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【摘要】多年來,行政單位實物資產管理不規範,利用效率不高,對資產疏於維護保養,國有資產的隱性流失現象嚴重,管理比較混亂。其原因既有客觀原因,更主要的是思想上重視不夠、責任意識不強、工作不到位等主觀方面的原因。因此,行政單位在實物資產管理方面要制訂和完善實物資產的購入、使用、報損、覈銷、報廢等工作流程,使各個環節能夠銜接,每個環節都有章可循;嚴格按照規定履行手續;及時對實物資產的購入、調出、報損、報廢進行會計覈算。
【關鍵詞】實物資產;登記備案;責任主體;盤點;覈銷
1 行政單位實物資產管理的現狀
總體而言,行政單位實物資產管理基礎工作不如資金管理基礎工作那樣被重視。主要表現在:
1.1 實物資產管理不規範:長期以來,行政單位對資產的管理往往存在着重錢輕物、重購置輕管理的思想,資產管理基礎工作薄弱,一般只設定總賬,沒有設定明細賬和資產卡片,購置的資產不及時入賬,不對資產進行定期盤點,對資產的管理也沒有明確責任人,導致部分行政單位實物資產賬實不符,大量實物資產遊離於賬外,正常資產處置無法下賬,不正常的資產損失也無人追究責任。
1.2 實物資產利用效率不高:目前,行政單位實物資產管理還處於初級階段,不同程度存在着浪費和利用效率低的問題。購置固定資產不講求效率,很少評價資金效率及固定資產投資的可行性,導致固定資產配置和佈局不合理,缺乏共同配置、調劑使用機制。部分單位對辦公設備一味求全、求新,部門、科室之間相互攀比,造成不必要的資產浪費,降低了資產使用效率。
1.3 對資產疏於維護保養:行政單位對資產進行保養、檢修、維護不及時,致使許多資產無法繼續使用或超常規、破壞性地使用,造成設備快速老化,影響了資產的使用壽命和效果。
1.4 國有資產的隱性流失:有的行政單位將自己使用的資產諸如房屋、車輛等對外出租,收取一定的租金,用於改善單位的.辦公條件和職工福利等。有的單位雖然對大宗設備以公開拍賣方式統一處置,但低值易耗品的變賣沒有進行有效管理,造成這部分資產出現流失和損失。
2 行政單位實物資產管理存在問題原因分析
行政單位實物資產管理存在的問題,有客觀原因,如行政單位性質特點、財務會計覈算制度等,更主要的是思想上重視不夠、責任意識不強、工作不到位等主觀方面的原因。
2.1 有關領導和管理人員對資產管理工作重視不夠,存在重貨幣資產、輕實物資產,重資產購置、輕資產管理,重部門業務、輕內部管理思想,管理制度不健全,責任不明確。從行政單位管理看,各單位長期以來對資金管理高度重視,規章制度健全,而資產管理方面的規章制度比較缺乏,有些單位雖有制度,但不完善,缺乏可操作性,難以執行或沒有很好執行,造成管理效果不理想,使行政單位的實物資產得不到有效的管理與控制。
2.2 缺乏責任意識:行政單位在加強實物資產管理的意識方面比企業薄弱。由於行政機關的經費由財政負擔,其性質與自主經營、自負盈虧的企業存在本質區別。購置的資產直接列支,固定資產不提折舊、不計成本,導致行政單位在資產的購置和使用方面不能厲行節約,損失浪費嚴重。 2.3 會計覈算與監督不到位
2.3.1 會計覈算制度存在缺欠。在財務管理規定和會計制度中對行政單位資產管理有要求,但不詳細、不具體。行政單位實行收付實現制,行政單位財務規則規定單位價值500元以上的資產才登記固定資產賬,就是說500元以下的資產直接列支,不需登記資產賬。對固定資產不提取折舊,無法全面準確地記錄和反映其財務狀況及運營效果,難以真實、準確地反映行政單位提供公共產品和公共服務的成本耗費與效率水平。從而引起資產配置不合理、閒置浪費及低效使用等諸多問題。
2.3.2 會計覈算不健全,資產清查不及時、不徹底。多數行政單位僅登記總賬而不設明細賬,外單位調入或接受捐贈的資產沒有及時入賬,調出或毀損報廢的資產也沒有及時銷賬,致使賬實嚴重不符;許多資產的賬面價值因歷年沒有核對調整而無法確定,特別是一些單位的房產長期沒有體現其賬面價值。
2.4 管資產部門與管財務部門的工作不能有機結合:長期以來,多數行政單位沒有設定專職部門或人員具體負責實物資產的管理,導致使用管理職責不清、出租及處置隨意、資產流失等問題的產生。
3 加強行政單位實物資產管理的對策
行政單位在實物資產管理方面要優化作業鏈,使各環節連接合理,高效運轉。要制訂和完善實物資產的購入、使用、報損、覈銷、報廢等工作流程,使各個環節能夠銜接,每個環節都有章可循;嚴格按照規定履行手續;及時對實物資產的購入、調出、報損、報廢進行會計覈算。目前,各單位要在對現有資產包括固定資產和一般性資產全面清查的基礎上,落實四項制度:
3.1 登記備案制度。對達到固定資產標準的資產,要登記固定資產總帳、明細賬和固定資產卡片。對達不到固定資產標準的資產,要設定一般性資產輔助賬,實行備案制。
3.2 責任主體制度。資產使用部門和使用人(責任人)要承擔相應責任,要按人、按處室設定實物資產使用卡片。實行實物資產管理問責制,要將每一件實物資產確認到具體使用人(責任人),並明確各單位領導、資產管理員、資產使用者的職責範圍,即:一般人員直接對自己使用的資產負責;處室負責人對本處室所有資產的管理負責;單位負責人對本單位資產管理工作負總責。
3.3 定期盤點制度。定期盤點資產的範圍不僅包括登記入賬的固定資產,還應包括達不到固定資產標準的一般性資產。行政單位財務部門要嚴格履行實物資產的價值覈算管理職責,做好實物資產賬卡定期覈對工作,期末會同資產管理部門進行實物資產清查盤點,保證賬、卡、物相符;還要做好編制實物資產預算、計劃採購、驗收入庫、登記入賬、領用發出、維修保養、處置等各個環節的實物管理和財務覈算。
3.4 報廢覈銷制度。對清查盤點中發現的不需用的資產要及時收回,對損毀、報廢的資產要在分清責任的基礎上,履行銷卡、銷賬手續。
行政單位實物資產的管理是一項繁瑣、細緻的基礎性工作,要做好這項工作,需要資產管理人員樹立正確的思想意識,轉變管理理念,建立有效的管理機制,加強和完善會計覈算與監督。資產使用人員要樹立責任意識,提高資產的使用效益,讓其更好地爲履行行政職能服務。