古時君王視祕書爲股肱之臣。當今領導人用祕書如左膀右臂。祕書是領導人的智囊和助手。他輔助領導人從事各項治理工作，負有參政設謀，協調綜合，督促檢查，拾遺補缺等重大責任。祕書素質的強弱直接關係到工作質量與效率的高低，關係到黨和國家方針政策的正確貫徹與各項事業的興衰成敗。因此，祕書職員必須具備較高的、思想、品德、智能、身心等方面的素質。但是，僅僅具備這些基本的素質，還不是合格的祕書人才，還不能說是一個精明能幹的祕書。祕書要在領會貫徹領導意圖的過程中與領導配合默契，使領導得心應手，並達到心領神會，揮灑自如的境界，僅有其基本素質顯然是不行的，欲達到完成祕書使命的優化標準，還必須具備和培養良好的祕書意識和氣質。
自我意識與角色意識的對立同一
唯物主義以爲，存在決定意識。人們的自我意識是在實踐中產生的的，它表現願看、意向、愛好、理想、信念等。自我意識的高層次表現爲一種豐富性動機，就是在社會生活中不斷推進進步的自我實現的精神支柱，每個人在進進自我實現的某個階段以後，又會出現新的更高的自我實現的追求。這種時時更新的自我意識總呈膨脹之勢。祕書是人在社會組織中擔當的一種角色。其角色意識又必須控制在社會組織爲他規定的規範之內。也就是說，他不是在自己選定的環境下創造，而是在他直接碰到的環境下創造。由於祕書在社會組織中不是領導者、指揮者、決策者，僅僅是領導者、指揮者、決策者的顧問和助手。他僅僅服務於領導工作，活動於幕後。作爲處於從屬輔助地位的祕書，必須聽命於人，只能在受控的條件下施控。這種受規範控制的角色意識制約着呈膨脹狀態的自我意識，而強烈的自我意識能在一定條件下促進、推動角色意識，這就是自我意識與角色意識的對立同一。在這種對立同一的發展過程中，自我意識與角色意識始終是互相滲透、互爲因果的。祕書要實現自我，首先必須衝出自我，在“無我”中實現自我並達到“超我”。
融自我於角色，角色中見自我。任何自我實現不可能在角色之外達到，一個人必須全力塑造飽滿的角色形象，才能真正達到自我實現。在戲劇舞臺上，鑼鼓一響 、聲起，演員就各自完全進進自己的角色。演員所塑的聲情並茂，維妙維肖的角色形象就是他在戲劇舞臺上的一種自我實現。在祕書崗位上扮演祕書角色，就要像演員塑造角色一樣，把追求、跨越更高階段的自我意識不斷調整轉移到塑造完美飽滿的祕書形象上來。要徹底擯棄“身在曹營心在漢”或“這山看見那山高”的心態，使強烈的自我實現的豐富性動機完全融匯在角色意識之中。在角色意識中溶化了強烈的自我意識，那麼從屬性的被動工作就會出現創造性、主動性態勢。在規範的角色位置上塑造出了鮮明的角色形象，其自我實現也就達到了新的境界，也就是在角色形象中展現了嶄新的獨特的自我。
隱個性於共性，共性中顯個性。個性，是指一個人在他內在生理素質的基礎上，在一定的社會條件下，透過社會生活的實踐鍛鍊與陶冶，逐步形成的觀念、態度、氣質與習慣等，它是一個人比較穩定的生理、心理素質和社會行爲特徵的總和。是一個人在人與人相互接觸中表現出來的性格傾向。共性，是人在社會生活中能夠配合他人的行爲，適應羣體生活的共同要求，符合羣體行爲規範的性格傾向。心家以爲，只要不是病態，任何個性都是可愛的。這是從宏觀角度對社會構成與發展而言。而從微觀角度，對適應某種社會規範而言，個性是要服從於共性的。作爲祕書，不僅要個性服從於共性，而且還要使自己的個性巧妙地溶合於共性，具有最大限度的可壓縮性，剛柔相濟，富有彈性。在任何情況下，在任何環境中，不但能順應羣體共性，尤其還要順應其服務對象的獨特個性。
能使個性泯消於微觀而顯現於宏觀，是運用把握個性維度的上乘境界。人們生活中看不到有什麼個性的人，往往是最有個性的人。對祕書來說，自負清高，目中無人是狹隘危險的個性；點頭彎腰，奴顏卑膝是令人噁心、沒有出息的個性；而有禮有節、不亢不卑、自信自謙、能屈能伸，纔是一個正派祕書所應該具有的個性。一個有作爲的祕書，有志獻身於與自己的服務對象共同爲之奮鬥的事業，他在工作中爲了事業和工作的需要，爲了適應所在羣體的共性和服務對象的個性而壓抑個性、犧牲自我，任勞任怨、埋頭苦幹，不計名利，委屈責備，這種沒有“個性”的個性，不正是一種高尚可貴的“個性”麼？