1、養成隨時記錄的習慣——在你的辦公桌上，應時時放有電話記錄用的紙和鉛筆。一手拿話筒，一手拿筆，以便能隨時記錄。
2、報出本人的姓名和單位名稱——說：“你好！我是某某公司的某某某。請問某先生在嗎？”如果是祕書接的，等本人來接時，還需再報一次姓名和單位。爲使對方能聽清楚，說話節奏應比交談時稍慢些。
即使是經常通話的人，也不可省去自報姓名這一道手續。不應想當然地認爲對方定能聽出自己的聲音，以致對方在接電話時還得分神猜想是誰打來的電話。
報名字時也不可只說“我是小李”，因爲天下姓李的不知有多少。所以在自報家門時應報出全名。這實際上是一種自我推銷的方式，可以使對方加深對你的`印象。
3、確定對方是否具有合適的通話時間——當你給他人打電話時，他們也許正忙於自己的某一事情。你應當表明自己尊重他們的時間，並給他們足夠的時間作適當的調整。你可以在開始講話時向對方問一下：
“您現在接電話方便嗎？”
“您現在忙嗎？”
“您現在有時間同我談話嗎？”
“這個時候給您打電話合適嗎？”
“您能抽出點兒時間聽聽我的話嗎？”等等
如果你想定期和對方進行這種討論，應徵詢對方定在哪一天、哪一個鐘點更爲方便。這樣做，既是爲了使對方能定下來心來與你從容討論，同時也是個風度問題。在別人正忙時去電話打擾是不禮貌的行爲。
在電話中要說明打電話的目的以及需要多長時間。應實事求是，既不可多報，也不能少說。明確需佔用一刻鐘，切不可只說：“可以佔用你幾分鐘時間嗎？”應該說：“王總，我想和你談談分配方案的事宜，大概需要一刻鐘。現在就談你方不方便？”