導語：外貿跟單崗位的出現不是偶然的，它是外貿企業內部管理結構有效調整，外貿經營管理規範化和科學化發展的產物。它的出現不但進一步劃清了外貿企業各崗位的責任界限，而且充分調動了企業跟單人員的積極性和創造性，對提高對外貿易企業的.管理水平和經營效率，避免外貿業務操作失誤和風險具有重要的意義。
外貿跟單流程：與客戶聯繫談判簽約--->對客戶OEM合約--->配合設計部，校對文字--->詳細填寫產品結構表--->傳真至廠長辦公室--->產品結構表，包裝配置表傳真至採購部--->產品結構表傳真至技術部參考--->回傳至外貿部存檔--->工廠及財務各部門審單--->外貿部跟進生產進度--->將生產進度表傳真給客戶方--->填寫驗貨通知單並傳真--->驗貨完畢出貨，出單證-->整單完畢
第一步：與客戶聯繫談判簽約。對客戶要求的產品物料包裝等各方面內容細節進行整理，形成條理清晰的中英文合約。見附件1(中文銷售合同)和附件2(英文銷售合同)。
第二步：對客戶OEM合約，或者特別要求的，或者其它需要改動的產品形成詳細的備註表。內容一般包括：客戶資訊，貨號，貨名，規格，數量，單位，CBM，單價，金額，物料顏色，物料香型，交貨地址，交貨期，付款方式，瓶體及紙盒設計，產品防護需要達到的程度，外包裝情況(紙箱是否打包帶，生產日期和有效期噴碼內容)，內包裝的保護(是否需要墊板，海綿)以及合約簽訂地點，時間，合約號碼，交貨地點，裝運碼頭，嘜頭，保險，仲裁條款和特別條款等。
第三步：配合設計部，校對文字。由外貿部在2-3天內獨立形成書面內容，交由設計部設計，設計部簽收，一般要求在交貨期前15日設計出來交由印刷廠製版印刷。
第四步：根據合約及生產備註表所要求，詳細填寫產品結構表，包裝配置表。
第五步：產品結構表，包裝配置表填寫無誤後，傳真至廠長辦公室，註明確切交貨日期，以保證發貨期。
第六步：產品結構表，包裝配置表傳真至採購部以備採購。考試用書
第七步：產品結構表傳真至技術部參考。如客戶有特殊要求(配方/香型/物料顏色/包裝圖樣)，由技術部根據客戶所要求提供產品成分表，添加量百分比，產品特點，使用方法，注意事項以供客戶備用。
第八步：工廠辦公室/採購部/技術部在收到產品結構表後確認無誤，簽名，回傳至外貿部存檔。
第九步：工廠及財務各部門審單，確定外箱情況(規格，噴碼，是否打包帶)，包裝及內容物，採購，生產灌裝。
第十步：外貿部跟進生產進度，形成書面生產進度表，由工廠如實填寫，保證發貨期。在部分已生產貨物中，工廠提供船頭板，由外貿部寄給客戶確認，並保留郵寄單據。見附件5(生產進度表)
第十一步：將生產進度表傳真給客戶方，敦促客戶提前匯款。
第十二步：生產完成，填寫驗貨通知單並且傳真給客戶準備驗貨。如需要特別認證或由驗貨機構驗貨，則驗貨通知單提前3日通知認證機構或驗貨機構。見附件6(驗貨通知單)
第十三步：驗貨完畢，驗貨報告備傳真客戶結收貨款，出貨，出單證，整單結束。
附件1：中文銷售合同
銷 售 合 同
買方：________________ 賣方：__________________
地址：__________________________________________________________
電話：____________________ 傳真：_______________________ 合同編號：_______________
簽訂地點： ________________________________簽訂日期：______________________________