工貿公司採取集權式採購方式實行統一採購,成立由公司統一領導的採購小組,其採購小組成員由公司負責人,超市分店經理,主辦會計和採購人員組成,具體人員名單:王炳榮,張玉琴,沈少俊,杜美華,黃明,陳小紅.採購品項的匯入,淘汰,價格制定,促銷活動的規劃,由各分店提供建議,報採購領導小組審議批准,從而充分發揮集中議價功能;價格形象一致;利益控制較佳;活動易於規劃;易掌握貨源的整體優勢,使公司享受較大的折扣利益.
採購管理規定
1.採購業務流程管理
(1)超市各分店在商品採購計劃落實後,就進入採購作業的具體流程,流程圖如下:
供應商選定
↓
供應商接待
↓
採購業務談判
↓
合同簽訂
↓
合同履行
↙ ↓ ↘
訂單 質量監督員 付款
(2)對採購人員行動的規定
①個人品德要求.
採購人員個人的品德相當重要,所以必須要求採購人員在執行採購任務時把公司的利益放在第一位,不因個人私利而損害公司的利益.
②行動方面要求.
的任務相當艱鉅,事情也繁多,並非只單純地在公司議價,有時還必須到各分店去指導銷售及觀察商品的銷售情形,有時也必須到競爭店去檢視競爭者的商品狀況,更要親自到供應商處洽談業務.所以採購人員的行動,必須每週要有一個行動計劃,並且將計劃呈給主管,讓主管能隨時知道採購人員的行蹤.
供應商選擇的規定
對供應商的取捨可透過以下幾方面考慮:
(1)貨源問題
應選擇能長期穩定供貨的供應商,有些供應商會因想爭取供貨機會而在短期內殺價,但貨源又不穩,這種情形斷不可冒險採用.供貨穩定的供應商應列爲第一優先採用的對象.
(2)質量問題
若貨源沒有問題,就要以商品的質量來判斷,採用品質較佳的供應商.比如同樣的餅乾,有可能一家供應出廠不久的新鮮品,而另一家則供應即將過期的新產品,這種情況下,當然要選前者.
(3)價格問題
上述兩項條件都沒有問題時,再來比較價格,應採用價格較便宜者.
(4)其它問題
是否能退貨,付款條件,促銷配合,送貨速度等也是比較的取捨條件.
合同中對供應商的規定
(1)配送問題的規定
超市的主要功能在於供給日常用品,滿足顧客每日生活所需,故商品迴轉很快,此時如欲保持充分供應,就必須依賴供應商準時配送商品.因此,在配送方式及配送時間,地點,配送次數等方面,通常在洽談時,就要和供應商訂下協定,明確規定供應商若違反了協定必須承擔的責任
(2)缺貨問題的規定
對於供應商的供貨,若出現缺貨的現象,必然會影響經營.因此,應簽定一份合同,明確規定供應比例,及供應商缺貨時應負的責任,以約束準時供貨.
(3)商品品質規定
進行商品採購時,採購人員應瞭解商品的成分及品質等,是否符合政府衛生機構或商品質量標準等規定.但往往因爲採購人員的能力並不足以判斷法律規定的承諾,以及政府核發合法營業的證明,以確保在商品運營銷售上不會出現問題,因此有必要在簽訂合同時對商品品質作出合理的約定.
(4)價格變動的規定
供應商的供貨價格,最好能維持固定不變,如因原料成本,供給面的稀少,或工資上漲等因素,價格的變動自然在所難免,但仍須規範供應商在調整價格時有一定程序.例如:規定供應商價格調整,要在調整生效三星期前通知方爲有效,或規定調價時,必須再優待一批原來的供應價纔可調整,或配合整體通路同時調價.
(5)付款的規定
採購時,貨款支付日期是一種採購條件,在此不重述,但須對支付供應商的方式有所規範.
4.採購進貨上的規定
(1)訂貨權限的規定
超市的訂貨工作周而復始,要想減低各分店的庫存,使之迴轉快速,循環不斷的進貨權限由各分店經理負責審覈確認,報採購人員實施採購計劃.
(2)商品報廢的規定
採購進貨後,不論是乾貨或生鮮品,都會有壞品發生,這些壞品當然不能再出現.其中有的可給供應商,有的卻無法退回給供應商,必須廢棄,超市利益受損,所以對於廢棄品的處理要有規定.
(3)退貨規定
超市最感頭痛的問題便是退貨,供應商送貨很快,但退貨卻不積極;但若不退貨,超市的利益就會受損,因此必須制定退貨的規定.比如制定每週一爲退貨日,通知供應商在幾天內要辦妥.
採購數據管理
採購最終的目的在於銷售獲利,所以採購績效高低,最終的表現就顯示在數據上,而數據是很現實的,沒有達到既定的目標,效率就會被判定爲差.因此,在採購數據管理上,可透過以下幾種管理數據作爲分析判斷的工具.
1.商品進銷存的數據資料掌握
要能明確算出每個部門,每個中分類,每月的進銷存數據,而利用POS系統較能很快掌握公司的銷售資料及進貨資料.換言之,既能以較科學的方式來獲取進銷存的資料,又能給經營帶來大的利益
2.商品分類的構成比分析
管理一個公司的商品,不能只是知道全店的營業額和利益,也不能只顧及部門的營業額及利益.例如不僅要知道飲料類空虛中分類的營業額及獲利是多少,參於它揚佔的構成比也要了解,才能知道銷售的弱點在哪裏,以及如何加以改善.
3.商品毛利率分析
毛利率=(毛利額÷營業額)×100%
對於每一個分類也要能將毛利率計算出來,瞭解哪一個分類的獲利能力好,哪一個分類的獲利能力差,而調整商品結構或強化弱的分類.
4.商品的迴轉率的分析
商品迴轉率={營業額÷(初期存貨+期末存貨)/2}×100%
超市的經營訣竅之一,就在求得快速的商品迴轉率,所以對於每一個分類的迴轉率須予以計算出來,迴轉率愈快愈好.迴轉率愈快,商品鮮度愈佳,獎金回收的速度也快;如此形成一個良性的循環,經營纔會有良好的業績.一般來說,超市的迴轉次數,一件商品的迴轉次數應保持在20～22次以上才合乎標準.