1 目的
爲營造正確的輿論環境 樹立良好的社會形象 根據有關規定 結合實際 特制定新聞危機管理辦法 以提高集團公司及所屬各單位新聞危機預防和控制的能力。
2 範圍
是指因發生知識產權糾紛、重大突發性事件、重大產品質量和服務事件 或其它相關資訊、事由而引發的媒體較大面積或連續的負面報道、炒作 對企業形象造成或可能造成較大的負面影響的問題。新聞危機管理是爲了預防、轉化新聞危機而採取的一系列維護企業正常執行 使其擺脫逆境、避免或減少損失 將危機化解爲轉機的一種積極主動的行爲。
3 領導小組及職責
新聞危機管理實行統一領導,主導部門設在總裁辦。
組長 總裁辦主任 王金良 663179
副組長 法律顧問、總裁辦副主任 周杰 661385
成員 企業文化主管、企業文化專員、法務專員、各職能部門、各事業部 以及分公司、駐外辦事處負責人。 可根據實際情況臨時調派人員
3.1 職責
3.1.1 建立健全新聞危機管理相關方案、程序 督促落實新聞危機預防措施 從源頭上預防新聞危機的發生。
3.1.2 發生重大、特大突發事件時 及時向公司風險管理領導小組報告情況 貫徹執行上級指令。
3.1.3 出現新聞危機時 及時啓動危機管理程序 統一領導和指揮新聞危機處置、危機後的補救及恢復等工作
3.1.4 調配相關資源 統一對外協調工作
3.1.5 審定新聞發佈方案 決定新聞發佈內容 負責新聞發佈
3.1.6 研究決定新聞危機管理的其它重要事項。
3.2 出現影響局部的一般性事件 各單位自行妥善處置 各單位負責人爲危機處理責任人 並報總裁辦備案。事件涉及到集團公司多個部門的或發生重大、特大突發事件 領導小組負責統一指揮和協調。
4 預防和防範措施
集團公司所屬各單位、分公司必須高度重視新聞危機的預防、完善和落實各項防範措施。
4.1 組織開展必要的宣傳教育 使員工熟悉新聞報道的工作紀律 同時掌握應對其它各項緊急情況的工作程序 努力提高全體人員對新聞危機的認識 強化預防意識。
4.2 建立和完善新聞報道及資訊跟蹤監控機制 定期收集和分析與行業、企業相關的新聞資訊 及時處置可能引發新聞危機的資訊源。
4.3 與媒體及上級宣傳部門建立良好的`關係 確保溝通渠道的暢通 保證及時、準確地把握媒體動向。
4.4 加強與相關單位協調配合。
5 危機處理程序
新聞危機處置程序是快速處置新聞危機 控制事態發展 最大限度避免、縮小和消除負面影響的操作規範。
5.1 確保資訊傳遞渠道暢通
事件發生的責任部門和事件相關負責部門 應將事件相關資訊及時準確地通報總裁辦 並通報應對措施。總裁辦應主動跟蹤事件處置情況和事態發展 快速、準確掌握事件的真實情況。
對於大的突發事件 領導小組應視情況分成三個小組 其中組赴事發現場瞭解情況 以便準確獲取第一手材料一組負責媒體的接待與管理一組留守辦公室瞭解媒體動態資訊 與相關部門溝通 掌握全面情況 快速、及時的向領導小組報告事件的發展動態。
5.2 及時採取對策
依據資訊分析判斷 確定應對方案 指揮相關部門分工展開處置工作。涉及面積較大或事態比較嚴重的 應當在第一時間向風險管理領導小組報告 必要時向上級宣傳主管部門 小港宣傳部及北侖宣傳部 報告 提請指導和幫助。
5.3 明確迴應策略和宣傳口徑
確定迴應相關事件的公告、聲明、新聞通稿或答問提綱 制訂發佈時間、範圍、方式 快速作出迴應 爭取發佈時效 確保資訊準確。情況較爲複雜的事件 在事態尚未清楚、但可能引起猜測的情況下 應在第一時間發佈已認定的簡要資訊防止資訊發佈失真 並根據事態和處置工作進展情況 進行後續報道。
5.4 統一資訊出口
由新聞發言人或指定發言人統一對外發布資訊 所有發佈資訊必須經公司風險管理領導小組同意 要慎重應對一切提問 注意技巧 對未知的事實或不確定消息不得妄加推測。未經領導小組授權的任何單位或個人不得以任何方式向媒體提供相關資訊或發表評論。遇媒體記者私自採訪時 應給予婉言謝絕並告之已公佈的宣傳主管部門聯絡方式。
5.5 綜合管理部要協助做好採訪事件現場的記者的組織管理。總裁辦根據實際情況 決定是否召開新聞發佈會或安排記者採訪活動。
5.6 加強與媒體溝通。與媒體有效溝通 隨時更新已認定的資訊 爭取成爲媒體最信賴的消息來源 防止謠言和不確定消息的擴散。
5.7 及時糾正失實報道。一旦出現媒體報道失實 要立即與媒體書面或會面溝通必要時 向新聞媒體的上級主管部門申訴或申請援助 以便儘快糾正失真報道減小損失。
5.8 當危機得到有效控制時 抓住有利時機 主動協調引導媒體進行適當的正面報道 使公司從危機中儘快得到恢復。
6 總結
6.1 危機過後 進行危機總結 就危機事件吸取教訓 提出今後的防範措施、管理辦法和思路等 並形成書面材料。
6.2 如危機發生是由於人爲因素 則追究相關人員的責任並進行處理。