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成爲“快速工作達人”的7個法則

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有工作就迅速着手,日本達人告訴你告別拖延症的7個信條。

成爲“快速工作達人”的7個法則

 最大限度活用碎片時間

♢有以下情況的人要注意

· 以1小時爲單位粗略制定計劃

· 在路上總是發呆

· 空閒時間頻頻刷網上的新聞

會議和會議之間間隔的10分鐘,去見客戶路上的15分鐘……像這樣的時間,我們都覺得什麼也做不了,不知不覺就發着呆度過了。這樣的情況很多,但是,吉田穂波指出,恰恰這種時間,才寶貴的像金山。比如,寫上計劃書的名字,日期這種事情,利用這點間隙時間完成是綽綽有餘的。這樣一來,還能有這樣一種效果“這項工作不是從零開始的,減少了阻礙,心情也變得輕鬆了。”類似的,山本真司也提倡“以15分鐘爲一個時間單位”,利用手機等移動工具,調整環境,利用縫隙時間也能完成工作。

在你每天的工作中,難道沒有利用“縫隙時間”就能完成的工作嗎?我建議你重新考慮一遍。

 把提早下班制度

♢有以下情況的人要注意

· 一味加班而經常感到疲憊睏倦的人

· 每天,不特意決定下班時間而開始工作的人

· 總是在意周圍人的眼光,在公司留到最後的

lifenet生命保險董事長出口治明指出,日本人大量加班是“日本國力下降”的大問題。事實上,受採訪的五位幾乎都指出了,張弛無度的長時間工作會削弱集中力這一點。

因此,山本真司這樣說“把定時下班回家制度化,這樣的方法會十分有效。不過,也要需要注意,員工們因爲不得不遵守規定而產生壓力這樣的副作用。”另一方面,沒有信心管理自己的人,吉田穂波建議“快到結束時間不要工作”這也很有效。另外,從領導的立場出發,也有必要像出門所說的那樣採取“禁止加班”的措施。不論怎樣,重要的是,在工作之前要在建立“今天幾點做完工作”這樣的目標而非“工作做完之後再回家”的想法。

 把握判斷基軸,制定優先順序

♢有以下情況的人要注意

· 到公司上班之後開始看郵件,回過神來已經下午了

· “那件事也必須要做!”立即陷入了恐慌狀態

· 明明有想做的事情,但是遊手好閒就這樣過完一天

每天都被眼前的工作追趕着,卻不知道到底做什麼好然後陷入慌張……這類人大多數是“沒有判斷事物輕重緩急的基準”的。比如,雅虎副總監川邊健太郎就指出,“只有制定好行動方針,下定決心後工作速度才能提高。”迷惑時有可以返回的地點,才能做出快速的判斷。

另外,戸塚隆將也用“優先度”和“完成所需時間”的矩形圖來判斷工作,制定優先順序。這樣一來,有限順序就因人而異了。不過,還是有必要再次思考“我是怎樣確定工作的優先順序”這一行動指南針,然後不斷重複着對自己說,不斷寫下來,讓它成爲自己的一部分,以提高自己的判斷力水準。

 動機管理

♢有以下情況的人要注意

· 經常加班,睡眠時間總是不規則

· 到公司之後到開啓狀態要花好幾個小時

· 昨天明明很有幹勁,今天完全沒有進取之心

意外的,“幹勁”是個十分重要的問題。我們正是因爲覺得累了,厭煩了,所以才容易拖延工作。因此,首先我們管理好自己的身體狀況。戸塚隆將說,在高盛公司時的自己的上司不管多忙都會在規定的時間回去,戸塚氏自自己也是,無論多忙都會注意保證一定的睡眠時間。

另一方面,身體上雖然沒有問題,但是也存在怎麼也打不起精神,拿不出幹勁的情況。這種時候,吉田 穂波推薦這樣做,“回憶一下自己在什麼樣的時候會有做事的情緒。”不同的人,會有“被別人表揚的時候”“進行着積極的話題的時候”不一樣的回答。不過正是因爲他們知道這點,才能管理自己的動機情緒。而且,最早提出“工作是很快樂的事”的就是川邊健太郎。確實,如果忘了這一點,再勉強自己也提不起幹勁。

 逼迫自己制定停下來的時間

♢有一下情況的人要注意

· 星期六也一定會有某方面的工作。剩餘的休息日只是睡覺

· 只是處理眼前的工作,不知不覺就太陽落山了

· 因爲珍惜時間,討厭和別人閒談

所謂“快速工作法”很容易讓人理解爲“珍惜1分1秒,都用來工作”,但是令人想不到的是,更多的人指出,重要的是“逼迫自己制定停下來的時間”。

例如,山本真司會把每週的幾個小時固定爲“什麼也不做,只是思考的時間”,據說戸塚隆將也會在休息日裏設定這樣的時間。

雅虎的川邊健太郎也是,不管多忙也不會忘記重視花在自己興趣上的時間。而且,據說正是在這種“強迫自己發呆的時間”裏,自己能產生許多好想法。

並且,就像出口治明所指出的那樣,在那些時間裏進行自我提高,自我完善的活動的話,長期堅持就能使自己的工作能力上升。

 早早安排工作

♢有以下情況定的人要注意

· to do list?(要做的事列表)那是菜鳥才做的事

· 總是不到截止日期提不起幹勁

· 不知爲何總是擔心下週的工作而無法集中眼前的工作

工作列表什麼的,總容易讓人覺得是新人才做的事情。不過戸塚隆將指出,世界的精英里也有寫工作列表的人,在回家前寫好明天該做的事務列表的`人也有很多。

確實,預先在前一天安排好工作的話,第二天就能很快着手開始工作。

在此之上,山本真司建議,對於大項目,可以提早一個月“安排計劃,細分工作”。這樣,一點點推進細分了的工作,心理上也會有輕鬆的效果。

需做事情列表和工作計劃能讓你“腦中的工作備忘錄增加”。腦袋思路清晰才能提高注意力,提升工作速度。牢牢記住這句話吧。

 不要全部都一人承擔

♢有以下情況的人要注意

· “自己的工作自己做完”是我的自尊心。

· 擺脫別人會給對方添麻煩

· 上司不能總比員工辦事不利

總是說“我好忙我好忙”的人,其實都是自己承擔着不必要的工作而非常感動痛苦。說起來,有責任感,口碑好;有時可能會給周圍人添麻煩,這也是一個問題,特別是如果某些立場上來說,受影響的範圍就更加大了。

吉田穂波氏說,當自己捨棄“把撫養孩子擺脫給別人是多麼荒唐的事”這樣錯誤的自尊的瞬間,所有的一切都理順了。另外,出口治明也說道“當時新人的時候,就向上司徹底的詢問工作的優先順序比較好。”確實,這樣對自己對上司都減少了浪費的時間。

另一方面,山本真司從領導的角度,倡導“講出來”。也就是說,公司的老人和領導不要虛張聲勢,坦誠的說出“我也不清楚。”這樣就能逃出承擔不必要事物的惡習。無謂的自尊是百害無一利。

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