勞動合同法》第五十條規定用人單位應當在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，並在十五日內爲勞動者辦理檔案和社會保險關係轉移手續。然而實踐中，用人單位在與勞動者解除勞動關係時，通常都怠於履行給勞動者辦理人事檔案轉移手續的義務。殊不知，此種做法將會給企業帶來不必要的重大損失。下面來看看北京的一個真實案例。
張某2006年1月調入北京某公司工作，人事檔案也一同轉入該公司。由於用人單位一直未與張某訂立書面勞動合同，張某於2012年2月18日給單位發出《終止勞動關係通知書》。此後，張某與某公司的勞動關係解除，但是某公司卻遲遲未依法爲張某辦理人事檔案轉移手續，導致張某無法辦理失業登記，領取失業保險金。2012年5月6日張某申請勞動仲裁要求某公司承擔不給其辦理人事檔案轉移手續導致其不能領取失業保險金的損失。2012年5月23日，仲裁作出不予受理的通知。張某不服仲裁裁決，於是向法院起訴。
庭審中，某公司主張不承擔賠償張某失業保險金損失的理由是：因張某人事檔案缺少相關材料，且張某本人不配合辦理檔案轉移手續，故未能轉移張某人事檔案。法院在審理中要求張某與某公司共同到張某的戶籍所在地人才中心以及人力資源和社會保障局就張某的人事檔案是否可以辦理轉移手續進行覈實，上述兩個部門均表示張某人事檔案缺少進京手續、招工手續以及調動手續，故不能辦理人事檔案轉移手續。法院最終做出的判決認爲：依據人事檔案相關規定可知，個人並不直接接觸本人人事檔案，在人事檔案的流轉過程中，也無法直接知悉檔案材料是否缺失相關材料，而某公司作爲保管人事檔案的單位，在接受及保管張某的人事檔案過程中即負有審覈義務，發現張某檔案缺失，應及時與張某原人事檔案管理單位進行溝通，並採取必要的措施。而在本案中長達7年的'工作時間裏，某公司並未就檔案中缺少材料情況與張某進行溝通，抑或採取其他解決措施，致使雙方勞動關係終止後無法辦理人事檔案轉移，該責任顯然不應由張某承擔。因此法院判決某公司承擔遲延爲張某轉移人事檔案而給張某造成的失業保險金損失的責任。
看到上述案例，一些HR也許會感嘆，一個小小的人事檔案的問題既然會讓企業承擔賠償責任。實踐中，企業常常因爲管理中的一個小疏忽而遭受重大損失。本案中，某企業只要對於員工人事檔案的相關問題稍加註意，就不會遭受此種損失。規範、完善、健全企業管理制度是爲企業節約成本的最好辦法，如果企業抱着僥倖心理，不依照法律規定處理問題，最終受到傷害的還是企業自己。本案某企業可以說是幸運的，爲什麼這麼說呢?因爲本案中的張某在不能領取失業保險金期間並沒有患重大疾病，否則某企業還有可能承擔高額的醫藥費。這又是怎麼一回事?那是因爲勞動者在領取失業保險金期間依然繳納醫療保險，也享受醫療補助。也就是說勞動者在辦理失業登記期間如果發生醫療費用只要符合醫療保險報銷的範圍內的費用，仍可以報銷。但是如果勞動者因用人單位未及時開具離職證明、未辦理人事檔案轉移，無法辦理失業登記，那麼勞動者就無法享受醫療保險報銷待遇。對於勞動者的此種損失的賠償責任自然就是由導致這種損害發生的企業來承擔。因此，HR們，可千萬不要忽略了對人事檔案和離職證明的管理，否則就會因爲自己這種小失誤而讓企業遭受巨大損失。