一、以檔案爲單位組織室藏消除了傳統的檔案觀念
傳統的檔案觀念，案卷是基本單元。案卷是構成全宗的基本單位，案卷特徵揭示了卷內檔案某一共性。它是由卷內若干檔案、卷內檔案目錄和備考表組成，以卷（或盒、袋、冊）構成保管單位。該保管單位還應具有案卷標題、案卷編號、案卷分類號、作者、時間、保管期限、卷內檔案份數等若干標識，形成一個完整的案卷概念。
而以檔案爲單位組織室藏，則使?檔案"或"案卷"的基本特徵不復存在。單份歸檔檔案作爲室藏的基本保管單位，首先使"檔案"這一概念發生了嬗變。檔案，是"機關或等分類儲存的檔案和材料。"①"是按一定集中儲存而形成檔案材料的組合…。相對的系統化、檔案的有機體系纔是檔案區別於檔案的本質屬性之一。"②這裏給檔案所下的定義是：１?檔案是由若干份檔案按照一定規律形成的組合體，是檔案集合的概念。２?檔案與檔案相互區別的本質屬性，是檔案的系統化和有機聯繫，而所謂的檔案系統化和有機聯繫，一般是指檔案按類別特徵、問題特徵、職能特徵等構成的相互之間的關係。沒有這些特徵和相互關係，只靠文號聯繫，顯然就是缺乏檔案形成規律的有機聯繫，也就是從根本上抹煞了檔案與檔案的本質區另別。這樣，以單份檔案爲保管單位，則使"檔案"的概念蕩然無存。那麼，檔案室、檔案管理、檔案管理人員、檔案全宗以及《檔案法》中所述一些基本術語的概念都失去了本質上的意義。皮之不存，毛之焉附﹖
二、以檔案爲單位組織室藏不適用於、聲像等門類檔案管理
以單份檔案組織室藏，從狀況，僅僅適用於原來意義上的文書檔案。文書檔案中的單份檔案，相對獨立性很強，或者說本來就是互相獨立的案卷單元。以其爲基本單位組織室藏，只要考慮好如何過渡，如何檢索即可。而科技檔案則與此相反。某一工程項目、某一產品或某一臺設備的檔案，不管是僅有幾份科技檔案或幾張圖紙，還是若干案卷，卷內檔案或圖紙的聯繫是不容分割的。它的各種檔案、圖紙，彷彿人的肌體，合則生命存在，失則生命喪失。檔案、人事檔案和聲像檔案都存在諸如此類的問題。會計憑證是由若干份憑證以旬或月爲單位合訂，組成保管單位的。如果以單份憑證爲單位保管，則會給管理和查找利用帶來不少的麻煩。人事檔案往往以某個人爲單位組成案卷，如果將某一個人案卷中的各種材料打亂，單份保管，也是不合情理的。聲像檔案是由某一盤錄相帶或某一片磁盤組成自然保管單位的，其上面記述了若干份檔案或若干項活動，也無法將它們硬性分開單獨儲存。光盤檔案更是以數千乃至上萬份的檔案組成一個自然保管單位，更是無法將其中的某一份檔案分開管理。
如果在一個檔案全宗內實行以單份檔案爲單位組織室藏，其它門類歸檔材料以案卷爲單位組織室藏，必然給檔案的分類、編號、編目、統計、保管等項工作帶來明顯的差別，這種差別是否會給管理帶來諸多的不便呢﹖
三、以檔案爲單位組織室藏不適用於手工管理
歸檔檔案的最初登入形式，是發文簿或收文簿。根據手工管理檔案的經驗，透過收發文簿查找歸檔檔案，一般是萬不得已而爲之的事情。這主要是由於這種檢索途徑幾乎是漫無邊際的查找。檔案的六大特徵，其中僅有文號這一線索?一般單位的'各種收文由於採取按時間順序混編的，此線索則無?。而按發文文號查找，只是在所查檔案的文號準確無誤的情況下才可以順利查到。如果不清楚所查檔案的文號及準確的發文日期?時間長了，多數檔案利用者難以提供出這一查找線索?，同時沒有其它檢索途徑或標識加以配合，那麼，只能從檔案標題中查找，這往往會將發文簿從頭翻到尾，其效率極低。在一個年收文數千份的機關，用此方法查找某一份收文，更如同大海撈針。由於收發文登記中摻雜了若干不歸檔檔案，須有明確標識才可以辨別歸檔和不歸檔檔案。如果將歸檔檔案加以逐份標識，則增大了管理上的工作量。但是，手工檢索單份歸檔檔案，確實需要重新編制一份歸檔檔案目錄。對於身兼多職的基層檔案管理人員來說，手工編制數千份歸檔檔案目錄，又是一件令人頭痛的煩事，而編制完畢的這份歸檔檔案目錄，究竟能提供幾種檢索途徑，能否實現有效、快速的檢索，都是有待解決的問題。
