寫作商務信函並不要求您使用華麗優美的詞句。您需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的瞭解您想說什麼。一般地，商務信函有以下幾個方面的寫作原則：
1、禮貌原則(courtesy)
禮貌不僅僅是指有禮而已,並不是簡單用一些禮貌用語比如 your kind inquiry, your esteemed order 等就可以，它是從一個“您爲重”(You - attitude) 的角度考慮問題。爲了使商務英語文書更具禮節,撰寫者還應避免過激、冒犯和輕視的用詞。
2、體諒原則(consideration)
體諒原則強調對方的情況而非我方情況，要體現一種爲他人考慮、多體諒對方心情和處境的態度。當撰寫商務英語文書時,要將對方的要求、需要、渴望和感情記在心中,尋找最好的方式將資訊傳遞給對方。
3、完整原則(completeness)
在信函寫作中,資訊完整很關鍵,所以商務信函中應包括所有必需的資訊。
4、清楚原則(clarity)
清楚是商務英語信函寫作最重要的原則.一封含糊不清、辭不達意的書信會引起誤會與歧義，甚至會造成貿易損失。清楚表達應注意選擇正確、簡練的詞以及正確的句子結構。一般地，商務文書的撰寫者必須將自己的意思清晰地表達出來,以便對方準確理解。
5、簡潔原則(conciseness)
要求我們用最少的`語言表達最豐富的內容。在寫作中, 我們應當用簡短、易懂、直接、樸素的英語, 要避免重複、羅嗦, 不要將讀者的時間浪費在你那難懂的字眼上。
6、具體原則(concreteness)
使所表達的內容準確而又生動。當涉及到數據或具體的資訊時，比如時間、地點、價格、貨號等等，儘可能做到具體。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助於加快事務的進程。
7、正確原則(correctness)
正確原則是指不僅是語法、停頓和拼寫正確，也指語言標準、敘述恰當、數字精確、以及對商業慣用語的正確理解。