一、我國當今並行的四種會計資訊系統
會計資訊系統是經久不衰的企業管理工具,它的成功應用使企業在控制合理庫存、加快資金週轉、降低成本、提高企業服務水平等方面取得了顯着進步,爲領導層經營決策提供了科學依據,提高了企業競爭實力和盈利水平。目前,我國企業採用的會計資訊系統大致有以下四種:
1.國外企業集成管理型軟件。
這種完整的企業管理型軟件,其內容遠超出財務軟件的範疇,一般包括:財務管理、銷售預測、採購與庫存管理、製造控制、後勤、項目管理、交易處理、服務與維修、分銷和運輸等內容。其用戶往往是規模較大的企業,且以工業企業居多。這些企業管理規範、分工明確,無論生產流程,還是覈算體系都較複雜,而且數據處理量很大。實際上這些企業需要的是集成的企業業務管理軟件,突出的是企業供應鏈的管理。目前這類軟件有:SAP(德國)、SSA(美國)、JDE(美國)、BAAN(荷蘭)等。這類軟件基本被國外壟斷,不僅價格昂貴,而且實施時間長,加上實施、培訓等費用,一般花費在1 000萬元人民幣以上,所以企業要有足夠的資金承受力,否則難以成功。
2.國內企業資源計劃系統。
這類系統適用於規模適中,很多數據最終要由財務部門處理的用戶。其目的是爲了便於管理、提高工作效率、數據的精確性和數據傳輸的及時性。這類用戶採用兩種方式選擇軟件:
①基本採用軟件商提供的商品軟件;
②購買商品化程度較高的功能模組,比如賬務處理、報表、應收、應付、工資和固定資產管理等;而對於倉庫、採購、銷售、成本等委託軟件商或者系統集成商進行開發。這類軟件有用友、萬能、金算盤、金蝶等,其價格相對較低,基本上能購買軟件一年之內的免費服務,一般網絡版也在10萬元人民幣以下。
3.單項管理的小型財務軟件。
有許多經營單位只需要單項的管理系統,如賬務、工資、進銷存等管理。“打天下”、“明星”等軟件在單項管理方面相對完善並極具特色。
4.小型商務軟件。
“管家婆”、“速達2000”等軟件適用於國內大量小型私營企業,價格一般在2 000元以下。
二、IT環境下會計資訊系統的發展趨勢
傳統的會計資訊系統是爲了適應工業革命時代的需要,以傳統的會計恆等式和會計循環爲基礎設計的。但是在知識經濟時代和IT環境下,會計資訊系統目標的實現程度、會計資訊系統依賴的模型、會計資訊系統的結構與性能都將發生質的變化:
環境下的會計資訊系統面向決策。它不僅僅提供會計覈算資訊和部分財務分析資訊,還提供各類決策所需的各種會計資訊,實現“爲決策提供有用會計資訊”的目標。
2.會計業務流程和會計模型將發生重組和整合。從上述目標出發,IT環境下的會計資訊系統應向企業內部各部門提供評價各個業務過程及其相關資源的會計資訊,以便輔助有關部門利用這些會計資訊優化業務過程,更好地提供高質量的服務。
3.會計資訊系統的結構和功能將發生重大變化。會計資訊系統的結構將與企業資訊系統的整體結構相適應,與不斷優化的業務過程相適應,真正做到資訊集成與共享。而會計資訊系統的功能也不只是會計覈算和財務分析,還將更多地分析與挖掘會計歷史資訊、當前資訊和預測資訊,達到“向所有相關決策者提供滿足決策需求資訊”的目的。
4.會計資訊系統在性能上也將發生根本變化。會計資訊系統將具有更多“人性”的因素,在一般的人機交互性能基礎之上更多地考慮人的需求,重視和突出人在會計資訊系統中的作用,爲企業各組成部門之間的協作提供良好的環境。
三、影響企業選擇會計資訊系統的主要因素
1.企業中高層領導的管理理念和企業的`執行機制。
許多中高層領導對於企業資源計劃(ERP)的認知還相當朦朧,沒有充分認識到現代化的管理手段有助於改善企業經營管理。另外,有一些中高層領導認爲企業管理現代化就意味着計算機化。實際上,現代化的根本是觀念的現代化,是人的現代化。許多企業都搞管理資訊系統,然而完全達到預期目標的卻爲數甚少。究其原因在於對新技術、新事物尤其是西方先進的管理思想,沒有一種科學、現實的態度。任何一個企業都在自覺不自覺地進行着資源配置和組織,這種行爲可能是局部的,決策者是個人或少數部門,因爲企業的資源配置和組織沒有實現科學化、系統化、制度化,致使資源被浪費。企業的執行機制和企業管理決策者的理念是根本性的。在落後理念基礎上,縱使有多麼強大的計算機系統、多麼高明的ERP軟件,也只能是讓先進的技術設備去“仿真”一個落後的管理行爲模式,或是建成一個沒有現實驅動力的形式上的管理資訊系統。
2.企業整體管理水平及內控制度的嚴密性。
如果說非ERP企業就不可能進步、不可能發展,那隻能說明ERP中包含一種使企業行爲更加合理、更加有效的操作理念。畢竟ERP僅僅是一種管理的手段,如果企業的內控制度不健全、整體管理水平低下,即便有再科學、再完備的資訊管理系統也無濟於事。ERP的真正價值在於其所依據的管理理念,而不是其所使用的包裝形式和計算機軟件。其發揮作用的前提是它必須處在一個科學化、現代化的管理體制之中。
目前,我國正在緊鑼密鼓地進行國有大中型企業建立現代企業制度的改革,正在大範圍地進行企業重組和股份制改造工作。重組改制後的企業必須建立真正意義上完善的內控制度和順應市場的競爭機制,纔有可能利用現代化的會計資訊系統,把各項管理工作透過資金管理量化後,實現資源的集成管理、實行成本控制和資源的有效配置。
3.企業財力與現有計算機軟硬件的配置。
企業作爲會計資訊系統軟件的用戶有許多具體要求,但要根據自己的財力和現有計算機軟硬件配置進行選擇。由於計算機硬件設備的更新換代太快,致使許多企業在購置當時配置較高的計算機硬件資源後不到
兩年的時間裏,原有配置便不再能夠滿足一些最新的大型財務系統的硬件需求。軟硬件的同時更新必然給企業帶來沉重的負擔,所以企業選擇會計資訊系統時必須考慮自身財力與現有計算機軟硬件的配置。
4.財會人員的知識結構。
自1993年以來,我國的會計制度及相關準則正逐步與國際慣例接軌,財務人員知識結構如果不能及時更新與調整,將很難適應企業資訊化的進程。財會人員知識結構偏低將制約企業選擇先進的財務資訊系統。
5.安全性憂慮。
網絡是一個開放的環境,在這個環境中一切資訊在理論上都可以被訪問到的,除非它們在物理上斷開連結,否則很難避免非法侵擾。因此,網絡下的會計資訊系統很有可能遭受非法訪問甚至壞客或病毒的侵擾。這種攻擊可能來自系統外部,也可能來自系統內部,而且一旦發生將造成巨大的損失。對於系統安全性的擔憂也成爲影響企業選擇會計資訊系統的因素。
6.外部環境的不斷變化。
中國加入WTO之後,企業競爭的範圍和程度日益加大,市場競爭的規則也必將向國際慣例逐步靠攏,國外軟件將可能和國產軟件進行一場實實在在的較量。企業在選擇會計資訊系統時也必將考慮所選擇系統的成長性和未來的適應性,否則將很難適應多變的國內外市場的競爭。