管理工作有它藝術性的一面，也有它科學性的一面。因此，企業需要一個CEO來制定願望、指明方向，也需要COO、CFO等人來具體執行、關注細節。在項目管理的層面上也是如此。在許多一流企業中，項目經理不再從事繁重的計劃和控制工作，而交由新設的項目主管(project controller)負責。有了項目主管的支援與分擔，項目經理就可以把更多的精力放在戰略性項目目標上。
最近，業內人士已經注意到有一股強勁的新趨勢正在席捲項目管理領域：將項目經理所承擔的職責進行分工。具體地說就是，項目經理不再從事繁重的計劃和控制工作，這些工作由新設的項目主管（project controller）負責。
項目主管崗位的演變是一個漸進的過程。起初，許多組織設立了"協調員"（coordinator）崗位。協調員負責處理行政事務，在時間控制和計劃系統中輸入數據，收集項目狀態資訊，並協助製作狀態圖。
隨着時間的推移，協調員承擔的額外職責-如制定初步計劃和估算成本-促使許多企業設立"計劃員"（planner）一職。在其他組織中，這一角色的任務是隨時跟蹤進度並進行分析，通常被稱爲"調度員"（scheduler），從事的工作通常包括跟蹤問題和風險，分析進度，安排所有的計劃和狀態跟蹤會議。最近，其職責更涵蓋了分配資源和處理資源瓶頸，進行進度和關鍵路徑分析，以及製作實現價值的財務報告。
如今，項目協調員、計劃員和調度員發展成爲"項目主管"。項目主管處理絕大部分重要的、細節性、分析性、耗時的項目工作，透過這種方式支援項目經理。其結果是項目經理得到解放，可以專注於更多戰略性的項目目標，甚至經常能承攬更多的項目。
一流的企業視項目經理爲項目的首席執行官，視項目主管爲首席財務官-兩個崗位彼此獨立又互相依存。首席執行官規劃整體願景，並領導整個組織。另一方面，首席財務官透過嚴格遵循管理方針和程序，確保企業的財務穩健。首席執行官和首席財務官互相依靠，互相信任，實現企業的目標。
同首席執行官和首席財務官一樣，項目經理和項目主管都擔負關鍵的職責，都掌握重要但不同的技能，都服務於按時按預算完成項目這一目的。
項目主管是項目團隊的關鍵成員，他與項目經理直接配合，制定項目目標，編制並維護項目預算表和進度表，根據進度安排分析項目的進展情況，並提出建議、採取行動以便加快進度。
爲了確保文檔和報告能始終保持精確，很多企業正在讓項目經理和項目主管成爲核心項目支援小組的成員，通常稱爲項目管理辦公室（PMO）或項目辦公室。通常項目管理辦公室向分管某一業務領域的進階別業務主管彙報工作，該主管可以是首席資訊官、運營副總裁或新產品開發部門的負責人。這些主管通常都要求其分管的所有項目提供前後一致、可靠的狀態報告。
關鍵的職責
作爲項目管理辦公室的關鍵成員，項目主管必須履行以下職責，提供項目報告所需的關鍵資訊。
對項目團隊進行流程培訓。項目主管在項目的進行過程中（啓動、計劃、控制、執行和收尾階段），要對項目團隊進行項目管理的原則和標準、方法以及流程方面的培訓，包括描述每個流程的意圖，使用計劃和成本覈算工具，確定責任人以及詳述審批手續。
推進項目計劃和控制階段的工作。組織並推進項目團隊在計劃階段的工作也屬於項目主管的職能範疇。這些工作有很多種類，例如計劃、製作工作分解結構圖（WBS）、估算資源時間（resource hour）和任務週期、負責問題以及風險的管理，總結經驗教訓以及報告項目的進展狀況等。
制定項目進度表。根據企業項目辦公室定下的標準，項目主管與項目團隊內其他關鍵成員合作制定項目進度表，其中包括資源應用和關鍵路徑分析。一旦定下了基準，進度表就被用來衡量工作進度、分配資源、跟蹤重要事件，監視並報告項目執行情況。
控制進度，確保成功。項目主管主動"管理"進度表，確保項目能夠按時交付。此項職責要求項目主管定期蒐集項目狀態資訊，更新進度表；分析計劃的變更情況或者可能出現的變更情況，重點關注關鍵路徑、未完成的任務和即將發生的任務；計算、分析並且報告實現收益等指標；分配資源，包括遞交資源申請書，監測當前分配狀況以及預測未來的需求；並與項目經理開會討論項目的進展情況。
跟蹤和分析成本。項目主管必須利用現有的會計軟件和項目管理軟件，跟蹤實際（或合併）成本，其中包括工時、設備利用率以及所得資源。他也必須分析運營成本及其變化，以便預測總成本，還要向項目經理、項目辦公室和任何財務監督委員會彙報分析和計算結果。
管理項目中的問題、風險和變化。項目主管只有能夠發現、分析和評估問題、風險和變更請求，才能夠將它們提交給恰當級別的負責人進行處理，並在項目協同數據庫中存檔和追蹤。項目主管監控問題、風險和變更請求的解決日期；聯絡各個項目團隊中的責任人，向他們瞭解當前狀態並索取文檔；協助有關責任人安排進度會議和解決問題的辦公會；向項目經理報告尚未解決的問題、風險和變更。
記錄並傳達項目狀態資訊。一般認爲應由項目主管撰寫實現收入報告，準備應向管理層提交的材料。儘管項目經理負責與公司溝通，但是分析、預測和建議的工作由項目主管負責。
爲了有效履行上述職責，成功的項目主管必須熟練使用項目管理軟件、相關的電子數據表和（財務、資源）數據庫等工具；還必須具備成本預算與評估、風險分析、關鍵路徑製圖與分析、資源預測和變更控制等業務專長。
值得注意的是，項目主管可能同時服務於幾個項目（取決於項目大小和工作經驗）。因此，他也必須有靈活性，能與多名項目經理共事，同時使項目達到企業要求的標準。
