我國自1979年恢復律師制度以來，律師事業的發展取得了令人矚目的成績。特別是在過去僅僅十多年的時間裏，律師執業機構在經過不斷設立、整合後，專業化、規模化的程度也在不斷增強。在競爭日益激烈的今天，如何經營一家成功的律師事務所成爲律師所合夥人、合作人日常工作中的重中之重，這其中除了努力提高業務水平，打造一支業務技能過硬的律師隊伍以外，事務所的行政管理水平在一定程度上也決定了事務所的發展前景。
我本人在律師事務所工作了十年，一直從事行政管理工作。十年來一直不斷摸索、不斷總結經驗教訓，努力做好律師所的行政管理工作。結合我本人在律師事務所行政管理方面的實際工作情況，談談作爲一名行政主管如何做好律師事務所的行政管理工作，與同行們切磋、交流，共同把我們所從事的行政管理工作做的更好，發揮行政主管或者說辦公室主任的職能作用。
一、本人所在律師事務所的行政管理模式與其職能作用
本人所在律師所從2000年開始實行行政主管制，在這之前沒有引進“行政主管”這個詞，而是設“辦公室主任”，隨着人員規模、業務規模與種類不斷擴增，我所適時推行了“行政主管”制。由合夥人會議從合夥人中選舉一名對行政管理工作包括對行政後勤、財務、人事、資訊技術管理較爲熟悉而且能夠得到全體合夥人的信任的合夥人專職配合所主任室進行行政管理工作，使得合夥人擺脫了律師所日常的管理工作，把主要精力集中在他們的專業方面，爲律師所的創收各盡所能。我所在管理上實行“雙線雙面法”，雙線即是 指業務管理和行政管理這兩條線，雙面即是指“所”的“部門”這兩個管理層面。當中行政管理主線路(行政主管→部門主任→法律祕書、行政內勤)與業務管理主線路相輔相成，爲業務部門律師人員解除後顧之憂，順利開展業務工作創造了條件，並能在一定程度上爲穩定律師業務領域促進業務發展發揮作用。行政主管室下設行政辦公室、財務人事部、圖書檔案館、資訊中心，行政主管根據主任室的工作部署開展工作並對所合夥人會議負責。透過制訂、執行相關規章制度、發佈有關通知，對行政部門人員進行管理、調配等，加強所內行政、財務、資訊化管理工作，督促部門主任組織貫徹落實，並指導、安排部門法律祕書或行政內勤做好上傳下達和輔助實施工作，代表行政主管室行使督辦職能。
二、其它律師事務所的行政管理模式與其職能作用
根據截止到2003年底青島市司法局和律協的統計資料，青島市目前已有大大小小百餘家律師事務所。根據發展思路不同、規模大小不同，律師事務所行政管理人員的地位和作用也就不盡相同。有的所根據自身需要只設一名行政內勤人員，集行政、人事、財務管理於一身，有的所設一名辦公室主任，管理行政、人事或者兼管財務，有的所設一名行政主管，統管行政、財務、人事。當然，我想設一個什麼崗位，叫個什麼名字這因所而異，不必強求統一，但只要是律師事務所的合夥人、合作人是想把律師事務所作爲一種事業來發展，而不是追求短期效益的話，行政管理工作則必然應該是合夥人會議、合作人會議應該重視和發揮其職能作用的重要方面。
三、怎樣做好行政管理工作
(一)作爲律師所行政管理的首要執行者--行政主管應該能夠做到什麼?
