地方文獻的採訪工作是地方文獻工作中最重要的環節之一，它與圖書館一般工作相比地方文獻採訪工作具有最明顯的獨特之處。
一、地方文獻的基本概念
什麼是地方文獻？根據首都圖書館北京地方文獻部採訪條例的規定，地方文獻是指在內容上具有地方性，同時又具有重複使用價值的文獻。
地方文獻是特定區域內歷史資料和現實資料的總合，它反映了特定區域內自然環境與社會環境的沿革、發展及其現狀。在自然環境方面，它應全面反映一個地區所能觀察到的天文現象、地質水文結構、地形地貌、氣候與氣象、物種資源等等；而在社會環境方面，它則應反映該地區的人文地理、歷史、社會經濟、地方政治、社會結構、民俗、地方文化、教育、衛生、體育，以及宗教、方言等各個方面。可見其最大的特點，在於文獻內容所體現出的鮮明的地域性。只要具備這一特點，文獻就具備了被確認爲地方文獻的基本條件。至於文獻形式、文獻載體、出版地、出版者乃至文種等等，都不是鑑別地方文獻的重要標準。
地方出版物（或稱地方著述）和地方文獻是兩個局部交叉的不同概念，其主要內容未曾涉及到本區域的地方出版物不能視爲地方文獻。需要在地方文獻系統中反映地方出版事業時，可採用地方出版目錄的形式。同樣，在表現地方文化事業水平的時候，地方人士著述也不必一概收入，而應透過地方人士著述書錄的形式予以反映。
地方文獻中“地方”的概念基本上以現行的行政區劃爲準，其中地質、水文、氣象、資源等個別類目可適當放寬界限。
地方文獻採訪人員必須清晰地瞭解地方文獻的不同類型。
首先應着眼於文獻內容中所含地方資訊的密度以及文獻價值。專門記述地方事物的文獻、我們稱之爲核心文獻。如地方誌、地方史、地方人物傳記以及各種專門的地方史料。這類文獻中所含地方資訊的密度最大，使用效益也相對好一些。另一類文獻，其內容在某種程度上涉及到地方事物，稱爲輔助文獻，有兩種表現形式，一種是行政區劃上的包容關係，如省志之對於市縣級地方文獻；一種是專業內容上的包容關係，如《物侯學》或《地方病學》中所涉及到的地方資料。這類文獻中所含地方資訊的密度相對下降，但由於文獻總量大，或是專指性較強，對於使用者來說，其文獻價值是不容忽視的。第三類文獻，是進行地方研究不可缺少的背景文獻（或稱基礎文獻）。如野史和筆記，以及廣義的史料彙編等等。這類文獻中地方資訊的密度更小，但卻包含了一些其他文獻中不具有的重要內容。並且，將對於地方的研究置之於更廣大的領域，開拓了研究者的視野。在組織地方文獻藏書建設的時候，核心文獻、輔助文獻和背景文獻各佔多大比例爲宜？各地情況不同。根據北京地方文獻工作的實踐來看，在歷史悠久，文化事業比較發達的地區，這三類文獻所佔比例似應以4：4：2或3：5：2較爲適宜。
當代圖書館地方文獻形式，包括專著、報紙、期刊、會議錄、檔案彙編、學位論文、科技報告、輿圖（含氣象圖、地質圖等專業圖紙）、影片、照片、幻燈片、錄音帶、錄象帶、圖冊、印譜、拓片、樂譜、譜牒、簿記、日記、書信、證券、商標、戲劇說明書以及專用的參考檢索工具書等等。檢索工具包括具有地方內容的專業詞典、書目索引、年鑑手冊、表譜名錄，以及反映本地各收藏單位的藏書目錄或聯合書目。
地方檔案也是地方文獻的一種典型形式。鑑於地方黨政機關和企事業機關團體日常產生的文書檔案都有專業的檔案機構系統收存，因而在地方文獻的採訪工作中可略過那些正式的文書檔案，而專門收集譜錄、簿記、日記、照片和書信等社會檔案和私人檔案。 從文獻載體的類型劃分，圖書館地方文獻包括紙本（含寫本、抄本、手繪本、拓本、印刷品）、磁記錄品（磁帶和磁盤）、照片、縮微品和靜電覆印件，其中，印刷品仍然佔有最大的比例，近年來，照片、縮微品和靜電覆印件所佔比例正大幅度地增加。