在不斷進步的社會中，越來越多人會去使用制度，制度對社會經濟、科學技術、文化教育事業的發展，對社會公共秩序的維護，有着十分重要的作用。那麼制度怎麼擬定才能發揮它最大的作用呢？以下是小編爲大家收集的員工人事檔案管理制度範本（精選5篇），僅供參考，希望能夠幫助到大家。
員工人事檔案管理制度1
一、幹部人事檔案查（借）閱制度
1、查（借）閱人員必須是2名中共黨員，持有《查閱幹部檔案審批表》和《查閱幹部檔案介紹信》，不得憑藉“調查證明材料介紹信”和其它聯繫工作介紹信查閱幹部人事檔案。
2、幹部人事檔案管理部門，應根據規定，確定是否提供和提借什麼材料，並對提供查閱的檔案進行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的幹部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度，不得泄密或擅自向外公佈檔案內容。
5、查閱人員要愛護幹部人事檔案，嚴禁在檔案材料上圈畫、批註、塗改、摺疊，不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經檔案主管部門同意不得複製幹部人事檔案材料，不允許把檔案內容抄在筆記本上。摘錄的材料要細緻覈對，經檔案主管部門簽署意見蓋公章後，方可使用。
7、幹部人事檔案一般不借出。因特殊需要（幹部死亡、辦理退休允許借一次）須按查（借）閱幹部人事檔案的審批手續辦理（必須是正科級單位政工人員），並填寫借出登記。借出的檔案要妥善保管，不得交無關人員翻閱，不得轉借，不得複製，限期歸還。（最多不超過15天）
二、幹部人事檔案計算機管理制度
1、愛護機器設備，熟悉機器性能，按程序規範操作。
2、充分發揮《幹部人事檔案管理資訊系統》的功能，建立完整的檔案資訊數據庫，利用該系統完成檔案查借閱、轉遞、目錄及零散材料的管理和“四統一”管理。
3、以幹部人事檔案和幹部人事工作中形成的正式檔案爲依據採集資訊並及時維護，確保資訊內容的準確、完整和新鮮。
4、新進幹部檔案和零散材料的資訊錄入在三個月內完成；幹部檔案索引每半年打印一次；日常管理資訊每年彙總一次，並做好有關資料的立卷工作。
5、對新維護的檔案管理資訊要及時備份，並登記備份的時間和主要內容。
6、不得隨意使用外來磁盤，確需要使用時要進行病毒檢查，防止機器故障造成資訊的損壞或丟失。
7、未經批准不得提供、複製幹部資訊，無關人員不得檢視幹部資訊，貯有保密資訊的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。
8、利用幹檔資訊對幹部隊伍進行綜合分析，爲領導決策提供服務。
三、幹部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《幹部人事檔案收集歸檔規定》，經常透過有關部門收集幹部任免、調動、考察考覈、培訓、獎懲、工資、入黨等工作中新形成的幹部材料，充實檔案內容。
2、收集的幹部人事檔案材料必須是組織上形成的，或者是組織上審定認可的材料，未經組織同意，個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家幹部、地方新安置的部隊轉業幹部，都應填寫“幹部履歷表”和“幹部自傳”，審覈後，補充進幹部人事檔案。
4、幹部人事檔案材料的形成部門，在材料形成後的一個月內，將材料主動送交主管幹部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成幹部人事檔案材料的資訊，及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作，不得泄露材料內容。
7、認真辦理幹部人事檔案材料收集登記和交接手續。
四、幹部人事檔案材料鑑別歸檔制度
1、對收集的幹部檔案材料必須根據中組部的有關規定進行認真鑑別，不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整、文字清楚，對象明確，手續完備。