做好律師所行政管理工作，首先要對行政管理的首要執行者或者說領導人，應該爲律師所做哪些具體工作，發揮哪些職能作用作一個明確的定位，搞清了這個問題，後面就可以展開工作了。總起來說，行政主管的職責大致包括承辦職責、參謀職責、管理職責、協調職責及領導指揮五個方面的職責，具體到應該能夠幹什麼，在《發展和管理一家成功的律師事務所》當中，作者認爲行政主管應該能夠做到：
1.管理事務所的日常工作;
2.僱傭並監督其職員;
3.建立並保留全部財務記錄和控制系統;
4.辦公室的一般行政工作;
5.管理圖書館設施;
6.建立並維護有效的文檔管理制度;
7.處分和管理有形設備資產;
8.負責購買辦公用品和傢俱;
9.幫助制定律師事務所成長髮展計劃;
10.指導律師事務所法律繼續教育規劃;
11.建立自動日程和自動案件處理系統;
12.協助和管理事務所的營銷工作;
13.購入和管理事務所的技術資源;
14.辦理和管理事務所的保險;
15.安排和參加事務所職員和律師的全部會議;
16.保留準確的檔案記錄，協助管理事務所的支出和利潤分配製度[1]。
上述16條內容我認爲已經基本能夠概括作爲一名身處發展中的律師事務所的行政主管應該做到的具體工作，結合以上對我本人所在律師所行政管理工作範圍和職能的介紹，可以看到我所設立的行政主管制已經基本能夠達到上述16條內容的要求，當然，因爲發展無止境，所以管理也無止境。作爲律師所的行政主管或辦公室主任，可以對照思考一下，根據本人所在律師所的實際情況，本人作爲行政主管或者說辦公室主任，在本律師所的行政管理職能都有哪些，還有什麼管理職能可以根據實際情況來引入從而爲合夥人、合作人更多的分擔一些工作，促進律師所更有秩序的發展?如果要做好行政管理工作，我想這是首要應該解決的問題。
(二)一名稱職的行政主管是做好律師所行政管理工作的關鍵
明確了自己的工作職責，在對各行政員工根據其能力、水平、知識結構等進行有序的分工、定崗定編之後，就是如何充分發揮行政主管職能作用，努力做一名稱職的行政主管的問題了。作爲律師事務所的“大管家”，行政主管是否稱職直接決定了律師所行政管理工作的成敗，進而會直接影響到事務所日常工作的正常運轉。因爲在行政部門內部，行政主管是最高領導，對各行政部門全面工作負有領導之責，對行政人員的工作狀態、工作水平、工作效能、工作作風起着極其重要的作用;對於領導，他是服務員，是“大祕書”、“大管家”、“參謀”，對於同級領導層的領導工作也有着直接的影響。行政主管所處的位置實際上非常微妙，起着一種聯繫上下左右的橋樑和紐帶的作用。身爲行政主管或辦公室主任，可能都會有一種感覺，每天雜事較多，千頭萬緒，忙忙碌碌一天下來看不出成績，不像律師一樣比較單一的可以自主執行着手頭的一件或幾件案件，每每打贏一件案件都有一種成就感。但正因爲選擇了這樣一種工作，而且想把它做好，那麼事情無論大小，就都要準確細緻地妥善辦好，切忌粗枝大葉、馬馬虎虎。而且，由於行政工作本身是“與人打交道”，所以行政主管更應謹言、慎行，處處謙虛謹慎，戒驕戒躁，尊重他人。爲做好行政管理工作，稱職的行政主管應該：
1.建立健全、貫徹落實各項規章制度。俗話話沒有規矩不成方圓。把律師所內涉及到與行政管理相關的事項結合本所實際情況，建立健全行政、財務、人事工作制度和工作細則，首先將這些工作納入制度化、程序化、規範化，進而根據本所發展的情況和執行當中反饋回來的資訊，適時進行調整，步入科學化的軌道。行政主管可以根據自己的職責範圍與目前所內現行行政各項規章制度相比較，看看有無需要調整、修訂、增加的規章制度，拿出切實可行的建議方案報所有關領導審覈。每一位領導人都希望每一位員工，特別是安排在重要位置上的行政主管能夠作爲自己的助手或參謀，因爲只靠一個人或某幾個人的力量，所起到的作用畢竟有限。我本人所在的律師所目前現行有效的行政類規章制度50件、財務類規章制度17件，這些制度每年都會根據實際情況適時進行研究，必要時再調整、修訂。建立健全了規章制度也不是擺在那兒好看的，有了基礎就要抓貫徹落實，否則再好的制度也會是一紙空文，沒有嚴肅性，樹立不起行政主管甚至是合夥人的威信，以後再出新規定也就沒有人理會了。
2.平時要注意收集和掌握來自所內各方面的資訊，加強調查研究工作，注意發現新情況，研究新問題，要善於領會意圖，圍繞中心工作積極出主意，想辦法，獻計獻策，充分發揮參謀助手的作用。努力做到合夥人沒想到的，要事先想到;合夥人想到的，要做的周到些。這一點要求行政主管首先要將自己的位置和心態擺正，在反饋資訊時不要把個人利益摻雜在一起，出的主意也罷，反映的問題也好，都應站在客觀、公正的角度上，圍繞爲維護全所合夥人、律師人員的利益方面來考慮，這樣所合夥人會議據此定出的規定也就能夠體現民意，容易被律師人員接受、理解，貫徹起來也就容易許多了。
