1．客戶詢盤：
一般在客戶下訂Purchase Order之前，都會有相關的Order Inquiry給業務部，做一些細節上的瞭解。
2．報價：
業務部及時回覆客人查詢，確定貨物品名、型號、數量、交貨期、付款方式、包裝規格、港口（空運機場）及櫃型等，等和客戶確定業務時， Proforma Invoice or sales contract or offer sheet 給客戶做正式報價。
3．得到訂單：
經過洽談，收到客戶正式的訂單 Purchase Order or sales contract。
4．下生產單：
得到客人的訂單確認後，給工廠下訂單(工廠自己安排生產計劃)，安排生產計劃。
5．業務審批：
業務部收到訂單後，首先做出業務審覈表。按“出口合同審覈表”的項目如實填寫，儘可能將各種預計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審覈表要由業務員簽名，部門經理審批，再交管理部人員審覈後才能執行。如金額較大的，或有預付款和佣金等條款的，要經公司總經理審批才行。合同審批之後製成工作任務單，交給部門跟單員跟進。
6．下達生產通知：
業務部在確定交貨期後，滿足下列情況可下達生產通知, 通知工廠按時生產： 6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C後需業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應立即請客人修改L/C。 6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。 6.3：如果是遠期L/C, D/A等條款收匯方式的客戶(不推薦運用這種方式)，需經總經理確認批准。
7．驗貨：
7.1：在交貨期前一週，要通知公司驗貨員驗貨(部門跟單員跟進)。 7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一週前，約客戶查貨並將查貨日期告知外貿部。 7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公證行等驗貨的，要在交貨期兩週前與驗貨公司聯繫，預約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定後將驗貨時間通知工廠。
8．備制基本檔案單證:
在收到客戶正式的訂單時，應制作出口合同, 出口商業發票,裝箱單，出口貨物託運單,覈銷單, 報關單, 報關委託書, 報驗委託書(工廠的外貿人員還需要準備: 商檢換證憑單,紙箱檢驗單) 等檔案.（應由單證員製作，交給業務跟單員跟進）。
9．商檢：
如果是國家法定商檢產品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，並提供出口合同，發票, 裝箱單等商檢所需資料。而且要告訴工廠產品的出口口岸，便於工廠辦理商檢。應在發貨一週之前拿到商檢換證憑單/條。
10．租船訂倉：
10.1．如果跟客人簽定的合同是FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應儘早與貨代聯繫，告知發貨意向，瞭解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認工廠的交貨能否早於開船期至少一週以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應在交貨期7天之前向貨運公司發出書面定倉通知，通常在開船5天前可拿到進倉單。
10.2．如果是由賣方支付運費，應儘早向貨運公司或船公司諮詢船期，運價，開船口岸等。經比較，選擇價格優惠，信譽好，到港時間準時,船期時間合適的船公司，並告訴業務員通知客人。如客人不同意時要另選客人認可的船公司。開船前一週書面定倉，程序同上。
10.3．如果貨物不夠一個小櫃，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到進倉單時，還要了解截關時間，入倉報關要求，等內容。 10.4．向運輸公司定倉時，一定要傳真書面出口貨物託運單，註明所定船期，櫃型及數量，目的港等內容，以避免差錯.
11．安排拖櫃：
(千萬記住裝櫃前要檢查集裝箱櫃裏是否有破舊,破損,破裂的地方) 11.1．貨物做好並驗貨透過後，委託拖車公司提櫃，裝櫃。拖車公司應選擇安全可 靠，價格合理的公司簽定協議長期合作，以確保安全及準時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/裝櫃圖紙，船公司，定倉號，拖櫃委託書，註明裝櫃時間，櫃型及數量，裝櫃地址，報關行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司監裝櫃，要專門聲明，不能晚到。並要求回傳一份裝櫃資料，列明櫃號、車牌號、司機及聯繫電話等. 11.2．傳真一份裝車資料給工廠，列明上櫃時間、櫃型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯繫電話。 11.3．要求工廠在貨櫃離開工廠後儘快傳真一份裝貨通知給業務部，列明貨櫃離廠時間、實際裝貨數量等，並記下裝箱號碼和封條號碼作爲提單的資料。要求工廠裝櫃後一定要記住封緊鎖上.
12．委託報關：