office辦公軟件的使用技巧有哪些?下面本站小編爲大家介紹!
1.同時儲存所有開啟的Word文檔
有時在同時編輯多個Word文檔時，每個檔案要逐一儲存，既費時又費力，有沒有簡單的方法呢?在按下Shift鍵的同時，單擊“檔案”選單，大家看，已經多出了“同時儲存”和“同時關閉”命令，這可就方便多了
2.巧妙設定文檔保護
在用Word2000/XP打印一份檔案時，忽然頭兒有要事吩咐，要暫時離開一下，關閉檔案吧，既費事又沒必要，但又不想辛辛苦苦寫的檔案被別人破壞了。怎麼辦呢?執行“工具”選單中的“保護文檔”命令，在彈出的視窗中選擇“保護窗體”，然後設上密碼。怎麼樣，遊標跑到了檔案頭，任你怎麼移動鼠標、敲擊鍵盤就是無法編輯了，不錯吧。等回來時，執行“工具”選單中的“解除文檔保護”命令，一切又正常了。
3.編輯長檔案更輕鬆
相信大家都有這樣的經歷：在使用Excel、Word編輯長文檔時，有時需要將文章開始的多處內容複製到文章末尾。但透過拖動滾動條來回移動非常麻煩，還會出錯。其實只要將鼠標移動到滾動條上面的適當位置，發現鼠標指針變成雙箭頭，此時按住鼠標左鍵向下拖動，文檔編輯區會被一分爲二。你只需在上面編輯區找到文章開頭的內容，在下面編輯區找到需要粘貼的位置，這樣你就可以複製內容了，而不必來回切換。這種方法特別適合複製相距很遠且處數較多的內容。
4.在Excel中插入拼音
在我們使用Excel時，常常會遇到十分孤僻的字，但加上拼音註釋就能使人看得更明白。具體的方法是：選中想要加入拼音註釋的表格，開啟Excel的選單欄中的“格式”選單，選中“拼音資訊/設定”項，在彈出的對話框中的“設定”和“字型”選項中，分別選擇拼音的對齊方式和字型，最後選擇“拼音資訊”子選單中的“編緝”，即可以在單元格中輸入拼音了。要檢視拼音，可透過“拼音資訊”子選單中的“顯示和隱藏”項顯示註釋的拼音。
5.取消“自作聰明”的`超級連結
當我們在Word檔案中鍵入網址或信箱的時候，Word會自動爲我們轉換爲超級連結，如果不小心在網址上按一下，就會啓動IE進入超級連結。但如果我們不需要這樣的功能，就會覺得有些礙手礙腳了。如何取消這種功能呢?在Word中單擊“工具→自動更正選項”，單擊“鍵入時自動套用格式”選項，將“Internet及網絡路徑替換爲超級連結”項目前的小鉤取消。再單擊“自動套用格式”選項，將“Internet及網絡路徑替換爲超級連結”項目前的小鉤取消。再單擊“確定”。這樣，以後再輸入網址後，就不會轉變爲超級連結了。
6.巧設Word啓動後的默認檔案夾
Word啓動後，默認開啟的檔案夾總是“我的文檔”。透過設定，我們可以自訂Word啓動後的默認檔案夾，步驟如下：(1)單擊“工具”選單中“選項”命令，程序將會彈出“選項”的對話框;(2)在對話框中，選擇“檔案位置”標籤，同時選擇“文檔”;(3)單擊“更改”按鈕，開啟“更改位置”對話框，在“查找範圍”下拉框中，選擇你希望設定爲默認檔案夾的檔案夾並單擊“確定”按鈕;(4)最後單擊“確定”按鈕，此後Word的默認檔案夾就是用戶自己設定的檔案夾。
7.在Word中快速輸入漢字偏旁部首
作爲語文老師，在用Word編制練習時，常常需要輸入漢字的偏旁部首。執行“插入→符號”命令，開啟“符號”對話框，在“符號”標籤下，將字型選定爲“標準字型”，“子集”選定爲“CJK統一漢字”，你就會發現下面的漢字是按偏旁部首排列的。每一類漢字都是以該類漢字的偏旁部首開始的，選中你需要的(如扌、攵、氵等)偏旁部首，按“插入”按鈕就行了。
8.改變WPSOffice2000啓動後的默認紙張和字號
1.進入WPSOffice2000，選擇“檔案→頁面設定”，將“紙張規格”設定爲16開或B5，並根據需要設定好紙張邊距，回車確定。
2.字型字號可根據自己的寫作習慣定義一下，比如“宋體、四號”。
3.選擇“檔案→存爲模板”，在左面模板類型中選擇“通用”型，在右面“模板名”中輸入模板名稱，單擊“確定”。然後退出WPSOffice。
4.再次進入WPSOffice，選擇“檔案→新建”，單擊“通用”模板，單擊你剛纔輸入的模板名稱，單擊對話框右下角的“設爲默認模板”，單擊“確定”，大功告成。這樣，當你每次進入WPSOffice後，紙張就變爲16開或B5、字型字號也變爲你所需要的了。
9.將Word表格巧妙轉換爲Excel表格
先開啟帶表格的Word檔案，接着選中整個表格，先將遊標放在表格的任一單元，在整個表格的左上角會出現一個帶框的十字模樣的標誌。把遊標移到上面再單擊，整個表格的字會變黑表示全部選中，單擊右鍵，在出現的選單中選擇“複製”;然後開啟Excel，再單擊右鍵，在出現的選單中選擇“選擇性粘貼”，在出現的對話框中有6項選單可選，選擇“文字”並確定就行了。
10.巧存Word文檔中的圖片
有時候收到朋友寄來的一篇圖文並茂的Word文檔，想把文檔裏的所有圖片全部儲存到自己的電腦裏，可以按照下面的方法來做：開啟該文檔，選擇“檔案”選單下的“另存爲Web頁”，指定一個新的檔案名，按下“儲存”按鈕，你會發現在儲存的目錄下，多了一個和Web檔案名一樣的檔案夾。開啟該檔案夾，你會驚喜地發現，Word文檔中的所有圖片，都在這個目錄裏儲存着。
11.在金山表格2002中爲數值自動添加單位
在使用金山表格2002時，因工作需要，筆者常常需要在輸入的數字(如“2310”等)後面添加單位如“平方米”等。其實只要稍加設定一下，就可以讓系統自動添加：選中相應的單元格(區域)，開啟“單元格格式”對話框，在“格式”標籤中，選中“格式類別”下面的“數值擴展”選項，再在下面“格式編碼”的方框中輸入“#"平方米"”，先後按“添加”和“確定”按鈕退出。以後在上述單元格中輸入數字，按下“Enter”鍵後，即可將數字後面自動加上所設定的單位。
rPoint的特殊播放模式
在實際使用Powerpoint演示文稿的過程中，往往需要與其他程序視窗的數據配合使用以增強演示效果。而用Powerpoint演示文稿時，一般會處於全屏放映模式，在這種模式下，必須使用Alt+Tab組合鍵或Alt+Esc鍵與其他視窗切換。其實我們可以這樣操作：按住Alt鍵不放，依次按下“D”、“V”鍵而激活播放操作，這時啓動的幻燈片放映模式是一個帶標題欄和選單欄的形式，這樣就可以將此時的幻燈片播放模式像一個普通視窗一樣操作，如最小化和自訂大小。