摘要：小微企業創業後“較爲危險”的三年, 是企業特別需要關注的經營管理重點, 而云服務正好能夠與小微企業所需要的方便快捷、實時高效相呼應。因此, 根據雲服務的特點, 分析雲服務到底能爲企業提供怎樣的管理方法, 並以金蝶集團旗下的雲服務產品爲例, 爲小微企業使用雲服務平臺和雲服務產品, 解決現有的財務、銷售、管理等難題, 提出了可行的解決方案。
關鍵詞：小微企業; 雲服務平臺; 雲服務產品; 管理方案;
小微企業, 是小型企業、微型企業, 以及家庭作坊式企業、個體工商戶的統稱。在國家大力支援小微企業發展的各項政策背景下, 小微企業如何從艱難生存, 到進入平穩的成長期, 是目前亟需探索解決的問題。
隨着時代的進步、科技的發展, 以及雲計算的出現, 都預示着小微企業可以有不同的選擇, 進入更加系統化、協同化、簡便易行的雲服務時代, 幫助小微企業迅猛發展, 實現經營管理的資訊化和一體化。
一、雲服務平臺的內涵與小微企業雲服務平臺發展現狀
(一) 雲服務平臺的內涵
雲服務平臺, 是針對由谷歌最先提出的雲計算, 來進行服務的虛擬互聯網平臺。其中的服務, 是指將基礎設施、平臺、軟件作爲服務的混合概念演變升級。
(二) 小微企業的雲服務平臺發展現狀
1. 小微企業雲服務平臺的運轉模式
目前, 我國市場上出現的雲服務產品, 是將企業資訊化管理、互聯網應用、計算機技術三者相結合, 按照小微企業自身的需求進行租賃使用。該雲服務產品, 只需要一個能夠聯網的終端, 即可滿足銷售採購、管理運營、營銷財務等多重企業需求, 爲企業決策層與管理層提供真實的數據, 有效方便地實現決策層、管理層對企業的管理。也可以說, 雲服務平臺既能夠使企業決策方向實時調整, 又能幫助企業更好地發展。
小微企業在發展前期都會出現的問題, 主要在於資金不雄厚, 即資金鍊易出現斷裂。這也說明了小微企業的風險承擔能力較弱, 沒有充足的資金。2016年初, 我國大多數小微企業對雲服務類的產品還處於觀望狀態。但之後, 互聯網上不斷公佈的消息顯示, 一部分小微企業已漸漸地轉變其固有的思想, 開始進行新的經營管理嘗試。而云服務平臺的發展恰恰爲他們找到了適合方式, 即對於雲服務產品可進行租賃式的使用。
2. 一些主力集團都完成了初步雲端ERP服務的轉型
針對小微企業的需求, 金蝶集團進行了一次雲服務調查, 並根據這項調查, 金蝶集團確定了雲服務所指定的目標定位, 具體如圖1所示。
處於國內ERP類管理軟件龍頭的用友集團, 其針對的小微企業用戶羣爲:根據網上現有公佈的資訊, 在2017年末, 以開發並銷售ERP軟件, 且面向小微企業的主力集團, 如用友、管家婆、金蝶、浪潮。目前, 這些主力集團都完成了初步雲端ERP服務的轉型。
金蝶精鬥雲推出的精鬥雲系列, 是專門針對小微企業的雲服務平臺。這一系列產品在應用上, 採用了電腦網站直接登陸與手機APP相結合的模式, 在使用上更加體現雲服務的便捷與資訊化, 可以隨時隨地進行業務操作, 即時即刻完成銷售和管理。
而如今出現的雲服務平臺, 都是依託於阿里集團、騰訊集團等大型雲服務商, 能夠保障企業使用雲服務時傳輸數據的安全與數據處理的高效。目前, 雲服務基本上都可以滿足小微企業的運營需求。
二、小微企業資訊化管理存在的問題及其原因
(一) 小微企業資訊化管理存在的問題
現階段, 我國小微企業的現代化管理水平較低, 主要體現在管理規範問題、資金融資問題、企業工作效率問題這三個方面。而在資訊化管理方面存在的問題, 主要體現在以下幾個方面:
1. 資訊化基礎較低
根據目前的市場佔比分析, 小微企業作爲市場上佔比最多的企業, 雖然在我國企業總數中佔97.3%, 但其資訊化程度, 還未達到現有小微企業總數的10%。而已轉變觀念並使用雲端ERP類產品的小微企業, 多爲一些具有創新性產品或觀念的企業, 原因在於當企業發展不斷需要創新性時, 這種企業更容易接受新事物, 更有耐心對雲服務進行探索。
