1、目的
爲了加強公司的檔案管理和保密工作,更好地爲公司的生產(工作)服務。
2、適用範圍
適用於東莞厚街海清污水處理廠檔案室內外各種資料、檔案管理。
3、職責
3.1行政部爲公司檔案管理的牽頭部門。
3.2除設備、財務等專門檔案由各相關部門管理,其餘檔案由資料檔案室集中管理。
4、工作程序
4.1凡是能反映公司主要職能活動,具有考查利用價值的文字、圖表、聲像等材料,均屬歸檔範圍。
4.1.1建廠時原始設計資料,各種招投標檔案,各種普查、調查形成的文字材料。其它需要存檔的文字材料。
4.1.2各部門如生產、行政、設施維修、合同、技術、保衛、設備、固定資產等管理中形成的各類原始材料。
4.1.3部門制定的各類規章制度、總結、報告及需要歸檔的其它檔案。
4.1.4會議記錄、工作計劃、總結、情況彙報,以公司名義簽訂的各類合同、協議。
4.2檔案的收集、鑑定與整理
4.2.1檔案管理部門除了透過正常渠道外,應經常向有關部門和個人收集檔案資料。有關部門和個人應主動配合,定期檢查應存檔資料,主動向管理部門資料室移交,在外開會等帶回的檔案資料,應及時向行政部作收文登記,個人確需的',經批准可以複印留用。
4.2.2檔案管理部門在收到有關歸檔資料後,應根據其內容,對其價值進行鑑定,確定是否存檔。每年六月底前,各檔案管理部門應完成上年歸檔資料的清理和歸檔工作。無歸檔和存查價值的檔案資料,經過技術人員鑑定和副總經理批准後可以定期銷燬。凡應存檔檔案,應按內容進行分類、組卷、裝訂、編號上架,並編制檢索工具,以便於查找利用。
4.3檔案管理人員要求
檔案管理是一項保密性較強的工作,從事檔案工作的專(兼)職人員,應熱愛檔案事業,不務名利,遵紀守法、嚴守祕密;工作作風嚴謹、一絲不苟。業務上應努力學習,具有一定深度和廣度知識面,掌握一定的檔案管理專門業務知識,熟悉公司所管檔案的特定業務的基本特點和規律,能夠處理檔案管理中存在的問題,不斷提高自己的工作水平。
4.4檔案管理員崗位職責
4.4.1努力學習、宣傳和執行《檔案法》,遵守廠的各項規章制度,做好本職工作。
4.4.2認真按照公司《檔案綜合管理辦法》的要求,按時完成檔案的收集、整理、組卷和編制檢查等工作。質量符合檔案管理標準要求。
4.4.3耐心細緻地做好其它檔案人員的檔案立卷指導檢查,爲合法查閱利用檔案者提供方便條件。
發揮主觀能動性,開展檔案編研工作,提高自己的業務水平和服務水平。
4.4.4檔案人員必須認真執行《檔案法》、《保密法》,確保黨和國家及本單位涉密工作的安全。
加強對檔案材料利用管理,凡屬重大技改、科研成果、發明創造、經濟數字、人事材料等檔案,不得向外泄密。
4.4.5嚴禁非檔案室人員進入檔案室。本室人員進出時必須關鎖好文櫃、門窗,檢查安全防盜設施,以防意外。
4.4.6嚴禁將檔案機密材料帶入公共娛樂場所、探親訪友;嚴禁丟失或泄密。如發生失泄密事件,應立即向領導報告並採取補救措施。
4.4.7如有違反《檔案法》和《保密法》造成損失的,視情節給予批評教育或追究相應責任。
4.5檔案查閱制度
4.5.1檔案的查閱。外單位憑證件,經領導批准,在指定的閱覽室和規定的範圍查閱。本單位員工查閱或複印按《檔案查閱制度》辦理。
4.5.2凡屬本廠管理人員,原則上均可查閱與本職工作範圍有關的檔案。
4.5.3如需查閱非本職工作或非本部門範圍檔案和重要檔案時,須報副總經理同意後才能查閱。
4.5.4查閱檔案時,須填寫登記簿,不得將檔案帶出室外查閱。如需抄錄或複印,必須經副總經理批准。
4.5.5查閱者必須保護檔案原貌,不得進行任何勾劃、塗改、拆損,對確需拆卷的檔案,必須副總經理批准,由檔案人員辦理。
4.5.6嚴守檔案祕密,不得將檔案內容傳與他人,否則發生後果者,根據情節給予處理。
4.6檔案保管制度
4.6.1檔案室是本廠機要重地,非本室管理人員嚴禁入內。
4.6.2每年組卷完成的檔案,必須收集齊全,按時入庫(櫃)並作移交登記。
4.6.3庫房應安裝調溫調溼設備,保持室內溫度、溼度相對穩定(一般溫度14℃-24℃;溼度45%-60%)。
4.6.4庫房門窗應有防盜、防塵設施,並防止老鼠入侵,並設定窗簾、窗板等遮陽措施。
4.6.5檔案櫃、架應按規定整齊排列,並與牆壁保持適當距離。
4.6.6對所藏檔案要定期檢查,掌握保管情況,定期打掃,清理櫃架,確保檔案儲存完好無缺。
4.7檔案室防火安全制度
4.7.1人事檔案、文書檔案室、技術資料室、財務檔案室都是重點防火部位。
4.7.2檔案室必須經常保持清潔,室內不得存放易燃油液、爆炸物品和有腐蝕性的物品。
4.7.3檔案室不準吸菸、動火、不準使用電爐,照明燈不得超過60瓦,下班或人不在時作到人走電斷、燈滅。
4.7.4管理人員翻閱、裝訂檔案時不得吸菸。
4.7.5閒散無關人員不得進入檔案室。
4.7.6檔案室應配備必要的消防器材。