【摘 要】科研課題管理、覈算是科研院所財務管理的重要組成部分，要創建將衆多課題分類管理、多層面覈算，使所需數據快速高效生成，以滿足不同使用者需求，透過主輔系統結合的科研課題財務管理的新平臺。筆者結合本單位的實際，對這一模式的構建與應用進行初步探討。
【關鍵詞】科研課題; 財務管理; 資訊化; 系統
一、引言
中國輻射防護研究院(以下簡稱“我院”)科研課題的管理、覈算是財務管理的重要組成部分，佔全院財務工作量的40%，特別是“十一五”期間的縱向課題，各課題不僅實行分類與單獨雙重覈算，而且要進行長期跟蹤與管理。不論是縱向課題、橫向課題還是其他課題，每個課題涉及八個成本項，其中縱向課題還有二十七個費用明細項。在日常覈算中，各課題負責人要知道每個課題的收入、支出、結餘情況，每年年底95%的課題要進行結算，30%的課題有水電費、管理費等分攤，最後將各課題結轉成本，收入與支出相抵，結餘爲下年收入，重新開始新一年的核算。如此龐大的數據運作，不僅要求數據正確，而且要求在短時間內完成，否則將影響後續工作，特別是年底決算工作的正常執行。
要解決上述問題，只靠現成的商業軟件-“用友ERP-U8”系統(以下簡稱用友系統)只能完成一半的工作，而且數據分散在不同的表中，給數據的分析、查詢、利用造成一定的困難，不能及時準確地瞭解各課題的全部情況。爲此，需要在此基礎上重新構建滿足我院科研課題財務管理需求的管理系統，以滿足會計資訊使用者多樣化的需求，滿足我院科研管理髮展的需求。
二、科研課題覈算、管理的基本流程
研究院的科研課題分爲縱向課題、橫向課題、其他課題三類。每一類按課題分別在不同的收入與支出科目覈算，收入類總賬科目爲：撥入科研費、預收賬款、其他業務收入;支出類總賬科目爲：科研成本、技術成本、其他業務成本;每個課題的收入按科目、部門覈算(三欄式賬簿)，支出按科目、部門、項目覈算(多欄式賬簿)。
由上面會計覈算可知，要想得知某一課題的收入與支出情況，在用友系統下，財會人員要查詢收入科目、支出科目及相應的輔助覈算，至少要操作五步，才能得知該課題的基本情況。
如果需查詢縱向課題的二十七個費用明細項需到管理會計的項目管理中才可查詢，而且每年的數據在當年的賬套中，其工作量之大可想而知。
爲了解決用友系統在科研課題覈算、管理中存在的上述問題，實時查詢各課題的收入、支出、結餘情況及其他相關情況，必須將涉及科研課題覈算的科目、輔助覈算項目、代碼透過接口系統匯出到“科研課題管理系統”，透過重新計算、分類彙總、多重關聯等功能，實現科研課題的集中核算與管理。
三、科研課題管理系統的構建原則
(一)從各系統接口匯出、匯入的數據正確可靠
系統基礎數據來自用友系統，收入科目是按部門覈算的，支出科目是按項目、部門覈算的，兩者唯一的共同點是收入科目與支出項目中的課題號相同。由於用友系統對會計數據的採集、編輯、加工都是透過編碼進行的，只要編碼不同就可視爲不同的科目、不同的項目，實際操作中難免出現同一課題號重複出現的情況。爲此在系統的'設計過程中，應保證數據的正確性、完整性。
(二)確保系統穩定執行
系統的數據透過匯出、匯入、建立關聯、進行分析計算等過程，最後匯入憑證庫，每個細節緊密相連，環環相扣，若有一步出錯，可能導致整個過程失敗，出現數據錯誤，需要重新開始。這就要求系統設計儘可能穩定可靠，保證多次的數據匯入、匯出不發生錯誤。
(三)操作簡單、減少人工干預
在用友系統衆多複雜覈算的基礎上利用基礎數據構建滿足我院要求的科研課題管理系統。這就要求操作簡單、方便、直觀，避免操作人員對數據的修改，減少人工干預，保證數據的正確性和有效性。
(四)多向交流功能
財務資訊的傳遞和交流是一種雙向、甚至多向交流模式，系統的報表數據應能夠生成不同類型的數據格式，根據使用者的不同分別生成SQL、VFP、ACCESS、EXCEL等數據格式，以滿足不同用戶的需求。
(五)系統的可擴充性良好
系統的設計應層次分明，具有良好的可擴充性，以適應業務迅速發展、系統功能不斷擴展的要求。
四、科研課題管理系統的構建
作爲研究院會計資訊系統中不可缺少的輔助覈算系統，實行主輔系統相結合的方式和構架，既能適應日常會計覈算的需要，又能滿足管理者對各科研課題管理資訊的需求，全面反映科研課題的收入、支出基本情況。系統基本流程如圖2所示。
(一)數據匯出
從用友系統將數據匯出爲所需的格式檔案，有三個收入科目、三個支出科目、三個項目目錄，由於各科目的設定格式、覈算方式不同，分別匯出到不同的表中。數據匯出流程圖見圖3。各種報表格式見表1、表2、表3(以橫向課題爲例)。
(二)數據匯入
將各個表中的數據按一定的格式匯入該系統。
首次數據匯入：由於從用友系統中匯出的數據，各字段長度過於長且複雜，數值型字段長度20位，小數位數5位，字元型字段都比需要的長度要長，有的字段是不需要的。因此要將數據透過接口系統轉換爲已制定好的標準格式，減少數據冗餘度。
二次數據匯入：將各部門填制的結算表，輸入或自動匯入各對應字段，與前面數據表合併，產生新的數據表。
(三)統計計算
分科目、項目、部門按課題號進行關聯計算，統計出每個課題的收入、支出、結餘數據。爲保證數據的唯一性、正確性，克服用友系統中課題號重複不提示，部門不對應不提示等弊端，分別採用計數法、正負數相抵法、以收入部門爲主與支出部門相比較法，及時提示會計人員查找原因並作相應處理。
(四)輸出報表
隨時可按部門、科目性質輸出各課題收支餘情況表，並轉換爲EXCEL表格形式，提供給各部門。報表的發佈形式有：打印紙質、E-mail、匯出至載體見表4。