3、不屬歸檔範圍的材料，可分別情況，予以處理。凡銷燬材料，必須詳細登記，並報主管負責人審查批准。
4、幹部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水書寫的材料，必須經過複製方可歸檔。
5、歸入的幹部人事檔案材料均應按照《幹部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
五、幹部人事檔案轉遞制度
1、轉遞幹部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2、縣及相當於縣經上的黨委組織、人事部門，可以直接轉遞幹部人事檔案。
3、轉出的檔案必須完整齊全，並按規定經過認真的整理裝訂，不得扣留材料或分批轉出。
4、幹部人事檔案應透過機要交通轉遞或派專人送取，不準郵寄或交幹部本人自帶。
5、轉遞檔案必須填寫“幹部人事檔案轉遞通知單”，辦理登記手續。
6、接受單位收到檔案後，應認真核對，並在“幹部人事檔案轉遞通知單”的回執上簽名蓋章，立即退回。逾期一個月未退回，轉出單位要查詢，以防丟失。
7、幹部人事檔案應隨着幹部的工作調動或職務的變動及時轉遞，避免人檔分離。
8、凡是轉出的幹部人事檔案或材料均應嚴密包封，並加蓋機密章。
六、幹部人事檔案檢查覈對制度
1、幹部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查覈對，一般每半年覈對一次，發現問題，及時解決。
2、凡提供利用的幹部人事檔案，在收回時，要嚴格檢查，經覈對無誤後，方可入庫。
3、整理好的幹部人事檔案入庫前，要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查覈對，發現差錯，及時糾正。
4、轉出和接受幹部人事檔案時，應將材料與目錄檢查覈對一遍，防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的幹部人事檔案材料，應檢查是否屬於歸檔材料，是否完整齊全，是否符合歸檔要求，是否手續完備。
6、輸入計算機的幹部人事資訊須與幹部人事檔案覈對無誤後方可使用。
七、幹部人事檔案保管保密制度
1、嚴禁按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守祕密法》，做好乾部人事檔案的保管保密工作。
2、幹部人事檔案管理部門，應設立專用檔案庫房（室），配置鐵質檔案櫃，妥善保管幹部人事檔案。
3、幹部人事檔案庫房（室）必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經常檢查，保持庫房的.清潔和適宜的溫、溼度。
4、幹部人事檔案庫房（室）和檔案櫃，應明確專人管理。管理人員工作變動時，必須辦理好交接手續。
5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房（室）。
6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關幹部的全面材料和涉及幹部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關人員談論泄露有關幹部人事檔案的內容。
8、嚴禁任何人攜帶幹部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等，不得亂扔、亂拋，一律按保密紙處理或銷燬。
八、送交幹部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀檢監察、教育培訓、審計、統戰等部門，應建立送交幹部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、幹部人事檔案材料的形成部門，應在材料形成的一個月內，主動送交幹部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人，不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。
