凡從事房地產評估業務的單位，必須配備有一定數量的房地產估價師。房地產估價師必須在一個經縣級以上人民政府房地產行政主管部門審覈評定、取得房地產價格評估資質的機構內執行業務。
爲維護本公司利益和各方當事人的合法利益，規範估價操作行爲，及時做好估價資料整理歸檔，方便內部和外部審覈，並且防範風險或解決有關估價爭議，根據《房地產估價規範》和國家、省、市的相關規定，結合本公司實際，制訂如下評估報告檔案管理制度。 一、估價項目檔案管理的主要工作原則 在加強房地產估價資料歸檔管理中，遵循下述工作原則：
1、及時性原則 估價人員在出具估價報告後的3天內，及時將一切必要的資料整理歸檔，避免出錯或丟失資料。
2、真實性原則 估價項目檔案具有依據憑證作用，必須強調歸檔資料的原始、合法和真實性。
3、完整性原則 估價項目檔案應涵蓋全部估價活動，具有較好的完整性，以確保對整個估價活動過程的可追溯性。
4、可操作性原則 估價項目資料應便於整理歸檔，切忌過於繁瑣和盲目求全;應便於查找保管，並滿足保密的要求;應便於開發利用。
二、估價資料管理措施
1、評估報告的臺帳建立 要建立格式和內容一致的估價報告微機登記臺帳和書面登記臺帳，摘錄各份估價報告的項目名稱、委託人、評估項目、項目規模、估價時點、估價結果等事項，其欄目要與房地產估價機構信用檔案中的“估價項目基本情況”內容保持一致，以 減少上報信用檔案的工作量。估價報告的臺帳建立，應自接受委託時開始逐項登記。 2、明確歸檔估價資料的內容 估價報告的歸檔備案 估價報告交付後，應及時歸檔備案，並採用微機存檔和書面存檔兩種方式。
1) 微機存檔的估價報告，應包括以下內容： a) 《房地產估價結果報告》; b) 《房地產估價技術報告》; c) 現場勘察數碼照片。
2) 書面存檔的估價報告，下列資料必須完善： a) 《房地產估價委託書》; b) 《房地產估價報告》(必須附有技術報告)： c) 《房地產估價現場勘察表》; d) 《房地產估價收費通知單》存根聯; e) 房地產估價《業務流程單》; f) 委託人提供的相關權證資料等附件。 有儲存價值的一切必要資料都應整理歸檔。將應歸檔資料分爲下述四類，並在檔案目錄中明示： (1)估價報告類： 包括估價結果報告和估價技術報告，含必要的附件資料。
(2)工作流程類： 包括估價項目受理審定表、委託協議書、估價項目安排表、估價工作計劃書、估價報告三級審覈及重大估價問題討論記錄表、估價報告流轉簽發及修改記錄表、委託方簽收及評價意見表、評估工作小結。
(3)備查資料類： 現場查勘記錄、估價調查資料及其他估價有關參考資料、委託方提供的資料清單、未列入估價報告附件的委託方提供資料。
(4)檔案管理類：立檔審查表和估價報告電子文檔查找編目。
3、歸檔的時間要求 估價人員在出具估價報告後兩週內，應按有關要求將該項目一切必要的資料整理歸檔。 部門經理在每個月的月底，應對估價人員已出具估價報告的`項目資料整理歸檔情況進行督促檢查。 估價人員整理好有關資料、準備歸檔時，項目負責人、部門經理和檔案管理人員，應按立檔審查要求(含歸檔資料種類、數量及其內容質量等方面的要求)，對擬歸檔資料認真進行審查，如確認符合要求，方可在填妥立檔審查表後，准予立檔入庫。
4、檔案室的硬件和軟件建設 在硬件建設方面，主要抓下列事項：
(1)設專門的檔案室(有專人管理，有嚴格的檔案入庫審查和借閱制度)。檔案室內嚴禁吸菸，堅持以防爲主、防治結合方針，切實做好檔案“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲、防高溫、防強光、防泄密)工作，確保檔案完整安全。保持一定的室溫和適當通風。
(2)紙質檔案的保管，採用目前檔案管理系統較先進的手動密集架，以便最充分地利用檔案室的有限空間，存放盡可能多的檔案資料。
(3)書面歸檔資料應選用較好的紙張。所有簽字不準用園珠筆。歸檔紙質資料的裝訂，首先是用打洞機打洞，然後用我公司特地定做的帶蛇形金屬軟條(可穿過紙孔)的硬麪檔案夾，很方便地裝訂成冊。這樣裝訂的檔案可在密集架上整齊地擺放。
(4)電子文檔採用質量好的耐久光盤脫機儲存。每張光盤均可存放一定數量估價項目的歸檔資料。光盤集中存放在一個專用的鐵皮櫃內。所有光盤均有備份，並另行存放。
在軟件建設方面，主要抓下列事項：
(1)制訂和不斷完善一整套涉及歸檔、立檔、保管、使用和銷燬等各個環節的檔案管理制度檔案和程序檔案，以指導檔案管理各項具體工作。
(2)制訂和不斷完善有關紙質文檔和電子文檔的編目，以便查找。
(3)制訂和不斷完善有關檔案資料二次資訊開發利用的具體技術路線、電子表格和編目，以便開發利用和查找。
三、檔案管理制度 爲了加強本單位檔案管理，搞好各門類檔案的提供利用工作，特制定以下制度：
(一)、檔案借閱管理制度 ：
1、本單位各部門借閱檔案，必須按照單位制定的各門類檔案借閱管理標準辦理借閱手續。
2、外單位來人查閱本單位檔案，需持單位介紹信並經單位有關部門領導簽字批准，方可查閱，不得抄錄或借出。
3、機密、祕密、絕密檔案借閱一律按照《檔案安全保密標準》中的要求辦理。
4、查閱各門類檔案應在閱覽室內進行，不劃道、塗改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特殊情況需借出的，需經部門負責人 批准，但借出時間不得超過一週，不得轉借他人。需繼續使用者要辦續借手續，確保檔案的完整與安全。
5、珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。
6、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行爲者嚴格按照國家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現行責任。
(二)、檔案銷燬制度 ：
1、檔案的銷燬，是指對沒有儲存價值的不歸檔檔案和保管期限已滿無須繼續儲存的檔案進行銷燬處理。
2、經過鑑定確需銷燬的檔案，必須寫出銷燬檔案內容分析報告，列出檔案銷燬清冊。 3、檔案銷燬，必須嚴格執行審批制度，履行批准手續。
4、檔案的銷燬，必須在相應的《案卷目錄》、《檔案總登記簿》和《案卷目錄登記簿》上註明“已銷燬”。 鑑銷人要在銷燬清冊上寫明某日已銷燬並簽名蓋章。