我國小微型企業的市場佔有率和企業資訊化佔比, 如圖2所示。
2. 對資訊化管理的認識較低
小微企業多數存在非正規的管理標準, 長此以往, 不僅會影響日常的工作效率, 而且會導致企業無法對公司出現的問題及時予以解決, 進而影響企業的發展。這是很多小微企業最終失敗較明顯的原因之一。當然, 小微企業對資訊化管理的認識較低, 從整體大環境來說, 也說明雲服務類平臺的建設還在成長期, 沒有成熟的技術和更廣泛的宣傳效果。
3. 對資訊化認識的層次不同
如今, 政府對小微企業在稅收和發展上已經出臺了很多極好的扶持政策, 從大學生創業、個體創業、公司創業, 到兼職創業、大賽創業、合夥創業, 這麼多的創業形式, 都能幫助小微企業在市場上招攬更多的人才。但是因爲小微企業的人才來源不同, 其對於資訊化的認知與瞭解也是不同的。
比較靠近資訊技術、金融電子類的小微企業, 他們的資訊化意識比較強。但是一直處於基礎性行業的單純銷售類企業, 或者製造類的傳統行業, 則接受企業資訊化的程度較差。這是因爲傳統的行業一般都滿足現狀, 同時也沒有足夠的資金招攬高端資訊化人才, 以改善企業傳統管理下出現的問題。
4. 對資訊化管理的資金投入較少
小微企業的管理者, 一般本身也是創業者, 由於沒有足夠的資金支援, 只能依靠自身發展來進行資本累積。同時, 在小微企業的發展模式中較少存在爆發式增長。緩慢的發展過程, 還未使小微企業經營者認識到, 企業資訊化必須施行;也還未認識到, 資訊化的雲服務模式, 將成爲未來企業發展的主要實現模式。所以, 經營者對於雲服務平臺使用時的資金投入較少, 也影響了對雲服務使用的判斷。
(二) 小微企業資訊化管理存在問題的原因
調查結果表明, 小微企業資訊化管理存在問題的原因, 主要是受傳統思想的影響。一些較爲傳統的小微企業經營者不願接受雲類產品的原因, 基本在於三個認知:一是認爲資訊化不一定能夠有助於小微企業的管理或經營, 因爲現有的傳統ERP方式, 就能很好地滿足企業發展需要了。二是認爲資訊化對小微企業很有好處, 可是對已經在市場上有一定發展的小微企業來說, 重新讓企業適應資訊化趨勢較複雜, 也沒有什麼必要。三是認爲雲服務類的產品多爲租賃方式, 這對企業來說屬於長期投入資金, 資金投入較大。但是由於小微企業自身資金不足, 可以在企業發展更好一些的時候, 再選擇實行資訊化管理。
三、小微企業對雲服務的主要需求
(一) 企業的數據傳輸與管理
1. 企業數據傳輸需加速
大部分小微企業的經營者, 在未使用雲服務產品時, 會較看重雲服務產品的價格與質量、功能與使用方法, 而忽略雲服務產品帶給小微企業資訊化工作效率的提高與資訊化管理的規範化。小微企業在使用經驗式管理方法或傳統的ERP進行管理時, 會出現數據資訊無法及時傳達的問題, 導致資訊更新不及時, 從而對企業會產生不必要的損失, 而這些損失的根源, 在傳統管理或者傳統的ERP系統中不易查找。
企業數據無法及時更新, 也會影響經營者對於企業發展方向的判斷, 這會使得企業無法把握市場動向, 從而加大企業走向失敗的概率。另外, 傳統的ERP系統作爲固定式的公司資產, 地點固定, 不易讓業務人員或者出差人員進行數據反饋。而傳統且非標準化的管理, 也會使小微企業在面對人事或者財務問題出現不公平、不公正的情況, 這也會影響公司的工作效率與長遠發展。所以, 傳輸數據加速就成爲了小微企業選擇雲服務平臺及產品的主要訴求點。
2. 企業數據需整合
小微企業雖然人員和產生的資訊數據較少, 但是市場上分析數據已成爲目前的主流趨勢, 而且在大數據時代, 各種數據的海量分析已經成爲洞悉市場的武器。企業可從這些大型數據的分析中, 得到未來發展的趨勢和方向。
