在當下社會，很多情況下我們都會接觸到制度，制度是國家機關、社會團體、企事業單位，爲了維護正常的工作、勞動、學習、生活的秩序，保證國家各項政策的順利執行和各項工作的正常開展，依照法律、法令、政策而制訂的具有法規性或指導性與約束力的應用文。那麼制度怎麼擬定才能發揮它最大的作用呢？以下是小編爲大家收集的傳真管理制度(13篇)，歡迎閱讀與收藏。
傳真管理制度(13篇)1
一、售樓處所有電話由辦公室統一管理,對可拔長途及特殊功能電話實行嚴格管理,任何人因工作需要須用此類電話應報副總監批准到辦公室登記方可使用。
二、員工不得利用辦公電話進行與業務無關的聊天或閒談,被發現者將受到行政處罰50元/次。
三、傳真機由辦公室委託銷售副總監管理使用,對外發送傳真應先到副總監處登記發送時間、接收人及檔案大致內容,經副總監籤批後再行發送。
傳真管理制度(13篇)2
一、公司裝配的辦公電話機和傳真機等通訊工具均屬公務使用,員工不得使用辦公通訊工具進行個人私事活動,否則經查實,除應全責承擔相應費用外,還須加倍罰款。
二、因公需要使用長途電話或發送傳真,須經總經理批准、審覈、登記後使用。
三、傳真機由專人負責管理,收、發文登記、存檔等工作。
四、傳真原件由出納存檔,傳真檔案具保密性,無關人員不得查閱。
六、辦公電話實行定額管理,具體定額及管理辦法根據實際情況制定,超出定額的,扣該話機所在部門、管理處人員的工資。
傳真管理制度(13篇)3
(一)、總則:爲加強公司傳真使用管理,特制定本辦法。
(二)、使用範圍
1.本辦法適用於公司使用傳真機的各種情況。
2.使用範圍包括本地、國內、國際傳真。
(三)、傳真的接收管理
1.傳真件的接收納入公司收發管理辦法範圍內,由收發員統一接收。
2.傳真件接收後,填寫收件登記簿,並及時分發收件部門和人員。涉及公司事務的原件在行政部留存,業務部門留複印件。
3.公司傳真機應隨時處地開機接由狀態。
(四)、傳真的發送管理
1.各部門和人員發送傳真,由收發員統一發送;重要檔案可由當事人親自發送。
2.傳真發送,須經領導批准,填寫發文登記簿表,並及時發送出去;因故不能發送,應及時通知有關當事人迅速另行處理。
3.傳真原件留存行政部。
(五)、附則
傳真電話不能被佔爲普通電話使用,以免延誤傳真收發。
傳真管理制度(13篇)4
一、爲使公司電話、傳真使用制度有章可循,特制定本管理辦法。
二、公司電話是爲工作所須而設立,員工使用電話的原則是長話短說,儘量利用傳真來溝通一些須長時間通話的內容。
三、員工因公務使用長途電話或傳真,須事先進行登記,註明聯絡時間、單位和聯絡事項。
四、公司財務每月須將電話登記表與電話帳單進行覈對,理清電話明細。
五、員工不得長時間因私人事件佔用公司電話,員工因私使用長途電話須事先登記,公司每月將按國家電信規定收取相關的費用。
六、員工使用傳真機時,應將紙張空白處儘量裁去,以節省傳真時間。
七、上述管理辦法若有遺漏之處將隨時補充。
傳真管理制度(13篇)5
物業公司傳真機、複印機、計算機(電腦)管理制度
一、爲確保辦公設備的正常執行和使用,必須指定專人保管、操作使用。
二、非操作人員,未經許可不得私自操作使用。
三、爲節約紙張和能源,嚴格控制複印和傳真數量,非必要不予複印和傳真。
四、一般不承接外單位及私人委託的打印、複印、傳真,特殊情況須經領導同意,並辦理付款手續後,方可操作使用。
五、嚴格控制計算機外部軟件流入管理,嚴禁安裝遊戲軟件(盤)和使用,以防電腦病毒感染。
六、計算機內存資料注意保密,凡涉及機要檔案資料須加密碼儲存,未經批准,任何人不得提取(閱)電腦內存資訊、數據資料。
七、凡內部常用業務資料、數據,必須進行備份處理,以免丟失。
八、下班工作結束後,應做好辦公設備的日常保養和清潔工作,並及時處理廢棄稿件,切斷電源。
傳真管理制度(13篇)6
z科技公司複印機和傳真機使用管理規定
