高校專項資金是指由財政部門撥付的除基本支出以外的，用於高校完成特定工作和事業發展目標而下達的資金。它是針對某一特定用途的資金，具有主題目標明確、資金數額較大、約定時間限制、實行專款專用、需要追蹤問效等特點。根據規定，高校專項資金應實行項目管理，即要對高校專項資金從立項、實施到完工進行全過程的監督和控制。但目前，我國許多高校的專項資金管理還很薄弱，僅在會計覈算方式上採用專戶覈算，卻忽視了對資金使用過程的控制與管理，從而直接影響了專項資金的使用效率和質量。
一、 專項資金管理中存在的問題
目前，由於專項資金申請困難，因此許多高校非常重視項目申報，卻忽視了資金的使用與管理，造成擠佔挪用情況嚴重，資金使用效率低下。例如，有的高校存在項目可行性論證不嚴密、項目重複申報、資金預算方案模糊、資產重複購置等現象。專項資金的監督力差，預算執行無力，常被高校日常公用經費擠佔挪用。許多高校缺乏績效評價意識，在項目完結時僅以一份專項資金決算報告交差，而對於項目的預期效果、購置設備的使用率等方面不予關注，資產閒置率高，甚至存在專項設備購入幾年都不拆包裝的情況，出現專項資金困難與損失浪費並存的怪現象。
二、 TQM理論應用於專項資金管理的適用性
全面質量管理(TQM — Total Quality Management)是指一個組織以質量爲中心，以全員參與爲基礎，目的在於透過讓顧客滿意和本組織所有成員及社會受益而達到長期成功的管理途徑。TQM 理論認爲產品質量形成於產品全過程，因此質量體系應貫穿於質量形成的全過程。在實現方法上，TQM 使用 PDCA 循環執行模式，即P (Plan)— 計劃;D (Do)— 執行;C (Check)— 檢查;A(Action)— 處理。TQM 所制定的`計劃和目標是結合組織自身制定的自我約束的管理體制，其檢查方主要是組織的內部人員，檢查方法是考覈和評價。TQM 作業只限於一次，目標實現後，管理活動也就結束了。高校的專項資金管理也具有以上特徵，因此將 TQM 理論應用於專項資金的管理中具有重要的借鑑價值。
三、 運用TQM理論構建專項資金管理體系
根據全面質量管理原則構建的專項資金管理體系是對每筆資金的使用質量進行全面的、系統的、全過程的管理和控制，主要包括立項的科學性、資金使用計劃的合理性、資金申請的可行性、資金使用過程的遵行性、實施過程的檢查與控制以及資金使用效果的評價及改進措施等環節。高校可以成立專門的專項管理部門，對每個項目都實行單獨的項目管理，對每個管理階段的同類事項都建立通用的工作模板和相應的質量標準。根據PDCA 循環方法，專項資金管理體系可分爲四個階段，即立項階段、執行階段、使用過程的檢查與控制階段和績效評價階段。
1. 立項階段
根據 TQM 理論，立項階段是整個專項資金管理的基礎性階段。專項管理部門應充分了解學校的發展目標及戰略優勢，研究行業及地區發展需求，調查項目實施單位所申請項目的管理目標、發展狀況、業務流程、技術條件、資源配置及立項價值等背景資訊，做好項目的策劃與設計，並組織項目實施單位、主管部門、財務部門及相關專家等全員參與編制項目設計方案。項目設計方案初步編制完成後，還應邀請校外專家對立項方案進行評審，着力於立項的科學性、預算安排的合理性、資金申請的可行性等方面，及時發現方案設計中的問題和不足，加以調整和改進，提高立項方案的科學性、效益性和可操作性。立項階段的過程管理應有質量記錄，包括文字、數字、表格等形式，對專項資金申請的過程和結果進行記載，如立項申請書、可行性分析報告、預算方案、項目操作規範、可利用資源調查表、相關或類似項目調查表、時間及流程確認書、專家反饋意見資訊表、資金落實情況確認書等。透過制定統一的操作流程、實施方案等工作模板的形式，達到作業標準化，從而減少重複性的管理行爲，縮減專項資金的申請時間，也可以提升資金申請的成功率。
2. 執行階段
項目的執行過程也就是專項資金的使用過程，是專項資金管理中最重要的階段。專項立項之後，專項管理部門應針對該項目成立項目實施小組，並對實施小組全體成員開展前期培訓。項目實施小組應按照專項設計方案開展工作，明確專項執行過程中各個工作步驟及作業程序，負責本項目資金的管理與使用。實施小組中全體成員都應遵循統一的操作流程、控制要素和工作要求，完成各自職責和權限範圍內的工作任務，實現專項實施全程規範化管理。同時將項目實施小組的每名成員還應對照工作模板和質量標準開展工作，做好工作記錄，嚴格按照專項資金安排執行。年末應及時對賬，對照預算及使用情況結轉未完資金。項目完成後應及時申請結項，做好專項資金的結餘處理，註銷帳戶。把握住專項實施過程中的每一個節點，保證項目執行的質量，才能保證專項資金的使用質量，從而提高資金的使用效益。
3. 檢查與控制階段
在項目執行過程中，專項管理部門應組織獨立於項目實施小組之外的審計部門、項目使用單位及相關專家組成檢查組，透過資訊化手段或實地檢查等方法，同步審查專項資金的執行情況、資金使用進度及專項資金使用範圍等方面。當然，檢查與控制的範圍不應僅包括專項資金的使用是否按程序審批、預算執行率高低、項目支出是否超範圍，還應包括預算安排是否合理、項目內容調整是否經過評審及審批，專項資金預算調整是否及時準確。專項資金使用過程有沒有相應的記錄和說明，是否按規定檢查工作記錄。項目完成時，是否按要求結項，是否按規定處理結餘資金並銷戶。檢查中，如果發現沒有按規定及預算安排執行或執行不利的項目，專項管理部門應書面通知項目實施小組進行整改。
4. 績效評價階段
專項資金的績效評價不應僅限於依據財務數據計算是否超預算、是否履行審批手續、經費報銷有無擠佔挪用情況。專項管理部門應先組織項目實施小組進行自我評估，及時總結工作中的經驗和不足，並對項目組成員的履職情況進行綜合評價。然後，組織項目實施小組以外的專家、使用單位、審計及財務人員，對項目目標的完成情況及專項資金的使用情況進行綜合評估。透過對項目完成的及時性、專項資金落實的時限、資金的配套情況、預算方案的偏離程度、資金的結餘率及對已有資產的利用率、新購置資產的閒置率等指標建立通用的工作模板，對資金使用的經濟性、效益性、效果性進行客觀的、全面的評價。同時，要注重績效評價結果的應用，建立專項資金的績效評價激勵和約束機制，對於資金使用效率低、出現資產閒置的單位可以減少或提前收回項目資金;對於有效利用現有資產或節約使用資金的單位給予一定的獎勵。並將績效評價結果與以後項目的申請、審批等各環節緊密結合，從而不斷提高專項資金的使用效益。