摘要：從“祕書素質的系統性”角度出發，探討祕書能力素質新結構應該具備的四個意識：應變意識、創新意識、獨立意識和現代意識。
關鍵詞：祕書從業人員；素質；新結構
“祕書素質”的話題伴隨着祕書隊伍的擴大而日漸高漲，但是大多強調“專業技巧，即如何應對某一件具體事件”，而在很大程度上忽略了祕書綜合素質的系統性。知識經濟背景下的企事業單位對祕書從業人員提出了更高的能力素質要求。
一、社會對祕書從業人員的需求狀況分析
根據近年來從人才市場反饋的供需資訊分析，社會對文祕人才的需求大致可分爲四類：一類爲服務型祕書。如公司辦公室、基層行政事業單位辦公室的服務人員、生活類祕書等；二類爲事務型祕書，如企業、公司、基層行政事業單位的辦公室文員、公關人員、檔案管理人員等；三類爲文字型祕書，如企業、公司、行政事業單位的文書起草人員；四類爲管理型祕書，如公司、企業單位的總經理助理、部門經理、辦公室主任。基層行政事業單位辦公室主任等。
依據職責的大小，祕書又可以分爲以下三種：一是初級祕書——以接電話、發傳真、收發信件等服務爲主。比如企業的初級祕書應包括公司前臺接待、電話接線生、部門事務助理等。他們的職責比較單一，技術含量較低，薪金相對較低。二是中級祕書——能夠寫一般信函。起草報告和準備會議等，多爲大專或本科畢業。比如，企事業單位中的部門經理祕書、經理助理等處於中層管理者身邊的祕書，處理各種事件的能力要求較高，薪酬也相對較高。三是進階祕書——能起草重要的合同文字，懂法律、稅務知識，有應急處理能力。進階祕書是隨着市場環境下。組織橫向聯繫的加強以及現代化辦公手段對組織的滲透而出現的。現代進階祕書特別強調的素質有公關才能、外語水平和辦公行政管理的能力等。比如，企事業單位中的進階祕書包括跨國公司首腦祕書、董事會祕書、地區總裁祕書以及總經理的進階行政助理等，目前屬於人才市場上的稀有資源。
二、祕書從業人員能力素質現狀分析
高科技日新月異的發展，新技術的運用不僅改變了人們的工作條件，還使人類進入了資訊傳播全球化的時代。傳統的以紙和筆爲載體的書寫方式爲打字機、計算機所代替，通信技術、網絡技術，改變了人們獲得資訊和交流資訊的方式。現代辦公室設備的使用。不僅要求從事辦公室事務的祕書從業人員具有傳統意義上祕書應具有的基本素質，而且要具有熟練使用現代化辦公設備的能力，具有使用現代通信手段獲取資訊並及時整理和傳送的能力。這對現代祕書的知識技能結構和能力提出了越來越高的要求，祕書人才逐漸向“複合型”方向發展，其知識體系日趨複雜和全面。隨着我國市場經濟的不斷髮展，祕書工作被劃分到行政管理範疇，主要是幫助行政領導或經理分擔日常事務，職責涉及到文檔資訊管理、會議和約會的安排、起草信函和檔案以及內部和外部的溝通等各方面，已經成爲黨政機關、企事業單位不可或缺的職位。目前。我國祕書從業人員約2300萬人。祕書逐漸成爲一種職業，其地位日益提高。以往只負責抄抄寫寫的祕書已經不能適應黨政機關、企事業單位對人才渴望的需求，這對祕書從業人員的能力結構提出了新的要求。
當前的主要問題：一是素質單一化，過多地強調技巧訓練。某些民營培訓學校或者某些高職院校爲了縮短培養週期，追求短期的經濟效益，以速成班培養速成型祕書，他們用短至一年甚至不到一年的時間，學習辦公自動化、速記、應用寫作等幾門課程。學成經考試合格後頒發國家承認的結業證書。單純地教與他們處理日常事務的技巧，如何應對領導需求，處於被動式的應付事務。其次。中文專業畢業生“萬金油”型祕書，這一類祕書從業人員大多被看重的是文字功底好，“能說會道”。而隨着行業的分化，社會分工的細化，各行各業對祕書從業人員的要求也越來越專業化。因此，這類祕書從業人員到了具體的崗位上仍然從頭做起，需要在實際工作中跨學科、跨專業、跨領域地加強自己的綜合素質適應新的崗位。二是素質模式化。祕書角色意識淡化。祕書從業人員處於從屬地位，領導說什麼就是什麼，領導讓幹什麼就幹什麼，做事盲目服從，缺乏“自立”、“自我”意識。雖被稱爲領導的“左膀右臂”，在實際工作中缺乏主動性，缺乏創新意識，祕書“獨立自主”角色意識淡化。