1、部門複印資料,須自覺先登記,再複印。一次複印50份以上或100頁以上的檔案資料,須由綜合辦經理或副經理批准。
2、需要複印的檔案資料,屬於保密級資料的,須按照規定程序批准後,由綜合辦主管專人負責複印,任何人不得擅自複印。
3、公司複印機概不對外,不得複印與工作無關的私人資料。
4、爲了使複印機更好地發揮作用,延長使用壽命,每次複印達100張時,須過10分鐘再繼續複印工作。
5、複印時報廢檔案、資料,屬於保密性質的,應立即銷燬,不得外傳,非保密性質的文檔資料,紙張可以重複使用,以厲節約。
6、傳真機由綜合辦前臺祕書負責維護、使用。各部門接、發傳真需要登記,由前臺祕書協助收、發。
7、公司傳真機不得傳真私人資料,一經發現,將予以嚴肅處理。
8、如未按上述條款執行,造成檔案流失、機械損失,由當事人承擔一切責任。
傳真管理制度(13篇)7
打印機、複印機、傳真機是公司辦公專用設備,非工作需要不得隨意使用。無關人員操作造成損壞要擔負賠償責任。
2、各部門需要打印複印檔案資料,須經部門經理同意,打印、複印資料者本人在《打印複印登記表》上簽字後方可進行。如急需而本部門又難以在預定時間完成,確需人力資源部協助的,要經人力資源部經理審覈同意。
3、必須嚴守公司祕密,打印、複印的資料必須立即取走,並注意銷燬有關公司祕密及公司重要資料的廢稿。
4、與公司工作無關的資料,一律不得打印、複印、傳真。如有發現打印、複印、傳真與工作無關的資料,每次罰款50元並通報批評,且所打印、複印的按1元
傳真管理制度(13篇)8
科技公司複印機和傳真機使用管理規定
1、部門複印資料,須自覺先登記,再複印。一次複印50份以上或100頁以上的檔案資料,須由綜合辦經理或副經理批准。
2、需要複印的檔案資料,屬於保密級資料的,須按照規定程序批准後,由綜合辦主管專人負責複印,任何人不得擅自複印。
3、公司複印機概不對外,不得複印與工作無關的私人資料。
4、爲了使複印機更好地發揮作用,延長使用壽命,每次複印達100張時,須過10分鐘再繼續複印工作。
5、複印時報廢檔案、資料,屬於保密性質的,應立即銷燬,不得外傳,非保密性質的文檔資料,紙張可以重複使用,以厲節約。
6、傳真機由綜合辦前臺祕書負責維護、使用。各部門接、發傳真需要登記,由前臺祕書協助收、發。
7、公司傳真機不得傳真私人資料,一經發現,將予以嚴肅處理。
8、如未按上述條款執行,造成檔案流失、機械損失,由當事人承擔一切責任。
傳真管理制度(13篇)9
爲規範各部門電話與傳真的使用,保證業務的正常開展,特制訂本制度。
第一章需求申報
第一條各部門電話與傳真的需求申報由該部門經理負責。
第二條部門經理填寫“辦公用品需求申請表”,根據表格規定的內容填寫。
第三條部門經理負責將填寫完畢的“辦公用品需求申請表”呈報中心總監,中心總監從中心的實際需求角度考慮後批示。
第四條部門經理負責將中心總監批示的表格送交人力資源部經理。
第五條人力資源部經理對錶格的內容進行初審,呈報總經理進行批示。
第六條總經理同意採購,由人力資源部經理指派行政專員負責詢價、採購。
第二章使用管理
第七條各部門電話與傳真的使用由該部門經理或由部門經理指定人員負責。
第八條上班時間禁止利用公司電話進行聊天、炒股等非業務活動。
第九條各部門電話與傳真在不使用長途功能時要調至“加鎖”狀態,鑰匙由部門經理或其指定人員保管。部門經理出差要及時移交他人保管,但直接責任由部門經理承擔。
第十條員工因業務需打長途電話時,要在“長途電話記錄”上簽字,並經部門經理或部門經理指定的電話人簽字同意。
第十一條員工因私需打長途電話應向部門經理或其指定人員說明,並在“長途電話記錄”上簽字,經部門經理或部門經理指定的人員簽字同意。費用由員工本人承擔,由人力資源部在其當月工資內扣除。