3.做好溝通協調工作，保證上下渠道暢通。身爲行政主管，每天都必須和員工、領導以及相關單位相處，不能認爲自己接觸領導的機會多，知道的情況多一些，經歷的場面大一點，得到的消息快些，別人也尊重自己，就產生了盲目的優越感，對下面指手劃腳，動輒訓斥。要注意以身作則，以行爲贏得信任，從而起到承上啓下，溝通各方的橋樑作用。具體來講，對領導，要堅持以大局爲重，積極維護領導的威信，爲上級分憂解難，認清自己的角色，不越“位”;對同級，要與人爲善，以誠相待，互相補臺，積極配合，對待同級間的善意批評一定要聞過則喜，因爲這也會有助於個人工作能力的提高;對下屬一定要以理、以德、以實際行動服人，凡是要求下屬做到的，自己一定要先做到。
4.加強業務學習，提高自身素質
作爲行政主管，因爲是所有行政部門、行政工作的主要負責人，所以行政主管的管理水平高低直接會影響行政管理水平的高低。因而作爲行政主管要不斷加強學習，提高自身素質。在學習方面，因爲是在律師事務所做行政管理工作，行政各部門方方面面的工作都會直接或間接的和律師打交道，所以行政主管包括行政員工都要懂一點法律知識，這樣就不會說外行話，交往當中更容易理解律師的意圖，工作自然就順利一些。在這方面要求行政主管不是要懂一點，而是要系統的學習學習法律知識和律師實務，因爲行政主管要參與管理，制訂一些規章制度，而這些規章制度有時在一定程度上都會和律師業務也產生一些聯繫。能夠運用自己所學的知識善意的提醒律師、領導，只會贏得同事的尊重。除了法律知識以外，還應該懂得財務知識、勞動人事管理方面的知識等等，這樣纔能有效地領導各行政部門和員工，能夠看出問題、幫助他們解決問題，從而促進行政管理工作良好運轉，適應律師所不斷向前發展的需要。
5.注意自身形象，贏得各方面的尊重。
正因爲行政主管在工作當中起着溝通上下左右，聯繫四面八方的作用，又起着“門面”和“視窗”的作用，所以身爲行政主管一定要注意自身形象的樹立，以贏得各方面的尊重。在儀表穿戴方面，要職業化而不能濃裝豔抹，穿的太過休閒;在談吐舉止方面，要溫文而雅，大方有度，千萬不要給人小孩子氣、不成熟不穩重之嫌;在待人接物方面，要一碗水端平，千萬不能厚此薄彼，隨便參加一些部門或律師“用心良苦”的宴請，更不要說接受禮物，沒有不透風的牆，傳出去後別的同事會誤認爲這是在拉關係，走後門，從而對行政主管的人品產生懷疑;在對外關聯單位交流方面，要含蓄謹慎、交往有度，“帳”要算到明處，努力在客戶面前樹立律師所的良好社會形象，不能貪圖利益、收受禮品，更不能做假公濟私，有損律師所利益的事情，否則將直接損害律師所、個人的形象和聲譽。
(三)提高行政員工爲律師服務的思想意識，充分發揮行政員工團隊合作精神，加強團隊建設。
在本人工作的律師事務所，每位行政員工一進門就會被灌輸這樣一種思想，那就是努力爲律師提供優質、高效的後勤服務。因爲我們要正確的認清這樣一個事實，這就好比在戰場上，如果沒有律師在前方運用自己的知識才幹進行拼殺，拿回每一筆律師費用，而作爲後方的行政員工則沒有立足或者說存在的必要。所以說努力爲律師提供優質服務，爲他們解決後顧之憂，促動他們更好地拓展業務就成爲我所每一名行政員工在工作當中的首要指導思想。作爲行政主管，只有讓每一名行政員工都能在這種指導思想下充分發揮自己的潛能，齊心合力，才能做好律師所的行政管理工作。每一名行政員工、每一個行政部門，都是貫穿整個行政管理工作的主要連結點，相互之間存在着必然的聯繫，絕不能割裂開來，認爲這個部門比那個部門更重要，這些人比那些人更重要。我想只有崗位本身職能的重要性和特殊性，不應該有哪一個人因爲在此重要崗位工作而就變得要特殊一些了。要讓他們互動起來，認識到本人和其它同事所從事的工作的重要性，在明確分工責任的基礎上，相互幫助，相互補位，形成一個團結向上的整體。
我所合夥人會議主席有一句常掛在嘴邊的話，就是“鐵打的營盤，流水的兵”，整個行政團體、各項有效的規章制度就是鐵打的營盤，今天，任何一家律師事務所良好的行政管理，不依靠、不信賴專職行政管理人員是難以辦到的。認識到了這一點，切實加強行政管理工作，律師事務所的競爭實力纔能有大的提高，在給律師事務所帶來巨大經濟效益的同時，也提高事務所的管理層次。無論現在或是將來，有了強大而有效的行政管理爲後盾，律師事務所都將在競爭的大潮中立於不敗之地!