疇的文獻資料，並能較全面地瀏覽某地區在該學科領域的科技發展新動態，地方文獻數據庫必須依據學科專業來組織文獻資料，分門別類地顯示文獻資訊，亦即建立“學科分類檢索子系統”，實現按學科分類檢索的功能。
學科分類檢索主要是指依據文獻內容的學科屬性及其特徵，將成千上萬種文獻劃分開，按照科學分類標準，將庫容文獻編排類目，各分其類，編制文獻檢索系統。該系統按類提示文獻資訊、提供文獻線索，便於用戶尋類索文、觸類旁通。用戶可按分類的次第性，逐次尋找類目，查獲數據庫內含的有關文獻。[2]
建立學科分類檢索子系統，實際上就相當於編制了一個地方文獻的分類索引總目錄，只要選好科學分類標準即可。我國目前建立的有關綜合性文獻數據庫，大都採用《中圖法》編制文獻分類檢索系統。《中圖法》是一種歷史最久、使用最廣的分類工具，其分類體系嚴謹科學，現己成爲我國文獻分類的標準大法。地方文獻數據庫當然也應依據《中圖法》建立“學科分類檢索子系統”，依據分類法的等級序列，將不同學科的文獻歸位其相應級別，形成文獻的並列性及次第性，作爲地方文獻數據庫檢索的主要人口。對該系統具體的建立方法，已有不少數據庫的成功實踐（如CAJ一CD等），這裏不必贅述。
2 地名歸類檢索子系統
雖然學科分類檢索能滿足人們檢索文獻的一般邏輯思維方法，但是，隨着科學技術的飛速發展，各種新學科、新科技不斷涌現，學科間相互聯繫、相互滲透越來越強。而學科分類是屬於一種先組式的檢索體系，只能單維地提示文獻特徵，對文獻的專指度跟不上交叉學科的發展，在反映新學科、新成果方面也總是滯後，給用戶檢索新的科技資訊增加了不少困難，也降低了文獻的檢全率、檢準率，因此有必要建立另一種檢索子系統以彌補學科分類檢索子系統的不足，筆者由此提出了建立“地名歸類檢索子系統”的設想，以實現按地名歸類檢索的功能。
地名歸類檢索主要指依據文獻所屬的地區，將文獻劃分開來，按地域區分和隸屬關係，以地名作爲細類和子目，將庫容文獻各歸其地，編制文獻檢索系統。該系統按地域提供文獻線索，便於用戶以地尋文、鳥瞰全貌。該系統可避開文獻的學科分類，直接、方便、有效地瞭解和利用某一地區範圍的相關文獻資料，包括最新文獻資料。地方文獻都是以某一地區爲記述範圍且反映本地特色的，這些共同的地方特色，體現爲文獻的區域性[3]。某一地區在歷史上經歷了自然災害、氣候水文的變化；經歷了人口的自然變動和機械變動；經歷了各時代的政治、宗教、戰爭等影響，從而才形成本地區的經濟特徵、生活習慣和文化傳統等等，也纔有了地方文獻的收藏。地方文獻這一“區域性”特徵，使得建立“地名歸類檢索子系統”成爲可能。對研究地方特色的用戶來說，他們更注重文獻的區域性，建立“地名歸類檢索子系統”也正是滿足了用戶按地名揭示和組織文獻的要求，用戶不僅能以地名作爲檢索口，查檢某一具體地區的有關文獻資料，並能較全面地瞭解該地區的總體概況。以我館收藏的徐州地區地方文獻爲例，建立一個地名歸類檢索子系統的檢索結構：