然而, 小微企業在分析這類海量數據時並不佔優勢, 原因在於, 大數據分析作爲一個專業分析需要專業人才, 而小微企業沒有過多的資金招聘專業人才進行分析數據。如果小微企業未進行資訊化管理, 其產生的數據較少, 也沒有辦法得出準確的資訊。企業自然無法根據資訊得到市場的需求、找到企業自身已有問題, 提出適當的解決方法。
而云服務平臺的出現, 使小微企業的需求就能得到基本實現和解決, 即使得不到非常準確的數據分析, 也會使經營者得到一個大概的市場走向, 滿足小微企業對市場需求的探究。
(二) 企業工作協同與實施
1. 企業工作程序需要簡化與流程化
從小微企業的現狀來看, 其管理者大部分是非管理專業, 對企業實施的是探索式管理。在小微企業的`業務、財務、人事等各項工作中, 工作程序的繁瑣與冗雜, 成爲了資源浪費的主要原因。小微企業的工作程序是由管理者與經營者指定的, 首先就會出現四個問題, 即這些工作程序是否合乎管理標準、是否制定了管理標準, 以及工作程序是否重複、是否簡便易行。就目前市場上小微企業的發展現狀來看, 這四個問題都還存在, 且爲主流小微企業的突出管理問題。
小微企業的經營者需要使用最簡便易行的方法, 來實現對企業的管理與工作調整, 而云服務平臺及其產品作爲智能化系統平臺, 也應滿足小微企業的發展藍圖和工作程序的流程化與簡便化。
2. 企業業務實施效率需提高
小微企業的業務流程不明確, 管理方式不明瞭, 容易造成企業業務的低效率。而對於那些已經使用傳統ERP系統的小微企業來說, 其業務人員在進行業務工作的時候, 需要面對另一個問題, 就是業務活動無法協同辦公, 系統模組的登入與數據的統計較爲分散, 數據不能共流共享, 當然也不能實現跨系統協同辦公。因此, 業務人員需要不斷在其他模組中同步登入並錄入數據, 這樣就會增加時間成本, 業務效率降低。而如果小微企業對更換雲服務類系統或產品, 增加成本之後, 對以上這些問題肯定能找到一個合適的解決方式, 並提高辦公軟件的使用效率。
四、雲服務系統對小微企業的優勢
(一) 實時與便捷
小微企業使用雲服務類軟件後, 首先在管理企業上就會出現很大的不同。這主要體現在對企業資訊的傳達更加便捷。企業內部交流可透過專門的企業雲端產品完成, 更加專業化, 方便企業管理者對人員的去向和工作進度進行實時查詢, 增加工作人員的資訊化, 更快地提高企業的資訊化管理。這對小微企業的管理者而言, 是讓企業管理更加標準, 更加規範的一種方式。此外, 雲服務類產品不僅可針對小微企業的管理層進行使用, 還可面向小微企業的員工進行數據傳輸交流。企業實時溝通性的提升, 更加有助於企業數據化的步伐加快。
2017年, 各類雲服務產品在都在進行不斷改進, 而且對小微企業沒有充足高資訊化人才的問題提出瞭解決方案。例如, 金蝶、管家婆都推出了較最初一代雲服務產品來說更加簡單方便的最新一代, 其管理模組更加清晰明瞭, 功能儘可能一目瞭然。幫助使用雲服務產品的用戶更加容易使用, 其功能方向也更加細緻, 不同雲端系統模組也更加專業化。這種微調, 使得雲服務系統更加貼合小微企業實際的需求, 而且此類雲服務系統大多都有一項功能, 即權限設定。這項功能設定不同權限, 可以幫助管理者和工作人員進行管理, 並進行自身實時的監督, 促使企業管理各個方面的效果也更加顯着提高。
(二) 數據的交互與簡易
傳統的ERP系統存在小微企業無法實現數據共流的問題, 在雲服務產品中都可以予以解決。因爲雲服務類產品面向小微企業需要的數據傳輸方式和使用數據的調用方式更加便捷。所以, 結合雲服務產品雲端儲存的特點進行直接分析, 可以幫助企業得到一些基本的數據分析結果, 有利於企業在資金不足的情況下, 擁有最好的分析洞察企業自身問題的分析方式。
與雲端緊緊互聯的雲服務平臺, 依託於雲端大企業的數據分析與數據加密儲存, 也使得數據更加安全, 儲存的時效更加長久。不會出現傳統ERP系統常有的問題, 即使硬件需要更換時, 數據繁瑣且耗時的搬運, 能夠幫助小微企業更加輕鬆地管理數據。
(三) 業務的協同與智能