單份檔案保管，不甚適宜裝盒。其理由之一是：某一年度若干份檔案，是按月裝盒，還是按形成部門裝盒﹖按月裝盒，可以不打亂文號，可保持按文號順序檢索檔案這一途徑。但由於每月發文數量不均，有的２棧掣鱸路⑽目勺奧?緩校?械囊桓鱸碌姆⑽囊?埃矖３盒。這種裝盒的檔案失去了月份特徵而無助於檢索。按發文部門將檔案裝盒，由於各部門發文數量懸殊較大，也存在着按月份裝盒檔案數量不均引起的問題。
此外，按發文部門裝盒，打亂了原有的發文文號次序，而企業改革時期，機構名稱不統一、不規範、常變動，機構重疊或過度精簡造成職能界限不清，形成亂髮文現象，在打亂了文號排序之後，按部門檢索檔案，可能使某些檔案極難找到。另外，本單位檔案按部門裝盒可以，相當數量的收文又如何裝盒、如何查找呢﹖理由之二是：沒有一定特徵的檔案裝盒，基本上是一種簡單的檔案數量上的匹配，而任何一種打亂文號排序的匹配，如果失去了檔案間有機聯繫，都必然會增加檢索難度。所以，以單份檔案組織室藏，一般只適用於檔案打捆這一種形式。從便於檢索方面考慮，不如分成發文、收文，發文按文號排序，收文按原發文單位的文號由小到大各自排序，然後只做簡單捆紮放入檔案櫃內。但是，這一種方法由於不存在檔案間有機聯繫，同樣使檢索變得繁瑣。而繁瑣的檢索方式，在成年累月、來回倒去的翻找中，必然加大檔案的磨損程度，不利於檔案的保護。採用木架儲存的檔案，失去卷盒的保護，使得灰塵和不相適宜的溫溼度、光照，毫無障礙地穿透檔案，必定引起檔案過早老化。
不同期限的檔案混存在一起，不利於永久儲存的檔案得到一個適宜的環境，而按"三條鞭"分開期限儲存檔案，使一年的若干種類、若干份檔案分成三捆，查找難度倍增。
四、應當對檔案管理改革採取正確的態度
以單份檔案爲保管單位組織室藏，無疑是對傳統的檔案管理方式的重大改革。而檔案工作改革，又是自身的要求。從發展的觀念看，這一改革方式還是有着一定生命力的。它表現爲：在傳統的文書檔案中推行以單份檔案組織室藏，適用於機管理。使用計算機管理歸檔檔案?最好是全文錄入、全文檢索?，檔案的檢索、利用、複製一般地可脫離原件，原件採用何種管理方式，對於檢索便利與否甚微。
由於單份檔案存在着的相對獨立性，可以允許我們將傳統的文書檔案管理方式進行改革，推廣計算機單份歸檔檔案的管理，還可以與檔案中心的管理體制改革相呼應，以化的檔案管理代替傳統的檔案管理。而其它門類檔案能否適用於單份檔案保管，應當進行調查和反覆論證，不宜在推行單份檔案爲保管單位這一方式中搞"一刀切"，而應視具體條件具備與否適時酌情而定。
以單份檔案組織室藏與以案卷爲單位組織室藏，是帶有根本性區別的兩種不同保管方式。傳統的檔案保管方式被另外一種全新的檔案保管方式所取代，人們的傳統檔案管理觀念爲新的檔案管理觀念所取代，不僅僅是檔案管理方式上的革新，也是管理觀念上的重大變革。如何在實現某種管理方式變革的同時，成功地實現人們思想觀念上的轉變，同樣是應當予以充分考慮的問題。
筆者是以滿腔的熱忱支援檔案管理方式改革的，但拙文中所論並不是無中生有，也不是杞人憂天，更不能理解爲對檔案工作改革的保守與牴觸。如果在全國範圍內推行某一種新的檔案管理方式，不僅要考慮到現實狀況，更需考慮到未來的變化；不僅要考慮到在傳統的文書檔案管理中進行改革的必要性，更需要考慮到其它各門類檔案管理改革的可行性；不僅要考慮到在某些地區、某些行業推行新標準的條件性，更需要考慮到在全國範圍內推廣新標準的複雜性。我們既需要熱烈而勇敢的改革開拓精神，更需要冷靜和周密的態度，這樣纔可使在傳統的蘭臺土壤中新生的事物能夠步入科學的和符合某種的發展軌道，健康地成長與發育起來。