4、幹部人事檔案管理部門，應與各有關部門建立聯繫制度，保持收集材料的渠道暢通。
5、幹部人事檔案管理部門，對未能按時遞交檔案材料的部門，應主動與有關部門聯繫。
6、發現遞交歸檔的材料，不符合歸檔要求的，及時通知有關部門補送或補辦手續。
九、幹部人事檔案管理人員職責
1、按照幹部管理權限，保管應管幹部的人事檔案，爲國家積累檔案史料；
2、收集、鑑別和整理幹部人事檔案材料。
3、辦理幹部人事檔案的查閱、借閱的轉遞；
4、登記幹部職務、工資的變動情況；
5、爲有關部門提供幹部的情況；
6、做好乾部人事檔案的安全保密、保護工作；
7、調查研究幹部人事檔案工作情況，制定規章制度，搞好乾部人事檔案的業務建設和宏觀業務指導；
8、推廣、應用幹部人事檔案現代化管理技術；
9、定期向檔案管（室）移交死亡幹部的檔案；
10、辦理其他有關事項。
員工人事檔案管理制度2
一、目的：
爲使學校人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規則。
二、內容：
1、歸檔制度
（1）對資料進行鑑別，看其是否符合歸檔要求。
（2）按照資料屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。
（3）將資料放入檔案，並輸入資料庫。
2、核查制度
檢查覈對一般定期進行。但突發事件之後或對有些檔案發生疑問之後也要進行檢查覈對
3、保衛制度
（1）指定專人負責檔案保管。
（2）備齊必要的存檔設備。
（3）檔案櫃保持清潔，不準存放無關物品。
（4）不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
4、統計制度
（1）人事檔案的數量。
（2）人事檔案材料收集補充情況。
（3）檔案整理和保管情況。
（4）檔案及設備利用情況。
5、轉遞制度
檔案轉遞一般由工作調動等原因引起，
（1）取出應轉走的檔案；
（2）填寫人事檔案轉遞記錄；
（3）按發文要求包裝、密封
6、借檔制度
（1）由有關單位部門開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，並加蓋公章。
（2）其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；
（3）證明材料由人事處審閱，加蓋公章，然後登記、發出。
員工人事檔案管理制度3
一、人事檔案管理目前存在的問題
（一）對人事檔案的重視不夠。幹部人事檔案很少被外界所瞭解，在實際工作中很多內容被忽視，即使是單位領導也存在着“說起來重要，排起來次要，用起來需要、忙起來忘掉”的怪癖思維意識。在市場經濟浪潮的衝擊下，人們開始動搖對幹部人事檔案的重要性的認識。尤其是在偏遠的山區，人才流動滯後，造成了幹部人事檔案可要可不要的現象。
（二）檔案內容陳舊、片面、缺乏新材料。這樣的檔案突出表現在離退休幹部、退休工人的檔案材料中的政治歷史材料偏多，業績材料短缺的現象。在一些在職老職工的檔案材料中，五六十年代的簡歷表、政審表、各次運動的鑑定材料就佔整個個人檔案的2/3。而對老職工的業績缺乏經常性的記載，考德、考能、考勤、考績等各個階段的鑑定等反映老職工變化的材料相當短缺。另外，對新、老職工的評價沒有特點，政治套語頗多，不能準確地刻畫出每一位職工的個性，原則籠統、千篇一律。