由於雲服務平臺只需要連結網絡登入即可使用, 所以企業業務人員可直接上門服務, 服務的流動性增加, 給業務人員更多的業務工作時間, 能夠減少處理業務的時間成本, 提高業務的效率和成功率。同時, 雲服務產品可以以手機APP的形式使用, 許多的遠程業務洽談都可以完成。在手機終端就可以完成下單、補貨、採購、財務和人員管理等工作, 幫助業務人員更好地管理客戶數據與自身工作資訊。
雲服務類的系統模組, 還可以更加智能化, 提醒管理者企業產品庫存等資訊, 也可顯示餅狀圖、條形圖和折線圖, 展現出企業近期的銷售現狀、資金流向和員工業績。
(四) 資金專業化與低成本
雲服務平臺連接模組, 能夠實時更新國家對小微企業的政策, 尤其是在財務方面, 一鍵報賬與審覈反審覈, 會更加簡化財務人員的工作。財務人員不用再到政府排隊報賬, 只需雲服務平臺連接政府的財務審覈系統, 就會更加容易地進行無紙化財務審覈審查。這對小微企業來說更加專業, 對政府來說也更加便捷。小微企業資金的管理在使用財務軟件以後, 也會讓管理者對企業的利潤與負債走向更加清晰, 不用再等月末、季末或年末纔會瞭解企業的資金情況, 直接在雲服務平臺使用權限進行實時監控, 發現問題更加及時, 也更加安全放心。
雲服務產品模組, 會針對不同需求、不同資金流量的小微企業, 提供不同的版本, 幫助小微企業管理者根據自身實際, 以及對於雲服務產品功能的需求與價格的支付能力更好地進行選擇。從長遠角度來看, 企業可以根據自身需求與短板進行付費使用, 雲服務平臺承包了傳統ERP軟件繁瑣的後續更新維護費用, 並且爲企業提供更好的試用體驗。當小微企業不斷髮展, 目前使用的雲服務產品無法滿足企業發展需要的時候, 企業可以根據自身試用感受進行第二次選擇, 從而完成購買。
對於企業需求和租賃的模式, 雲服務產品也可以保證企業在後續發展過程中, 更加方便地更換服務。同時, 企業旗下的雲服務平臺, 也可以更好地保證數據傳輸與同步。
五、基於雲服務的小微企業管理方案
(一) 企業人員整合
當小微企業使用雲服務平臺和雲服務產品進行人員管理時, 可更加清晰每個員工的職責, 對管理還未標準化、規範化的小微企業, 雲服務能夠對企業員工的職責用權限設定直接分工, 避免產生一些人爲因素對企業管理的影響, 便於實現小微企業的管理專業化。
雲服務平臺和雲服務產品權限的設定, 也保護了企業人員所能檢視資源的安全。因爲透過每個賬號的管理, 管理者能夠自行設定和更改權限, 便於人員調整更換, 適合於小微企業人員不固定的現實情況。
(二) 企業定製化
雖然企業需要統一管理, 實現管理標準化, 但是從使用雲服務平臺及產品來說, 每個小微企業的需求不同, 所針對問題的雲服務產品及平臺模組的選擇也是不同的。這裏以用友集團旗下的暢捷通和金蝶集團旗下的精鬥云爲例進行說明。
用友集團旗下的暢捷通平臺模組及解決的小微企業問題, 如圖3所示。
金蝶集團旗下的精鬥云云服務平臺模組和功能, 如下表所示。
金蝶精鬥云云服務平臺模組和功能
小微企業可根據自身不同的發展弱點來選擇雲服務平臺和產品, 這種選擇, 既不用小微企業投入過多的資金, 加大企業負擔, 也不用完全拋棄現有的管理經營成果, 只需要選擇自己最急切的問題嘗試解決, 從而一步步完成企業資訊化的轉變。
六、結論
透過使用雲服務平臺及雲服務平臺擁有的一些組合產品, 就可實現小微企業管理、經營、銷售、財務等必備需求的專業化和規範化。這種按照企業需求而進行模組的選擇, 能夠滿足小微企業的定製需求, 幫助小微企業輕鬆解決最注重的財務、銷售和管理難題。
當然, 雲服務平臺及產品選擇的模組越多, 使用起來也會更加複雜一些。但是, 隨着雲服務平臺在企業的應用, 未來即可顯現出它的強大優勢, 幫助小微企業的發展更加迅速高效、經營管理更加資訊化和一體化。有理由相信, 雲服務平臺的使用, 在這兩年將會成爲主流的管理運營企業新趨勢。