《會計檔案管理辦法》全文

財政部關於印發《會計檔案管理辦法》的通知

財會字[1998]32號

1998.8.21

各省、自治區直轄市、計劃單列市財政廳(局)、檔案局，新疆建設兵團，國務院各部委、各直屬機構，國務院機關事務管理局，中共中央直屬機關事務管理局：

財政部、國家檔案局發佈的《會計檔案管理辦法》自1984年實施以來，對加強單位會計檔案管理、促進會計上作爲單位經濟和國家經濟建設服務等方面發揮了積極的作用。

隨着我國社會主義市場經濟的發展，經濟和會計工作中的新情況、新問題不斷出現，原會計檔案管理規定己不適應經濟發展和會計改革的要求。

爲此，財政部和國家檔案局在總結《會計檔案管理辦法》實施情況和充分調查研究的基礎上，依據《會計法》和《檔案法》的有關規定，對《會計檔案管理辦法》進行了修訂，現予印發，自1999年1月1日起施行。

1984年6月l日財政部、國家檔案局發佈的《會計檔案管理辦法》自新辦法實施之日起同時廢止。請佈置所屬單位貫徹實施。

會計檔案管理辦法

第一條 爲了加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，更好地爲發展社會主義市場經濟服務，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定，制定本辦法。

第二條 國家機關、社會團體、企業、事業單位、按規定應當建賬的個體工商戶和其他組織(以下簡稱各單位)，應當依照本辦法管理會計檔案。

第三條 各級人民政府的財政部門和檔案行政管理部門共同負責會計檔案工作的指導、監督和檢查。

第四條 各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷燬等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。

第五條 會計檔案是指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計覈算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。

具體包括：

(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證、彙總憑證，其他會計憑證。

(二)會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。

(三)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附註及文字說明，其他財務報告。

(四)其他類：銀行存款餘額調節表，銀行對賬單，其他應當儲存的會計覈算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷燬清冊。

第六條 各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。

當年形成的會計檔案，在會計年度終了後，可暫由會計機構保管一年，期滿之後，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。出納入員不得兼管會計檔案。

移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經辦人員共同拆封整理，以分清責任。

第七條 各單位儲存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經本單位負責人批准，可以提供查閱或者複製，並辦理登記手續。查閱或者複製會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上塗畫、拆封和抽換。

各單位應當建立健全會計檔案查閱、複製登記制度。

第八條 會計檔案的保管期限分爲永久、定期兩類。

定期保管期限分爲3年、5年、10年、15年、25年5類。

會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。

第九條 本辦法規定的會計檔案保管期限爲最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。

各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似檔案的保管期限辦理。

第十條 保管期滿的會計檔案，除本辦法第十一條、規定的情形外，可以按照以下程序銷燬：

(一)由本單位檔案機構會同會計機構提出銷燬意見，編制會計檔案銷燬清冊，列明銷燬會計檔案的名稱。

卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷燬時間等內容。

(二)單位負責人在會計檔案銷燬清冊上籤署意見。

(三)銷燬會計檔案時，應當由檔案機構和會計機構共同派員監銷。國家機關銷燬會計檔案時，應當由同級財政部門、審計部門派員參加監銷。財政部門銷燬會計檔案時，應當由同級審計部門派員參加監銷。

(四)監銷人在銷燬會計檔案前，應當按照會計檔案銷燬清冊所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案了銷燬後，應當在會計檔案銷燬清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告本單位負責人。

第十一條 保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷燬，應當單獨抽出立卷，保管到末了事項完結時爲止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷燬清冊和會計檔案保管清冊中列明。

正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷燬。

第十二條 採用電子計算機進行會計覈算的單位，應當儲存打印出的紙質會計檔案。

具備採用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質儲存會計檔案條、件的，由國務院業務主管部門統一規定，並報財政部、國家檔案局備案。

第十三條 單位因撤銷、解散、破產或者其他原因而終止的，在終止和辦理註銷登記手續之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業務主管部門或財產所有者代管或移交有關檔案館代管，法律、行政法規另有規定的，從其規定。

第十四條 單位分立後原單位存續的，其會計檔案應當由分立後的存續方統一保管，其他方可查閱、複製與其業務相關的會計檔案;單位分立後原單位解散的，共會計檔案應當經各方協商後由其中一方代管或移交檔案館代管，各方可查閱、複製與其業務相關的會計檔案。

單位分立中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務相關方儲存，並按規定辦理交接手續。

單位因業務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業務單位可查閱，複製與其業務相關的會計檔案，對其中未結清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業務承接單位儲存，並按規定辦理交接手續。

第十五條 單位合併後原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合併後的單位統一保管;單位合併後原各單位仍存續的，其會計檔案仍應由原各單位保管。

第十六條 建設單位在項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算後移交給建設項目的接受單位，並按規定辦理交接手續。

第十七條 單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交按手續。

移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號，冊數，起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容。

交接會計檔案時，交接雙人應當按照會計檔案移交清冊所列內容逐項交接，並由交接雙方的單位負責人負責監交。交接完畢後、交接雙方經辦人和監交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者益章。

第十八條 我國境內所有單位的會計檔案不得攜帶出境。駐外機構和境內單位在境外設立的企業(簡稱境外單位)的會計檔案，應當按照本辦法和國家有關規定進行管理。

第十九條 預算、計劃，制度等檔案材料，應當執行文書檔案管理規定，不適用本辦法。

第二十條 各省、自治區，直轄市人民政府的財政部門、檔案管理部門，國務院各業務主管部門，中國人民解放軍總後勤部，可以根據本辦法的規定，結合本地區、本部門的具體情況，制定實施辦法，報財政部和國家檔案局備案。

第二十一條 本辦法由財政部負責解釋，自1999年1月1日起執行。

1984年6月1日財政部、國家檔案局發佈的《會計檔發管理辦法》自本辦法執行之日起廢止。

附一：企業和其他組織會計檔案保管期限表

附二：財政總預算、行政單位、事業單位和稅收會計檔案保管期限表

企業和其他組織會計檔案保管期限表