當別人傳遞給你一通電話留言，你希望知道的，是何時與何人打過這通電話給你。當然，如果還能知道何故、何地或何事，對你更有幫助。稱爲他人傳達電話留言時，自然應該取得這些資訊。當你確定自己能做到這幾點時，你就展現出良好的商業禮儀。
精確，記下來電者的全名，確定無誤，抄下對方電話號碼，如果可能的話，也問及對方便於回電的時刻。
即時，儘速傳達訊息，告訴同事有人來電。但僅把字條擱在他辦公桌上，別以爲他便會立刻留意到它。
在電話訪客方面，也要讓他安心，告訴他只要同事有空或回到公司，你一定馬上把留言交給他。提供來電者資訊時，要刻意維持自己的專業姿態。你可以說，你這位同事去參加研討會，要到傍晚纔會回到公司。可是你再進一步討論到研討會的主題，地點，甚至主動提供細節，恐怕就欠妥當了。你不認識對方，多說無益，甚而禍從口出，可能會爲你的同事帶來困擾。此處，就要運用那四個B字口訣了：禮貌-Be polite 、友善-Be friendly 、專業-Be professional、謹慎-Be cautious。
順便一提，另外還有一個B字也應該牢牢記住：
要能迴應 Be responsive;溝通的'悲劇在於缺乏迴應。此處提到的是一般通訊，你若答應回電或回信，就要履行自己的承諾。卡通插畫家寇爾提醒我們不回信和不回電就表示其人的教養不夠。