市人事勞動保障局法規處主任盧勝利介紹，國家人保部和地方均有職工檔案管理規定，個人檔案記載着記錄工齡、工資、工種等與勞動者享受各種待遇的相關材料，如果丟失就沒法根據原始記載享受相應待遇。如繁重體力、有毒工種等特殊工種的工作年限認定不清，只能按正常時間退休;如大學生檔案丟失，大學生的身份或將遭到質疑，即使有畢業證，一旦正規用人方要查檔案覈對時，也會有麻煩;除了辦社保，在正式工作調動和辦理落戶等手續時，也都需要檔案，“總之，檔案跟勞動者利益密切相關，沒有檔案，切身利益就沒法保證。”
既使在私企工作，也需要像有保險一樣，有進企業的手續、工齡等證明，以便享受國家規定的年假天數，遇到相應事件還可依照有關規定作出合法賠償。然而，在私營企業的從業人員，大多缺乏這方面的'意識。
沒有工齡證明，在達到法定退休年齡後，領取養老金也將面臨利益損失。市社會保險事業局有關負責人說，沒有檔案的從業人員，他們只能按照《海南省城鎮從業人員基本養老保險條例》第25條規定辦理領取養老金手續，即在達到法定退休年齡，且繳納基本養老保險費年限滿15年，或1997年12月31日以前參加基本養老保險、2012年12月31日前退休、繳費年限滿10年的，自社會保險經辦機構覈定基本養老金的下一個月起，按月領取基本養老金，直至死亡。
那麼，不慎將檔案丟失了怎麼辦?盧勝利解答說，自己丟的，若是固定工，可透過勞動部門查找介紹信等存檔記載，或到單位查找最初工資表等記錄，然後到人事勞動部門確認工齡。國有企業財務表包括破產企業的，按照國家規定會移交到檔案館管理，因此也可到地方檔案館查找所需記錄。如是單位遺失，由此帶來的損失，單位必須承擔賠償責任。勞動仲裁委可受理檔案糾紛。
檔案應該怎樣保管
市人力資源開發局副局長、市人才勞動力交流中心主任黃斯雄說，大中專畢業生不注重檔案原因較多，主要是兩方面，一是人事制度改革過程中，使檔案的重要性被淡化，學生畢業後若到正規單位，檔案會馬上派上用場，而到民企、私企或外資企業等非公單位，則不會直接用上，讓當事人覺得檔案沒有作用。二是當前就業存在困難，各高校就業指導中心一門心思幫學生找工作，卻忽略了檔案方面的知識宣傳，使很多畢業生對檔案方面的情況不甚瞭解。
有關人士分析認爲，檔案管理涉及到管理費，海南省目前是每份每年240元，對有穩定工作者不成問題，對大中專畢業生來說就顯得有些困難。按有關政策，尚未就業的畢業生應免費享受公共服務，但是否包括檔案管理，目前仍存在爭議，而且畢業生是否就業也不好認定。除了費用因素，最主要的還是各方面宣傳不到位，大中專畢業生對如何託管檔案等方面不清楚，辦理託管手續者寥寥無幾。
黃斯雄說，雖然檔案和戶籍在社會上有逐漸淡化的趨向，但從人事角度來看，我國人事管理體制仍以檔案爲基礎，並沒有取消，相關規定和模式也沒有更改。檔案與辦理職稱等都有密切關係，現在一時用不到，將來總會用到，大中專畢業生無論是到私企還是國企，都應及時辦理檔案接收手續，到期後也應及時辦理託管手續。
據瞭解，有些規模較大的民企，錄用人才時先將檔案調審，有的企業在學生離校時會同時帶走學生的檔案。黃斯雄說，按照檔案管理規定，這些都是違規做法，最終可能會耽誤事情，而讓檔案主人的利益受損。不是任何單位都可保管檔案，非公企業可以檢視人才檔案，但不能留存管理檔案，只有組織人事部門和國有單位纔有此項權利。需要提醒的是，畢業生到非公單位工作，檔案必須委託當地人才服務機構進行管理，未落實單位者，應在法定期限內辦理由學校移交過來的檔案保留關係託管手續。