爲規範公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。
一、歸檔範圍
公司的規劃、年度計劃、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、協議、合同、項目開、竣工資料、通知、對外申請且有回覆的檔案、證件資料、等一切具有參考價值的工程資料。
二、檔案管理職責
1、檔案管理人員要及時進行歸檔資料的收集和整理，以保證檔案資料歸檔的及時性。
2、檔案管理員要保證文獻資料的完整性、安全保密性和查找便利性。
三、資料的收集與整理
1、資料歸檔實行“日常歸檔”、“季度歸檔”及“年度歸檔”制度。
(1)“日常歸檔”資料包括：協議、合同、會議記錄、證件(檔案)資料、公司發文等。
(2)“季度歸檔”資料包括：各子公司項目竣工資料(圖)等。歸檔時間爲每年的3月份、6月份和9月份。
(3)“年度歸檔”資料包括：年度計劃、公司規劃、人事檔案等。歸檔時間爲每年的12月份。
2、在檔案資料歸檔、管理期，公司各部門各個人員應積極配合和支援檔案員的工作。
3、凡應該及時入檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。
4、各部門及子公司收、發檔案資料，按檔案的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的`檔案必須把原件存入檔案室。
5、檔案管理員根據相關歸檔方法實施檔案歸檔整理和分類。
四、檔案的借閱
(一)公司內部人員的借閱和移交
1、對於移交給檔案員的資料，移交人必須簽字，否則視爲未移交，如未簽字而檔案發生遺失時，追究移交人責任;
2、對於向外借閱的資料，檔案員必須要求借閱人簽字，如未簽字而檔案發生遺失時，追究檔案員的責任。
3、必須保持在公司內部至少有兩套完整的圖紙(一套用於公司內部使用，一套用於公司外部使用)。
(二)公司外單位或人員借閱
原則上，不允許外來人員或單位借閱檔案資料。確屬工作需要借出的，必須由公司相關人員帶領辦理《檔案外借申請表》(附件1)，有必要時每份收取100-1000元不等的押金，相關人員負連帶擔保責任。如有押金押金，押金於檔案資料完好歸還時退還。
借閱檔案資料的個人和單位必須愛護檔案，保持整潔，不得拆散、塗改、勾畫。注意安全保密。對丟失、損壞檔案者追究相關責任。
五、檔案的銷燬
1、公司任何個人或部門非經允許不得銷燬公司檔案資料。
2、對失去儲存價值的檔案，由檔案管理人員提出鑑定銷燬申請報告和清單，交部門領導審覈並徵得公司領導同意後方可銷燬。申請報告和清單永久儲存。
3、在銷燬公司檔案資料時，必須由部門領導指定專人監督銷燬過程。
本制度自發布之日起生效並執行。
本制度最終解釋權歸新疆光大山河房地產開發有限公司所有。