爲了提高效率，降低成本，採購部門制定了一系列的管理制度，一起來看看吧。
採購部合同管理制度
一、請購及其規定
1. 請購的定義
請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，並按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2. 請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
⑴
⑵
⑶
⑷
⑸
⑹
⑺
⑻
⑼
⑽
⑾
⑿
⒀
⒁
⒂ 請購的部門; 請購物品所屬項目; 請購的用途; 請購的物品名; 請購的物品數量; 請購的物品規格; 請購物品的樣品、圖紙或技術資料等; 請購的物品的要求時間; 請購如有特殊需要請備註; 請購單填寫人; 請購部門主管; 請購單審覈人; 採購副總審覈; 財務審覈人; 公司總經理。
3. 請購單及其提報規定
⑴ 請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審覈批准後報採購部門; ⑵ 固定資產申購按照附表一(固定資產購置申請表)的格式進行填寫提報;
⑶ 其他材料設備及工程項目申購按照附表二(物資採購申請表)的格式填寫提報; ⑷ 日常零星採購按照公司印製的按照附表三(物資採購審批單)的格式填寫提報;
⑸ 請購部門在提報請購單是應要求採購部簽字接收人請購部門備份;
⑹ 涉及到請購數量過多時可以附件清單的'形式進行提交，爲提高效率該清單的單子文
檔也需一併提交;
⑺ 遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，
徵得同意後提報採購部門，簽字確認手續後補。
⑻ 如果是單一來源採購或指定採購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。 ⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字後報採購部。
4. 公司物資請購單的提報部門
⑴ 公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報;
⑵ 公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報; ⑶ 公司各部門專用的物資由各部門自行提報。
二. 請購單的接收及分發規定
1. 請購的接收要點
⑴ 採購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請
購單是否經過公司領導審批;
⑵ 接收請購單時應遵循無計劃不採購，名稱規格等不完整清晰不採購，圖紙及技術資
料不全不採購，庫存已超儲積壓的物資不採購的原則;
⑶ 通知倉庫管理人員覈查請購物資是否有庫存;
⑷ 對於不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2. 請購單的分發規定
⑴ 對於請購單採購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理;
⑵ 對於緊急請購項目應優先處理;
⑶ 無法於請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門;
⑷ 重要的項目採購前應徵求公司相關領導的建議。
3. 採購週期的規定
⑴ 單次採購金額預算在1萬元以下的零星採購項目或預算在1萬元以下可市區採購的
物資及產品的採購週期不應超過5天;
⑵ 單次採購金額預算在1萬元以上的項目比價採購，採購週期不應超過15天; ⑶ 請購部門應按照以上規定的時間提前提報請購單採購部如未能按時完成採購任務
時應向領導說明原因;
⑷ 遇到緊急採購應彙報公司領導採取快速優先採購的策略。
三. 詢價及其規定
1. 詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，瞭解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通;
2. 屬於相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包採購;
3. 對於緊急請購項目應優先處理;
4. 所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不透過其代理或各種中介結構詢價;
5. 對於請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦採購替代品;
6. 詢價時對於相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價;
7. 在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
四. 比價、議價
1. 對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認;
2. 對於合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合
條件更加突出;
3. 收到供應單位第一次報價後應向公司領導彙報情況，設定議價目標或理想中標價格。
4. 重要項目應透過一定的方法對於目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如透過進行實
地考察瞭解供應商的各方面的實力等;
5. 參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。
五. 比價、議價結果彙總
1. 比價、議價彙總前應彙報公司相關領導，徵得同意後方可彙總;
2. 比價、議價結果彙總應按照附表六(比價/招標彙總表)的格式完整列出報價、工期、付
款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審覈;
3. 如比價、議價結果未透過公司領導審覈應進行修改或重新處理。
六. 合同的簽訂及其規定
1. 合同：是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關係的協議。依法成立的合同，
受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關係的協議。
⑴ 合同正文應包含的要素
1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點;
2) 採購物品/項目的名稱、規格、數量、單價、總價及合同總額，清單、技術檔案與
確認圖紙是不可分割的部分;
3) 包裝要求;
4) 合同總額應含稅，特殊情況應註明;
5) 付款方式;
6) 工期;
7) 質量保證期;
8) 質量要求及規範;
9) 違約責任和解決糾紛的辦法;
10) 雙方的公司資訊;
11) 其他約定。
⑵ 合同簽訂及其規定
1) 如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任;
2) 擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低;
3) 爲防止合同工程量追加或追加無依據，打包採購時要求供貨方提供分項報價清單;
4) 遇貨物訂購數量較大且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清
點;
5) 質保期一定要明確從什麼時候開始並應儘量要求廠商延長產品保質期;
6) 詳細約定發票的提供時間及要求;
7) 與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款;
8) 違約責任一定要詳細、具體;
9) 比價彙總表巡簽完畢後方可進行合同的簽訂工作;
10) 合同簽訂應按照附表七(合同審查批准單)的格式對合同初稿進行巡籤審查;
11) 合同巡籤審查透過後應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效;
12) 簽訂的所有合同應及時報送財務部門。
七. 付款及合同執行
1. 付款規定
⑴ 按照進度付款的採購項目必須確保質檢合格方可付款;
⑵ 按照貴公司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八(資金支
出審批單)，該審批單巡籤我那比後提交財務部付款;
⑶ 財務部門在接到付款審批單後應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨週期，
遇特殊情況狂延期付款的應及時通知採購部並彙報公司領導。
2. 合同執行
⑴ 已簽訂合同由採購部項目負責人負責跟進，由採購部負責人進行監督，如出現問
題，採購部應及時提出建議或補救措施，並及時通知請購部門及公司領導;
⑵ 已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對於合同義務和責任的履行情況，
跟蹤並督促其保質保量，按時履約;
⑶ 合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商並簽訂補
充合同。
八. 報驗與入庫
1. 報驗
⑴ 供應單位已經履行完畢的合同，採購部應及時的通知質檢部門進行驗收; ⑵ 對於不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規定執行; ⑶ 達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收; ⑷ 質檢部門在接到採購部報驗通知後應及時報驗，並出具報驗結果證明書，對於質
檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任;
⑸ 用於公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢範圍之內。
2. 入庫
⑴ 公司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應透過質檢部門的檢驗或驗收; ⑵ 合同標的物在運達公司後採購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨
與搬運;
⑶ 質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單後應將其作爲暫存物資
接受;
⑷ 質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，並及時出具入庫清單;
⑸ 質檢合格後的固定資產及服務按照公司財務規定入庫。