（三）“棄檔”現象嚴重。人事檔案存在的最大問題就是“棄檔”現象，這種現象嚴重阻礙了人事檔案管理工作的順利進行，調查顯示，不包括遠離家鄉外出打工的學生族，全國有將近65萬的人事檔案被棄檔。分析現狀，我們不難發現我國傳統人事檔案管理中所存在的缺陷：傳統檔案管理中，檔案會隨着人事的調動而調轉，在檔案調轉過程中就會存在丟檔，棄檔的情形；其次，檔案調轉期間產生的檔案材料很容易因保管不善而丟失，造成檔案材料缺乏連續性和完整性；此外，在傳統人事檔案中，學歷材料、政審材料內容較多，涉及工作能力的很少，形成了重視學歷，輕視能力；重視歷史背景，輕視現實情況的局面。隨着社會經濟的不斷向前發展，工作能力逐漸顯現的尤爲重要，舊的檔案管理制度已經嚴重阻礙了一個人自我價值的體現，因此想要適應新的形勢格局，就必須對舊的人事檔案管理制度做出改革和創新。
二、筆者認爲人事檔案管理制度進行改革和創新有以下幾個途徑：
（一）簡化人事檔案內容。目前我國人事檔案內容分十大類，即：履歷；自傳；考察考覈鑑定；學歷和專業評聘職務材料（學生登記表、考生登記表、學習成績表、畢業生登記表、鑑定表、授予學位的材料、學歷證明書、培訓結業成績登記表、學習鑑定、學員思想小結（結業）、博士後研究人員工作期滿登記表等材料。）；政審材料；黨團材料；表彰獎勵活動；處分材料；工資職務任免材料；內容最多的是第三類，第四類和第九類，當然這三類也是涉及員工本人切身利益的最重要的三類材料，對於第四大類中的第一類學籍材料，就有簡化的必要，小學、初中的學籍材料對員工的工作能力及其發展幾乎沒有什麼作用和體現，完全可以放在第十類作爲參考即可，其次高中以上的學籍材料，只需保留學籍表、成績單以及學歷證明材料即可，一些在學校的考覈和評價表雖然在一定程度上反映了員工本身在學校期間的表現，但還是應當放眼於員工工作以後的表現，也就是說第四大類中的第二類技術職稱材料，第三類科研成果，技術發明材料，第四類培訓材料顯得更爲有價值。所以在校期間的一些考覈或者評價表放散材料中也未嘗不可。
（二）建立既“統一”又“分離”查詢便捷的管理系統。所謂“統一”就是要求人事部門和檔案管理機構一定要相互配合，緊密聯繫在一起，這在很大程度上有利於人事的調動和流動。所謂“分離”就是將在職人員與離退休人員的檔案進行分開管理，在職人員的檔案由在職單位和有關部門進行保管，離退休人員的檔案則由另立的其他部門進行統一的管理。一方面這在很大程度上減輕了檔案管理人員的工作壓力，另一方面檔案管理工作會相對更條理清晰，方便管理；這種專門管理離退休人員檔案的方法，可以防止離退休人員的檔案因得不到重視而毀損或丟失，從而喪失了部分檔案材料的重要價值。
（三）建立一個權威的社會公立性質的檔案管理機構。關於人事檔案管理，還可以建立一個權威的社會公立性質的檔案管理機構，雖然我國現存的人力資源機構和人力資源市場中心在一段期間內解決了一些人的檔案保管問題，但檔案取走或調轉後出現退檔情形，它們將不會再次接受，這就意味着一些人員的檔案仍然無法得到有效保管，而且很多企業和機構都是保管自身單位人員的檔案，這就造成其他一些待業者和退休人員的檔案無人保管，因此，建立一個權威的社會公立性質的檔案管理機構是有必要的，其次，這個機構不僅僅起到保管檔案的作用，很多時候方便了對一個人資訊和背景的瞭解，比如說一個人的保險資訊是否有違法、違紀行爲都可以從這個機構中得到權威的證實。
（四）建立現代化、開放式的人事檔案管理的新模式。這是一個資訊技術高速發展的時代，互聯網拉近了人與人、地區與地區甚至國與國之間的距離，資訊共享更是促進了社會的快速發展，採用現代化管理手段與方式管理人事檔案是大勢所趨，電子資訊記錄有效解決了無法透過紙質儲存檔案資訊的弊端，利用計算機進行歸檔材料的記錄和統計，提供各類統計材料、數據，辦理綜合查詢、辦理檔案的借閱和歸還手續；另外，在保障安全的情況下，實現人事檔案的網絡化共享，使檔案管理變得更加便捷，有效解決了檔案在流轉過程中產生的資訊不連續的問題，人事檔案共享還能對公司或者單位的招聘提供極大幫助，從傳統單一的人事檔案管理手段到開放式的管理模式顯然利大於弊。
三、結語
綜上所述，人事檔案的良好執行能夠促進我國社會主義市場經濟發展，人才和市場的重要紐帶就是人事檔案，人事檔案管理工作不能一成不變，不能守舊，要從實際出發，打破傳統管理模式，敢於改革和創新，以適應科學技術和社會的不斷向前發展，從而真正達到使人事檔案服務於人事管理，促進人事管理。只有這樣，才能使人事檔案更好地服務於社會，更好地適應社會主義市場經濟發展需要。