第十二條員工所發傳真應使用公司統一的封面與格式,內容應經部門經理審覈無誤後再傳真,部門經理不在可以直接由中心總監進行審覈。公司員工不能將未經審覈的檔案傳真出去,否則,造成的後果完全由當事人本人承擔。
第十三條各部門應在每月25日將本部門的'“長途電話記錄”送交人力資源部。
第十四條人力資源部負責將各部門的“長途電話記錄”備案,並根據記錄內容,計算員工應當扣減的話費。
第三章維修與報停
第十五條各部門電話與傳真的報停由部門經理或其指定人員負責。
第十六條電話或傳真出現故障,部門經理或其指定人員應馬上通知人力資源部,由人力資源部安排專業人員進行維修。部門非專業人員維修導致機器報廢或主要部件人爲損壞的,由當事人與該部門經理共同承擔責任。
第十七條各部門長途電話或傳真需要報停時,應由部門經理或其指定人員提前三天通知人力資源部經理,由人力資源部指定行政專員處理。
第十八條本制度由人力資源部負責解釋,總經理批准即日實施。
傳真管理制度(13篇)10
1、原則上不准許撥打長途電話,如有特殊情況並經過總經辦或部門經理准許後,方可撥打,需登記通話時間,並從每月工資中扣除;
2、嚴禁用公司電話打資訊臺、私話、或聯繫私人業務;
3、接聽電話時,應使用普通話:“您好,祥和園裝飾工程公司!”如當事人不在,應告知對方,“請問有什麼事,需要我幫助或轉告嗎”如對方有事需轉告,應做好相關記錄,以便查詢;
4、在接聽內部和外部電話時,如當事人不在,應做好電話記錄並及時轉告,以免影響正常工作;
5、原則上公司傳真由專人指定接收及發送,涉及到機密內容應妥善保管;
6、在接發傳真時,應做好登記工作,並及時把傳真內容交由當事人,如當事人不在,應儲存好傳真檔案。
7、各部門及分公司對本部的電話和傳真機應保持暢通、完好,有問題及時維修,以免影響工作。
傳真管理制度(13篇)11
長途電話、傳真機是公司與外界各有關單位及部門間傳遞資訊的專用設施,爲確保設備的安全運轉、資訊的暢通,根據公司情況,特制定本規定。
1、副總經理以上人員開通國際、國內長途電話業務。
2、辦公室及財務部各設一部傳真電話,僅供接收、發送傳真之用。接收、發送傳真檔案要經領導批准,重要檔案辦公室要有登記記錄,未經批准不得使用傳真機打長途電話。
3、因工作需要使用長途電話者,須經主管副總批准後方可使用。
4、公司爲各部門經理配置市內直撥電話一部,公司辦公室指派一名電話管理員(兼),按公司部門設定及業務開展情況給公司各部門分配直線電話。
5、公司內部電話由公司電話管理員統一負責安排。
本規定由公司辦公室制訂並負責解釋。
傳真管理制度(13篇)12
一、公司裝配的辦公電話機和傳真機等通訊工具均屬公務使用,員工不得使用辦公通訊工具進行個人私事活動,否則經查實,除應全責承擔相應費用外,還須加倍罰款。
二、因公需要使用長途電話或發送傳真,須經總經理批准、審覈、登記後使用。
三、傳真機由專人負責管理,收、發文登記、存檔等工作。
四、傳真原件由出納存檔,傳真檔案具保密性,無關人員不得查閱。
六、辦公電話實行定額管理,具體定額及管理辦法根據實際情況制定,超出定額的,扣該話機所在部門、管理處人員的工資。
傳真管理制度(13篇)13
爲規範公司打印機、複印機和傳真機的使用,加強對打印、複印和傳真的管理,制定本規定如下:
第一條公司各部門人員打字、複印或傳真可自行操作,及時取走所打印、複印或傳真的檔案資料。請節約打印和複印紙張,如發現打印或複印的檔案無人領取,由總經理辦公室和人力資源部對無人領取的檔案進行覈查,並提交人力資源部處理。
第二條愛護打印、複印和傳真設備,打印、複印和傳真設備出現故障時,及時通知總經理辦公室。
第三條私人打印、複印或傳真的資料一律不予辦理。
第四條外單位人員不得在公司打印、複印和傳真檔案,確因工作需要經相關領導同意後由該部門人員代爲打印、複印和傳真,特殊情況可向總經理辦公室或人力資源部說明情況。否則,人力資源部可對相關當事人予以處罰。
第五條本規定由總經理辦公室和人力資源部監督執行。