員工人事檔案管理制度4
一、目的
爲了對人事檔案進行妥善保管，能有效地保守機密。維護人事檔案材料完整，防止材料損壞，規範人事檔案的管理，特制定本制度。
二、範圍
本制度適用於對公司人事檔案的執行管理。
三、職責
3、1人力資源部人事管理課負責人事檔案的建立、歸檔、儲存、定期檢查覈對、轉遞、保密、統計等工作。
3、2人事檔案管理：集團公司人事管理課（寧波地區）負責本地區所有分公司、直屬部門的人事檔案管理工作。外地分公司的員工人事檔案管理由當地人事管理部門負責管理工作。
3、3集團公司人力資源部爲本制度的歸口部門，負責指導監督各部門、分公司的人事檔案管理工作、負責本制度的編制及落實執行工作。
3、4集團公司企業委員會負責本制度的審議及授權主管人籤核，總裁負責本制度的批准執行。
四、人事檔案管理的內容
4、1員工人事檔案歸檔及管理：新員工入職時將《員工應聘申請表》及相關證件（畢業證書、身份證、各類技術認證證書）複印件提交人事管理課，人事管理課根據《員工應聘申請表》建立員工人事檔案（內容包括：該員工的應聘、錄用、勞動合同、考覈、薪資、福利、獎懲、培訓等相關資料）並及時歸檔。歸檔的流程爲首先對新的員工人事檔案材料進行鑑別，其次按新員工的所在部門以及職務、性別等進行分類並確定其歸檔的具體位置並且在目錄上補登新員工人事檔案材料的名稱及有關內容，最後將新員工的人事檔案材料歸檔。
4、1、1確立兩級檔案管理制度：一級員工人事檔案爲員工入司隨轉的人事檔案材料。二級檔案爲員工入司以後的任職情況、培訓情況、工資調整情況、學歷及職稱變化情況、歷年考覈情況及員工基本情況複印件備查材料等。
4、1、2員工人事檔案自員工到崗之日建立，每人一份，按部門、職務歸類。員工終止/解除勞動關係時，應將該員工人事檔案的材料歸入公司離職員工人事檔案類。
4、1、3員工合法終止/解除勞動合同時，由各相關部門負責人在《員工離職通知單》上簽字，確認無遺留問題；員工相關檔案調入單位時，人力資源部覈對檔案材料，密封該員工人事檔案，連同開具的《檔案材料轉移單》及其它有關材料，轉至調入單位並歸檔。相關手續《員工入職試工轉正辭退作業管理制度》。
4、2檢查覈對：人力資源部人事管理課檔案管理員要定期（每月25日）對員工的人事檔案進行檢查覈對並在《員工人事檔案統計表》上簽字，確保員工的人事檔案的完整、安全。但是下列情況下，也要進行檢查覈對：突發事件後，如被盜、遺失、或水災火災之後；對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失；發現某些損失之後，如發現材料變酶、發現蟲蛀等；檢查完畢後必須在《員工人事檔案統計表》上確認簽字。
4、3轉遞（員工異動）：檔案轉遞過程如下，人事管理課檔案管理員取出要轉走的員工人事檔案並在檔案帳冊上註銷該員工的人事檔案並填寫《轉遞人事檔案通知單》，按發文要求包裝、密封。在轉遞過程中應遵循保密原則並且要求收檔單位在回執上簽字蓋章。
4、4保密制度：由人事管理課檔案管理員負責人事檔案管理。不得將人事檔案材料帶到公共場合。公司人事管理課對接受員工原單位轉遞而來的認識檔案材料內容，一概不得加以刪除或銷燬，並且必須嚴格保密，不得擅自向外擴散。
4、5統計：人事管理課每月25日須對員工人事檔案的數量、人事檔案材料收集補充情況、檔案整理情況、檔案保管情況、利用情況進行統計並填寫《員工人事檔案統計表》。
4、5、1人事檔案統計分類：履歷及相關證件材料、鑑定及考覈材料、評聘及獎懲材料、其他可供公司參考資料。
4、5、2人事檔案統計資訊要及時更新，人力資源部根據人員流動情況每月25日必須將相關人事檔案的統計情況更新並填寫《員工人事檔案統計表》，提報人力資源部總監審覈。
五、員工人事檔案管理，應嚴格執行國家和公司有關規定。
查閱員工人事檔案應經人力資源部總監（或總裁）批准，並辦理登記手續。檔案管理人員和查閱者不得私自增刪、塗改、泄露檔案材料內容。